档案实务|丁德胜:新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略
2022-09-28 17:45:23 来源: 档案那些事   阅读次数: 【字体:     打印

作者简介:丁德胜,现任国家档案局馆(室)司副司长,中国人民大学电子文件管理研究中心研究员。主要研究方向为档案基础业务、法规标准化、电子文件归档和电子档案管理。

作者以“新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略”为主题的系列文章分别刊载于《中国档案》2022年第5、6、8期,根据作者授权,现整合为一篇供读者集中学习。感谢作者授权“档案那些事儿”分享!

一、从数字档案馆室建设角度探讨智慧档案战略的必要性

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》(以下简称《纲要》)设立专门篇章,对加快数字化发展、建设数字中国提出了目标要求和远景规划。在此背景下,以数字档案馆室建设为主要特征的档案信息化工作如何迅速找准定位、调整策略、完善内容,更加贴近并融入国家数字化发展和数字中国建设就成为档案行业一项迫切的任务。

(一)数字档案馆室建设的实践价值

从上世纪末引入电子档案馆、虚拟档案馆等概念到深圳、青岛开展数字档案馆研究和建设,再到国家档案局先后发布《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》并启动评测工作,数字档案馆室建设经历了理论研究、试点实践、全面推进三个发展阶段。2017年,数字档案馆(室)建设纳入《国家电子文件管理“十三五”规划》,从部门信息化工作上升为国家电子文件管理和信息化发展战略。数字档案馆室建设作为本世纪前二十年档案信息化发展的主题和鲜明特征,在推动档案信息化工作方面发挥了巨大作用。

1. 数字档案馆建设确立了档案信息化建设框架和基本要求。数字档案馆的理论架构、应用实践在“十一五”末期趋于成熟。2010年发布实施《数字档案馆建设指南》确立了“三网一库”为基本架构的档案信息化框架,2014年发布实施《数字档案馆系统测试办法》,进一步梳理细化建设内容,为档案信息化工作开展明确了思路、提供了指引。数字档案馆建设是多年来档案信息化研究成果和实践经验的集大成者,在以下方面展示了其突出价值:一是确立了档案信息化建设框架,从建设内容、系统功能和基本技术要求等方面对档案信息化工作起到了先导作用;二是有力推动了数字档案资源建设,尤其是通过将数字化比例纳入系统测试等方式极大促进了档案数字化开展;三是对电子档案长期保存进行了有益探索和实践,提出的资源分库思路对档案系统建设和资源管理产生了重要影响。

2. 数字档案室建设为电子文件归档和管理提供了系统方案。2014年发布实施的《数字档案室建设指南》基本沿用了数字档案馆建设内容框架,但在工作重点上有所侧重,比如以电子文件规范和管理为主要工作内容、基于全文信息推动档案资源管理、推动实现数字档案资源“四性”管理要求、推动形成电子档案单套管理机制等。从实践情况来看,数字档案室在以下方面展示了其突出价值:一是对电子文件命名与存储、格式与质量、元数据等提出确定性要求,将电子文件整理与归档纳入规范化轨道;二是为电子档案单套管理提供了基本思路和基础要求,推动单套管理实践;三是有效推进档案数字复制件OCR工作开展,为档案数据化创造了基础条件。四是较早明确OFD格式使用等国产化要求,对档案信息化工作的国产化作了积极探索。

3. 数字档案馆室建设催生了大量档案信息化规范和标准。数字档案馆室的建设过程,一方面是不断适用标准规范的过程,另一方面也是不断形成实践经验,催生制度规范的过程。其中,比较有代表性的包括《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)、《纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范》(DA/T 77-2019)、《党政机关电子公文归档规范》(GB/T 39362-2020)、《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》( DA/T 88-2021)、《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T 39784-2021)、《电子档案单套管理一般要求》(DA/T 92-2022)等,为档案信息化的长远发展提供了有力支撑和重要驱动。

