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值得收藏|档案接收进馆标准参考
2020-08-26 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  一、全宗内档案进馆范围

  进馆的档案资料主要包括:

  1.文书档案(永久、长期、30年);

  2.专门档案(档案馆与移交单位协商确定);

  3.特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定);

  4.各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

  5、全宗卷

  二、接收标准

  总体要求:进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。

  1 文书档案

  文件材料应当收集齐全完整,立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写,应当符合《文书档案案卷格式》要求;立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等,应当符合《归档文件整理规则》要求。

  齐全完整

  着重检查以下材料是否归档:业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。

  整理规范

  1.以“卷”为单位整理的文书档案

  ⑴卷内文件目录:需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。

  ①责任者:全称或通用简称。

  ②文号:包括发文代字、发文年度、发文序号。

  ③题名:完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。

  ④日期:“年月日”填写完整,如19871021

  ⑵页号编写:卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。

  ⑶卷内备考表:卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。

  ⑷案卷封面:项目填写需用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。

  ①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章);

  ②类别栏目暂空;

  ③案卷题名:要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字;

  ④起止年月:用阿拉伯数字填写。

  ⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。

  ⑥归档号:不填写。

  ⑦封面右下角档号栏目:全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写。

  ⑸案卷装订:案卷采用“三孔一线”方法装订,右下齐;16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。

  ⑹案卷编号:永久、长期分别从“1”开始编制。

  2.以“件”为单位整理的文书档案

  ⑴备考表:每盒应附上备考表,置于盒尾,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。

  ⑵档案盒封面:刻章(使用耐久红印台)将立档单位名称(全称或通用简称)盖在档案盒封面双横线上方。

  ⑶档案盒盒脊:项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写;保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字;盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号(阿拉伯数字)。

  ⑷文件装订:归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法,“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

  ⑸归档章:归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。

  2 专门档案

  按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。

  ⑴专门档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理。

  ⑵专门档案的装具应符合规范要求。

  ⑶档号的编制应符合规范要求。

  ⑷有关项目的填写同文书档案,需要调整的应与管理科协商后再调整。

  3 照片档案

  按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。

  ⑴照片编号:一册(卷)照片从“1”顺编流水号。

  ⑵文字说明:一组照片要有总说明和分说明,总说明在一组照片第一张文字说明处填写,包括时间、地点、人物(姓名、单位、职务)、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明,其中人物要注明在照片中的位置。

  ⑶卷内目录:一组照片作为一份文件拟写题名,格式为“关于***(事由)的照片”。

  ⑷照片档案封面:使用耐久书写材料规范、准确填写;案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”,其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。

  ⑸案卷脊背:同以卷为整理单位的文书档案。

  4 实物档案

  ⑴实物档案分荣誉、印鉴、礼品(含纪念品、宣传品)三类。

  ⑵每一类实物按时间先后顺序排列,分别从“1”开始编制流水件号。

  ⑶在实物的统一位置粘贴档号标签,使用耐久书写材料填写。

  ⑷案卷目录编制:

  ①案卷号:每件实物的编号。

  ②受奖单位:填写立档单位。

  ③题名:填写实物名称。

  ④授奖单位:填写实物制作、颁发单位。

  ⑤授奖年度:填写实物制作、颁发年度。

  ⑥期限:不填写。

  ⑦类别:填写奖牌、奖杯、锦旗、印鉴、礼品等。

  ⑧备注:填写需要说明的事项。

  5 录像、录音、光盘档案

  ⑴录像带、录音带、光盘按归档时间排列,分别从“1”开始编写流水盘号。

  ⑵录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面,封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像(音)”。

  ⑶录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写,光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”;光盘封面格式见日照档案信息网。

  ⑷影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号,档号填写格式为“全宗号-目录号-盘号”。

  ⑸上述档案进馆单位应向市档案馆移交两套。

  6 检索工具

  档案进馆时需同时移交两套与档案相对应的纸质目录,文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一用A4纸打印,打印封面,封面注明目录种类、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分别装订整齐。

  7 全宗卷

  按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理,内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。




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