留存城市记忆 服务城市发展——福建省漳州市城建档案馆着力提升档案服务效能纪实
2023-01-13 10:06:58 来源: 中国档案报   阅读次数: 【字体:     打印

党的十八大以来,福建省漳州市始终秉持“人民城市人民建,人民城市为人民”的重要理念,着力推动城市建设、提升城乡品质,人居环境得到显著改善。为详细记录城市建设发展的点滴变化,市城市建设档案馆忠实履行为党管档、为国守史、为民服务的职责使命,切实发挥好城建档案服务社会的功能,留存珍贵城市记忆,为漳州建设现代化滨海城市贡献档案力量。

从手工到自动化,馆库

建设与城市发展同频共振

漳州市城建档案馆成立于1992年。成立之初,全馆仅有2名工作人员及一间20平方米的档案室。党的十八大以来,城市发展日新月异,漳州市多措并举推进城建档案馆建设与城市发展同频共振。

近年来,漳州市城建档案馆基础架构不断夯实。目前,市城建档案馆拥有由多名各类专业人员构成的复合型人才队伍,以及1300平方米的档案库房,可容纳每年数千卷档案资料的入库存放。1992年至2011年间,馆藏档案仅有4.42万卷。但从2012年起,每年进馆档案数量不断攀升,到2021年底,年接收项目工程数达509个、进馆档案5191卷,馆藏档案近10万卷,10年间馆藏档案数量增幅超126%。

建馆初期,市城建档案馆档案接收、整理工作主要依靠人工进行,大量繁琐细碎的重复性工作难以避免失误,也容易造成档案的二次损坏,而且还占用了大量人力和时间,严重影响工作质效。2012年、2014年漳州市分别启动了市城建档案综合业务管理系统建设和馆藏档案数字化加工项目,并于2018年底完成了6.5万余卷馆藏城建档案的数字化加工。同时,运用信息化手段,将档案立卷、编码工作流程相互嵌套,形成了一套深度依赖信息系统的半手工半自动化工作模式,实现了市城建档案工作治理体系和治理能力现代化水平质的飞跃。按照“存量数字化、增量电子化”的信息化建设思路,市城建档案馆从2018年起全面推行纸质档案与电子档案同步报送“双套制”接收模式。截至2022年底,馆藏档案数字化率达94%。

随着信息技术的飞速发展,传统档案管理面临着前所未有的变革,漳州城建档案管理迈入共建共享、互联互通的信息化管理时代。2022年,随着市住建局“建设工程电子数据管理平台”试点工作的开展及CIM平台项目的逐步推进,档案整理对象从线下的实体档案变成了线上的电子档案。建设企业通过建设工程电子数据管理平台在线编制电子文件,经流转签章、监管审核通过后,可在平台将电子文件按照市城建档案馆提供的移交清单及整理规范进行立卷,自动整理生成电子档案。

从幕后到台前,创新

服务满足群众查档需求

为了让群众在生产生活中更加方便、快捷、有效地利用档案,漳州市城建档案馆以“服务便民,查档利民”为抓手,转变以往坐等查档申请的方式,主动梳理群众查档高频事项,开辟查档绿色通道,及时回应群众需求。

针对群众日益增长的查档需求,市城建档案馆不断拓宽业务范围。查档范围从原来的工程竣工验收备案、工程结算、产权办理拓展到了电梯加装、法律诉讼、老旧小区改造、群众纠纷调解、土地增值税清算等,为推进城市建设发展、服务居民生活需要提供了帮助。10年间,查档人次年均增长率超20%。

为更好满足群众查档需求,市城建档案馆在漳州市住建部门网站开通城建档案工程级目录查询功能,民众足不出户即可了解市区房建、市政工程等文件材料的归档情况。同时,针对档案查询利用服务中住房公积金二手房贷款需求量日益增长的情况,联合市住房公积金中心对住房公积金二手房贷款流程进行优化,推出了“房屋竣工证明”委托查档利用服务,将住房公积金二手房贷款查档服务对象由群众个体转变为银行网点,以实际行动践行“数据多跑路、群众少跑腿”的服务目标。

为做好重点工程、经济项目核查工作,市城建档案馆成立专项工作小组,及时提供档案利用服务。如,助力税务系统土地增值税核查、道路改造提升工程、老旧小区改造、燃气安全检查等,服务查档群众人次逐年增加。从2012年查档299人次、利用档案703卷,到2022年查档1072人次、利用档案9823卷,年均增长超20%。其中,针对老旧小区房屋结构、地下管线等情况不明晰导致加装电梯困难的情况,市城建档案馆专门开辟了加装电梯查档绿色通道,为前期规划设计和后期施工作业提供了有力的数据保障,在缩短建设工期,节省人力、物力和财力的同时,充分发挥了城建档案资源的独特作用和价值。

从动态更新到多维建构,

技术赋能护航智慧城市发展

城市发展过程中,地下管线信息持续复杂化,信息量增长率经常保持高位,产生了地下管线信息化管理难题。为此,漳州市创新探索地下管线信息动态更新管理机制和多维空间信息平台建设,辅以全方位档案数据支持,积极适应城市建设更新的步伐。

漳州市城建档案馆于2021年12月启动“漳州市中心城区地下管线动态更新管理及数据入库”项目,创新建立“信息采集-过程监督-部门联动-成果惠民”的地下管线信息动态更新机制,在缩短道路占掘时间、确保工程进度、保障群众安全、助力城市更新中发挥了档案数据支撑作用。截至2022年11月30日,已登记完成动态更新项目446个,完成地下管线信息采集项目299个、管线长度达404公里。据悉,该模式的成功经验获得了福建省住建厅的肯定并在全省对其进行推广,各大媒体平台跟进宣传。此外,依托地下管线数据及管线信息管理系统建设成果,漳州市城建档案馆向市自然资源局等17家单位持续提供地下管线信息管理服务和基础数据支撑,并建立“市政公用服务设施管线工程建设审批一件事”集成服务、消火栓信息化管理、“海绵城市”建设等多个应用场景。

2021年,漳州市启动多维空间信息平台建设,市城建档案馆结合档案业务需要对管理系统进行升级改造,为漳州市多维空间信息平台项目下的建设工程电子数据管理平台、BIM应用平台及CIM基础平台等提供档案业务技术支持、地下管线信息基础数据支撑、城建档案信息资源支撑,助力漳州市多维空间信息平台项目在城建档案业务领域实现高稳定性、高数据耦合、高质量功能建设。目前,建设工程电子数据管理平台已经建成投用,BIM应用平台已完成试运行,CIM基础平台建设按计划有序推进中,数字城市基础底座的构建已初见成效。未来,漳州市城建档案馆将不断推出新的研究成果,以技术赋能护航智慧城市发展。


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