4. 数字档案馆室建设为智慧档案馆建设等提供了实践基础。智慧档案馆是基于智慧城市提出的档案馆信息化工作发展目标。数字档案馆建设和数字档案室建设中的智能库房建设为智慧档案馆的提出和实践打下了坚实基础。近些年智慧档案馆从借鉴智慧城市的理论和框架逐渐发展到针对档案业务工作属性进行定制和扩展上来,虽然智慧档案馆与数字档案馆的关系中存在“升级论”和 “并行交叉论”等不同看法,但对于智慧档案馆继承发扬了数字档案馆室建设成果并注入了“智慧”的思维与手段这一看法基本保持一致。数字档案馆室建设尤其是数字档案馆建设对于智慧档案馆的基础性作用不容忽视。

5. 数字档案馆室建设事实上代位成为档案信息化发展战略。国家档案局2002 年发布《全国档案信息化建设实施纲要》,明确提出要建设示范性数字档案馆。之后的全国档案事业发展规划将数字档案馆作为信息化建设的主要任务之一。2013 年,国家档案局召开全国数字档案馆(室)建设推进会,在全国部署开展数字档案馆室建设,将“存量数字化”“增量电子化”作为其中的两项主要任务,以数字档案馆室建设统筹信息化工作开展。随着数字档案馆室建设全面推进,各地区各部门普遍以数字档案馆室建设为中心统领档案信息化工作,数字档案馆室建设在一定程度上代行了档案信息化发展战略的角色。

(二)档案信息化发展需要正视的问题

一段时间以来,以数字档案馆室建设为重要形式和依托的档案信息化建设虽然取得了突出成绩,但也存在一些需要正视的问题。

1. 档案信息化与国家信息化存在代差。对照《纲要》和《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)档案信息化建设相关任务要求,可以清晰感受到两项规划在方向重点、工作内容存在代际差别(见表1)。两相对比,在核心词汇上“数字”之于“电子”、在管理对象上“数据”之于“文件”、在建设目标上“服务”之于“归档”,尤其是智慧已经作为《纲要》的重要内容而《规划》则完全没有涉及,档案信息化与国家信息化内容之间差距明显,见下表。

《纲要》《规划》关键词对比

2. 档案信息化发展战略供需存在落差。2002年《全国档案信息化建设实施纲要》提出了“十五”时期档案信息化指导思想、建设目标和主要任务,全国档案事业“十五”“十二五”“十三五”规划均对档案信息化工作提出工作要求,但都没有提出档案信息化发展战略的愿景、目标、任务、路线图,也没有同步开展信息化专项规划。2021年《规划》明确了深化档案信息化战略转型的档案信息化建设总体要求,提出了加速数字档案馆(室)建设、推进档案信息资源共享平台建设等四项任务,提出了开展档案信息化强基工程等,为“十四五”档案信息化工作指明了努力方向,但仍旧存在顶层设计着墨不多的缺憾。

3. 档案信息化业务推进存在一定偏差。由于发展战略的缺位,缺乏清晰明确的宏观规划和政策引导,档案信息化工作在具体业务推进中存在一定程度的偏差。一是重内生轻外引。档案工作具有独立和附属双重属性,既要独立发展,又要与各行各业,与数字城市、数字政府、智慧政务、数字乡村等国家信息化发展战略中的各项任务密切结合。数字档案馆室建设大多源于档案部门内生动力开展,与外界联结不多,没有同步发展、借力发展。二是重个体轻整体。数字档案馆室建设基于机关单位和档案馆个体开展,在一定时期能够快速有效开展工作、形成经验,但在推动建设时受限于个体的努力和成效,难于推动整体进步。三是重归档轻管理。档案工作包括整理、归档、保管、保护、鉴定、销毁等十几个工作流程,目前电子文件和电子档案管理以归档为多,移交有所涉及,但其他流程均不深入,档案工作核心业务缺位严重。

(三)新时代新征程

档案工作呼唤智慧档案战略

党的十八大以来,以习近平同志为核心的党中央高度重视网络安全和信息化工作,对推动网络强国、数字中国和智慧社会建设作出了一系列战略部署。随着国家信息化发展进入新阶段,档案信息化工作面临着数字化转型和智慧业态发展等新任务新挑战,在数字档案馆室建设为特征的档案信息化建设较为成熟,各行各业均以智慧业态推进行业或领域信息化转型升级的情况下,构建新时代新征程智慧档案战略既是档案行业的内生需求,又是因应外部必须采取的重大措施。

将“智慧档案”作为档案信息化工作今后一个时期的发展战略的基本逻辑是:第一,数字档案馆室建设的成功实施,为提出新的发展战略奠定了业务基础、创造了技术条件;第二,数字档案馆室建设逐渐成为一项常规化工作,需要确定更高的目标牵引档案信息化工作发展、引领档案工作实现战略转型;第三,在社会各行各业迎接数字时代、纷纷推动智慧发展情况下,档案行业开展智慧建设的政策、业务、技术大环境已经稳定、成熟。考虑到“数字化”“数字档案”在档案领域已经特定化不宜重新做出阐释,智慧档案馆已经起步发展,围绕“智慧档案”构建新时代新征程档案信息化工作发展战略既能有效承接数字档案馆室建设,又可以助力档案工作更好地融入智慧业态。

智慧档案战略是档案工作应对数字转型、资源重构、智慧挑战、价值重塑的战略性安排,是档案信息化工作面向全行业全领域全链条提出的综合性、全局性要求。智慧档案包含顶层设计和规划制定、基础设施建设、重要平台建设、运维管理要求等诸多内容,以档案工作智慧管理、档案资源智慧治理、提供档案智慧服务、实现决策智慧支撑为努力方向(如图1所示),是今后开展档案信息化工作比较理想的战略选择。

图1 智慧档案技术参考模型图

二、智慧档案战略的概念定位、初步设想和实施路径

党的十八大以来,以习近平同志为核心的党中央高度重视网络安全和信息化工作,对推动网络强国、数字中国和智慧社会建设作出了一系列战略部署,为智慧档案战略的提出和实施奠定了坚实基础,指明了前进方向,提供了坚强驱动。

(一)智慧档案的概念和定位

智慧档案是档案信息化工作发展到一定程度、全社会普遍进入智慧业态形势下档案工作的必然选择。从概念上来说,智慧档案是依托大数据、物联网、云计算、人工智能、5G 等信息技术,以智慧档案馆室和各行业智慧应用为载体,以高价值数据汇聚、治理与应用为内容,以实现高效便捷、立体多元、智慧精准的服务为目标,围绕新时代新征程新形态下档案存凭、留史、资政、育人功能,实现全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑的档案工作组织、建设、运行和管理新模式。智慧档案具有4个显著特点:一是以大数据、物联网、云计算、人工智能、5G 等信息技术广泛应用为基本前提。二是“以智慧档案馆室和各行业智慧应用为载体,以高价值数据汇聚、治理与应用为内容,以实现高效便捷、立体多元、智慧精准的服务为目标”为主要内容。三是以实现新时代新征程新形态下档案存凭、留史、资政、育人功能为核心使命。四是以实现全流程网上办理、全要素数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑为基本特征。

从定位上来看,可以从以下角度进一步认识智慧档案:

全新战略。智慧档案不是档案信息化工作的一项简单任务,而是档案行业迎接数字时代,衔接数字经济、数字社会、数字政府建设,匹配和助力智慧业态发展,推动档案信息化工作实现转型升级的全新的系统性、策略性安排。

全新模式。智慧档案不是运用新技术对档案工作简单复刻,而是通过数据化、网络化、智能化和智慧化方式对档案工作组织、建设、运行和管理进行系统化改造,建立适合新时代新征程的档案工作新模式。

全新阶段。智慧档案不是对既有档案信息化工作简单升级,而是以新理念、新技术、新内容为支撑的档案信息化发展新阶段,是在以档案目录电子化和档案数字化为特征的档案信息化1.0版,数字档案馆室建设为特征的档案信息化2.0版之后的信息化工作3.0版。

全新架构。智慧档案不是对数字档案馆室建设的简单改造,而是植根数字政府、智慧政务,与全社会信息化工作和智慧建设广泛结合、高度融合、深度嵌合,以智慧管理、智慧治理、智慧服务、智慧支撑为导向的档案信息化全新架构。

(二)智慧档案的初步构想

智慧档案涉及4000多个各级各类档案馆和所有机关单位,需要应对数量庞大、形形色色的基础支撑、业务应用、数据管理、网络安全和运维保障等各类信息系统,需要解决体系统筹协调、数据精准汇聚、系统融合联动等众多难题,是一项浩繁复杂的系统工程,必须进行科学的顶层设计。顶层设计重点内容主要包括制定发展规划、进行架构设计、制定标准规范、建立评价体系等。

1. 发展规划。发展规划主要是明确智慧档案的总体目标、主要任务和工作安排,是实施智慧档案战略的时间表、任务书。可以考虑按照“十四五”启动实施、2035年全面实现的规划目标,对标对表其他智慧业态发展进度和要求,弥平代差,追先赶强,实现与其他智慧业态同步发展、同频共振。

2. 架构设计。架构设计主要是明确智慧档案的基本思路和主要方法,是实施智慧档案战略的路线图、方法论。完整的智慧档案架构应当包括总体架构(如图2所示)、业务架构、应用架构、数据架构等,需要进行深入研究制定。对于总体架构来说,可以考虑结合智慧档案定位和其他智慧业态建设情况,按照基础设施层、技术支撑层、信息数据层、业务系统层、用户及服务层以及标准规范体系、安全保障体系、运维管理体系进行设计和建设。

其中,基础设施层主要包括网络资源、计算与存储资源和应用支撑等软硬件基础设施,用于实现各级各类档案馆之间、档案馆与档案室之间,档案馆室与服务对象之间互联互通,为档案信息数据的聚合、存储、服务等提供基础条件;技术支撑层主要包括实施智慧档案需要广泛采用的大数据、人工智能和数据分析等技术支撑;信息数据层主要包括数据源、数据湖建设,尤其是不同类型资源库的建设,为智慧档案提供数据支撑;应用平台层主要包括档案信息资源管理利用、共享服务平台以及行业智慧应用、智慧档案馆室等各类平台;用户与服务层主要包括各种智慧服务场景的设计和构建,并通过嵌入各行业智慧业态为用户提供服务。

图2 智慧档案总体架构示意图

3. 标准规范建设。标准规范是实施智慧档案的重要支撑,智慧档案建设需要制定并遵守一系列标准和规范,以支持系统研发和集成、数据的治理和应用、服务场景的设计与构建等。智慧档案标准体系可以考虑按照基础标准、数据技术标准、应用技术标准、基础设施标准、网络安全标准、运维保障标准等分类,结合国家既定标准和其他行业先进做法,构建先进、科学、系统的智慧档案标准规范体系。

4. 评价指标设计。评价指标是实施智慧档案的重要指引,通过评价可以对智慧档案实施情况进行全面动态监测,保证实施效果,同时也可以通过评价展示智慧档案的价值和影响力,推动工作开展。智慧档案评价指标设计可以考虑从规划引领能力、基础支撑能力、资源数据化成效、网络化应用成效、智能化应用成效、综合保障能力等方面规划指标项,根据确定的建设内容和预期实施效果确定指标具体内容。

(三)智慧档案的实施路径

实施智慧档案战略,就是要统一建设信息基础设施、数据资源、基础支撑、标准规范、管理保障,将原来小而全“烟囱式、孤立型”档案信息化工作模式转变为的“大网络、大平台、大资源、大智慧”,实现“一张网、两平台、三类库、多节点、全智慧”的建设目标。

1. 大网络。大网络要求通过档案专网畅通档案部门之间、档案行业与其他行业之间网络联系。可以考虑依托国家电子政务网络体系,在政务外网以MPLS-VPN方式建设一张横纵贯通全国档案领域的固定与移动相结合、高速、可视、智能的国家档案业务专网,为智慧档案战略提供网络基础设施保障。档案专网可以首先部署覆盖国家、省、市、县四级档案主管部门、国家综合档案馆和数字档案室,逐步拓展到全部机关、企事业单位和乡镇、村,实现全国档案工作“一张网”。档案专网承载各级档案部门的非涉密业务应用,与承载涉密业务的涉密网络物理隔离,为各类档案业务提供规范统一的网络基础设施服务,构建整体安全防护体系和运行维护体系,保障业务系统和数据资源安全、稳定、可靠运行,实现业务协同、数据共享。

2. 大平台。大平台要求建立全国档案信息资源管理利用一体化平台(智慧管理平台)、档案信息资源共享服务平台(智慧服务平台),广泛建设以智慧档案馆室、行业智慧应用为主要内容的智慧治理节点,形成“两平台、多节点”应用平台格局,提供资源管理利用和开放服务。

智慧管理平台在政务外网构建的政务云上建设,以数据处理中心、数据云存储中心以及数据运维中心、共享与交互中心四位一体方式建设(构建档案大数据中心),为数据交换、整合、开发、管理提供平台支撑,承担档案信息资源数据治理和远程共享利用。智慧服务平台基于一体化政务服务平台建设,整合数字档案资源共享利用平台加工整合的公共数据资源,在统一认证标准体系跟踪监管下,为各级各类档案馆、机关、企事业单位开展一站式开放服务。智慧管理平台和智慧服务平台可以考虑先以省级综合档案馆为主试点建设,条件成熟再考虑构建全国统一的管理和服务平台。智慧治理节点以智慧档案馆室、行业智慧应用为主要内容,是在目前数字档案馆室建设和行业应用基础上升级改造建设展开。

3. 大资源。大资源要求以全国档案资源为对象,统筹开展资源建设。可以考虑以中央、省两级综合档案馆为中心,整合、优化各级综合档案馆、档案室的各类档案信息资源,按照门类、行业、区域等分类建设档案信息资源基础库;深化明清、民国、革命档案目录中心建设,开展重大战略、重大活动、重大工程、突发事件和行业主题数据库建设,建设档案信息资源主题库;在基础库和专题基础上,形成政策法规库、业务知识库、问题解答库等档案信息资源知识库。在资源建设上,要考虑发掘档案部门在数据治理方面的专业优势和独特优势,拓宽数据来源,统一数据标准,强化数据分析,做好数据标签化、空间化处理,构建以档案大数据为核心的档案知识资源体系,为档案开放等业务协同和信息共享提供基础数据支撑。

4. 大智慧。大智慧要求在业务工作、数据治理、档案利用和决策支撑方面实现智慧管理、智慧治理、智慧服务和智慧支撑。大智慧以大网络、大平台、大资源建设为基础,通过在“两平台、多节点”中设计和建设档案数据智能分类、档案价值智能鉴定、档案开放范围智能判定以及档案智能编研、智能服务等智慧应用场景并不断丰富其内涵,实现档案工作全面智慧化。

三、智慧档案顶层架构的设计方法与基本思路

架构是业务流程和信息化基础设施的沟通桥梁,是从全局角度对信息化建设的机构、职能、业务流程、信息系统、数据、网络部署等进行抽象描述,它为信息化建设提供了一种易于理解、易使用、易分析、易管理的顶层设计方案和持续改进方法,为建设决策、管理使用等部门提供一致和连贯的表达方式,能够优化决策过程,降低决策难度,提高投资效益。架构设计是信息化战略实施的关键步骤,是信息化战略从规划到实施的路线图和方法论。实施智慧档案战略,需要在整体思路指引下,从架构设计入手进行合理规划,以实现档案业务流程、要素灵活重组重构,提高战略实施的效益和水平。

(一)架构设计方法

目前,常见的架构设计方法有Zachman框架、TOGAF(The Open Group Architecture Framework,开放组体系结构框架)、FEAF(Federal Enterprise Architecture Framework,联邦企业体系结构框架)等。另外,《智慧城市 顶层设计指南》(GB/T 36333-2018)提出了智慧城市的架构设计方法,可以作为智慧档案架构设计的参考。综合来看,TOGAF具有架构开放、灵活、全面的特点和支持面向服务的架构能力,在国内外信息系统建设中得到广泛应用,尤其是考虑到智慧城市顶层设计中采用了类似的架构方法,因而建议借鉴 TOGAF 并参考智慧城市架构设计要求确定智慧档案架构设计。

按照TOGAF提供的ADM(Architecture Develop Method,体系结构开发方法)要求,架构开发分为预备、架构愿景、业务架构、信息系统架构(包括应用架构、数据架构)、技术架构、机会及解决方案、迁移规划、实施治理、架构变更管理等步骤,其中建立业务架构(BA)、应用架构(AA)、数据架构(DA)和技术架构(TA)是架构设计的重点和难点,也是智慧档案在架构设计中需要明确的核心内容。在上述4A架构中,业务架构是指描述相关业务战略、组织、功能、关键业务流程和信息需求之间的结构和交互关系,是业务战略转化为日常运作的渠道;应用架构描述业务相关应用及其相互关系,是信息化系统内各组成系统及其信息交互关系的逻辑抽象;数据架构主要用于展示相关数据的主要类型、来源及交互关系,解决数据共享问题;技术架构描述支撑业务、应用、数据等架构的基础设施及其连接关系,用于具体指导信息系统方案设计、开发建设及部署应用。4A架构之间的关系见图3。

图3 架构之间关系图

(二)业务架构设计

业务架构是连接业务与信息技术的纽带,是架构设计工作的起点,也是整个架构设计中最基础、最复杂的阶段。业务架构是对档案业务工作的凝练与概括,能够帮助业务人员其从业务和技术视角进行整体化、结构化思考,帮助技术人员理解和归纳业务目标,对于推进业务和技术的深度融合,减少产品、模块之间的信息孤岛,顺利实现业务需求到信息技术的传导具有不可替代的作用。同时,科学合理的业务架构设计为后续架构设计提供基础,为各个信息系统建设的需求分析提供指导。

智慧档案业务架构设计要以智慧档案战略目标为指引,梳理分析档案工作相关业务活动流程,制定业务流程规范,建立业务数据字典,对各环节进行分解、组合及规范化,科学确定新时代新征程档案工作业务模式,总结其中各个部门及系统的业务规则,合理界定各业务环节的范围,明确各环节之间的依赖关系,为业务架构设计打好基础。按照智慧档案“全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑”基本特征,建议将业务架构分为日常管理、数据治理、智能服务、智能支撑4个业务域,作为一级组件。其中日常管理包括政务办公、政策法规管理、监督指导、行政执法、宣传教育、科学研究、智能建筑、档案实体管理等二级组件,涵盖档案主管部门、档案馆和机关单位日常管理功能。数据治理包括数据收集、数据存储、数据交换、数据挖掘、数据利用、数据共享、数据长期保存、数据安全等二级组件。智能服务包括利用服务、档案开放、档案保护、展览展示、讲座沙龙及文创项目等二级组件。智慧支撑包括态势感知、联动智慧、综合研判、辅助分析、决策优化等二级组件(参考模型见图4)。

图4 智慧档案业务架构参考模型

(三)应用架构设计

应用架构是信息系统架构的核心,用来描述应用之间的结构与交互、应用软件与关键业务之间的关系,解决需要构建哪些应用、应用之间的功能范围如何划分、是否覆盖所有业务需求等问题。应用架构连接业务架构的流程、组件,连接数据架构中数据的管理和使用,还对技术架构以及信息化基础设施提出要求,能够有效避免重复建设和信息孤岛,推动应用系统互联标准化,打造无边界化的信息流,实现信息的共通共融。

智慧档案应用架构主要包括智慧管理平台、智慧服务平台和智慧治理节点(参考模型见图5)。智慧管理平台是智慧档案应用架构的采集、治理、存储和分析中心,主要负责数据的采集和综合治理,其中包括采集、存储、计算、治理、分析、学习和运维7大系统,其中采集系统负责将数据源中的数据进行抽取、交换,提供给计算系统进行数据清洗、转换、建模等,再由治理系统经过数据管理、数据校验、数据质量和数据安全管理后形成规范、齐备的基础数据体系。数据经过治理后,再有数据学习系统、分析系统对基础数据进行分析和建模,将数据基于模型形成特征库,通过将数据进行数据整合、数据挖掘、数据分析、数据建模等一系列处理后,形成人物模型、关系模型、画像模型、规划建设模型、红色记忆模型等,最终提供给智慧服务平台进行利用。

智慧服务平台包括共享服务保障和共享服务管理两个部分,共享服务保障包括服务管理、数据管理、共享服务管理、共享服务运维等对智慧服务平台的基础运维应用;共享服务管理包括可视化大屏、统计分析、热点趋势研判、领导决策分析等智慧化的服务场景,可以直接提供智慧节点对接的智慧应用进行使用。

智慧治理节点的基本功能与智慧管理平台相同,兼具智慧服务平台功能。智慧治理节点可以对接的各行业智慧应用,形成不同的智慧化应用场景,如对于市场主体监管可以形成基于企业基本情况、企业经营风险监控、企业投资关系、企业法人关系、实际控制人挖掘、企业诚信等多方面的企业画像,助力市场监管行业识别优秀企业,实现精准帮扶和管理,助力区域经济发展。

图5 智慧档案应用架构参考模型

(四)数据架构设计

数据架构目标为建立统一数据架构,形成数据资源的统一管理规划,用于指导应用系统的集成建设,设计统一数据共享通道与交互技术方案,形成适用的数据共享规范,保持数据标准化与管理有效性,有效解决数据不完整、标准规则不一致、数据质量低、响应业务变更速度慢、共享成本高等问题的有效手段。可以帮助企业解决信息孤岛,建立一个共享,通用、一致的企业数据基础平台。

智慧档案数据架构主要由数据源、基础信息库、主数据、数据模型和数据质量、数据安全、数据标准管理组成(参考模型见图6)。其中,基础信息库是数据源中的数据经过清洗转换后形成的,包括非结构化信息库和结构化信息库。通过对基础信息库进行业务规则梳理及数据治理,形成元数据、主数据和参考数据。基础主题模型库是将基础信息库中的数据按照元数据、主数据及参考数据进行数据建模和设计后形成的,以此为基础又可以按照行业或者应用形成行业主题模型库和知识模型库。行业主题模型库是在基础主体模型基础上根据不同的行业进行划分,建立各个行业的主题模型库,例如基于法院行业可以建立裁判文书库、案例分析库、法律诉讼库,从而建立案件画像模型,提供可视化大屏展示和外部智慧组件调用服务;基于公安行业可以建立机动车库、人员信息库等一系列主题模型库,从而识别建立人员画像和人物关系画像,提供办案人员和办案系统调用,辅助公安机关打击违法犯罪活动;基于教育等行业建立校友库、学生库、学科库、教师库、成绩库等,从而建立学生画像及教师画像,辅助教学管理及教学质量提升。知识模型库是在行业模型库基础之上,对各行业数据特征进行汇总分析,构建通用知识模型并对各类型数据进行数据挖掘,揭示数据中的规律,为智慧档案内部和外部提供智慧化知识服务,构建政策法规库、问题解答库、业务知识库、知识关系库等。

图片

图6 智慧档案数据架构参考模型

此外,智慧档案架构设计还应包括技术架构内容。技术架构描述实现业务、应用、数据等架构的基础设施及其连接关系、部署设置,以及需要遵守的技术标准,建议由专业技术人员在业务、应用、数据架构参考模型基础上进行设计。总之,智慧档案系统架构设计是一项庞大而复杂的系统工程,本文基于 TOGAF提出的智慧档案架构设计初步构想旨在抛砖引玉,期望能对档案信息化的架构设计、开发建设、管理及实施提供借鉴,推动智慧档案战略落地实施。

您如何看待智慧档案战略?

数字档案馆室建设的瓶颈?

档案信息化发展未来路径?

作者:丁德胜

来源:《中国档案》2022年第5、6、8期

编辑:张婧妍 文利君


扫一扫在手机打开当前页

相关文档

您访问的链接即将离开“海口市档案馆”门户网站,进入非政府网站
是否继续?