2021年11月23日至24日，国家档案局档案干部教育中心与政策法规研究司、人事司共同在线举办“‘十四五’全国档案事业发展规划公益大讲堂”。此次公益培训共分6个专题，对十四五档案事业规划进行了全方位解读，知识点甚多，获得了全国档案同仁的一致好评。

　　很多兰台之家伙伴留言没能参加本次培训，我们根据兰台之家粉丝分享整理了培训相关笔记，仅供大家参考学习，有任何问题敬请“留言”，欢迎补充。

　　本篇内容为国家档案局中央档案馆档案馆（室）业务指导司副司长丁德胜主讲：奋进十四五：机关档案工作的十大重点任务。

　　一、档案工作责任制

　　按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。（《档案法》第十二条）

　　全面建立和落实档案工作责任制，优化档案工作检查考核机制，各级党委将档案工作纳入年度考核内容。（《规划》）

　　责任制是由责任主体、责任内容、责任履行、责任监督等要素构成的管理制度。（谁来管？管什么？怎么管？管不好怎么办？）

　　1-1 责任制主体与内容

　　机关应当建立由机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）及相关部门负责人组成议事协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。（《规定》第七条）

　　机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。（即为机关档案部门）（《规定》第八条）

　　机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。（《规定》第九条） 

　　 

　　凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。（《条例》第十一条）

　　机关档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称机关档案部门）应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。（《规定》第九条）

　　1-2 责任监督

　　行政检查：行政主体依法定职权，对行政管理相对人遵守法律、法规、规章，执行行政命令、决定的情况进行检查、了解、监督的行政行为。

　　监督行政：各级党委开展的督导检查（《关于统筹规范督查检查考核工作的通知》《关于持续解决困扰基层的形式主义问题为决胜全面建成小康社会提供坚强作风保证的通知》）

　　行政监督：县级以上人民政府开展的监督检查（《政府督查工作条例》） 

　　二、分层次监督指导

　　健全机关档案监督指导工作机制，探索实施机关、所属单位、部门档案馆分层次监督指导。（《规划》）

　　对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导。（《办法》第十条）

　　 

　　《全国档案馆设置原则和布局方案》

　　部门档案馆（堵点） 需要解决：档案馆分类、设立条件和程序、名称规范、登记、注销、终止处置……

　　机关本级（重点）

　　所属机构（难点）需要解决：所属机构全宗号、档案归属流向……

　　《国家档案局关于加强中央和国家机关所属机构档案工作的意见》 

　　 

　　三、馆库建设与管理

　　“突出重点、整体提升”。既要重点解决好《规划》提出的馆库“存在安全隐患”“不符合面积要求”和“档案库房内控”问题，又要兼顾其他基础设施、档案保管保护要求。

　　“软硬兼顾、系统推进”。既要重视通过馆库新建或改造解决好基础设施问题，又要特别加强日常管理和档案流动过程中安全管理等，真正实现全面、系统的档案安全体系建设。

　　3-1 设置与布局

　　（1）用房类型

　　机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。

　　县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。（《规定》第十四条）

　　（2）用房面积

　　档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。（建议不小于12m2）

　　档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量+年增长量x存放年限）x60m2/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m2测算。

　　整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。（建议以县级三类档案馆水平为参考确定）（《规定》第十四条）

　　（档案存量+年增长量x存放年限）x60m2/万卷（或10万件）

　　档案存量：截至测算之日机关保存的档案总量

　　年增长量：机关每年形成的档案数量

　　存放年限：机关档案自形成至移交档案馆之间的间隔年限

　　（3）选址要求

　　应选择工程地质条件和水文地质条件较好的地段，并宜远离洪水、山体滑坡等自然灾害易发生的地段；应远离易燃、易爆场所和污染源；应选择交通方便、城市公用设施较完备的地段；应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。（JGJ25-20103.0.2）

　　档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。

　　档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。（第十六条）

　　（4）建筑设计

　　档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》（JGJ67）规定。

　　整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。（参考JGJ25-20104.3.2）

　　档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。（第十七条，参考JGJ25-20104.2.8、4.2.9、5.3.3、5.3.4）

　　档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m2或按档案装载情况相应增加。（第十八条）

　　3-2 三大系统

　　档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。

　　保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。（《规定》第十九条）

　　档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。（《规定》第二十条）

　　档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。（《规定》第二十一条）

　　安全防范系统的设计、建设应符合《安全防范工程技术标准》（GB50348-2018）要求。

　　库房现代化管理（智能库房管理）

　　环境智能管理设施（温湿度自动监测调控设施、库房漏水自动检测报警设施、通风换气自动控制设施和照明、电源自动控制设施等）

　　消防智能管理设施（智能控制器、火灾探测器、电话语音模块、声光报警器和灭火装置等）

　　安防智能管理设施（门禁自动控制设施、防盗报警自动控制设施、动态视频自动控制设施等）

　　档案实体智能管理设施（档案自动定位、识别系统和智能密集架等）

　　3-3 保管与保护

　　 

　　档案保管是维护档案管理秩序，使档案存放和使用始终安全有序，即“维护秩序”；档案保护是保护档案实体的理化状态，在存放和使用中不受或少受人为或自然因素的损害，并尽量延长其寿命，即“保护实体”。

　　档案保管

　　（1）库房编号和排架

　　编号：为了科学管理库房，应以唯一性、稳定性、易识别、易使用为原则对库房编号。库房数量较少的，编制简单顺序号即可；库房分散且数量较多，也可以以建筑物号、层号、房间号为要素进行编号。

　　排架：是指对库房内档案柜架按一定的顺序进行排放，要求做到整齐有序、空间适度、避光通风和统一编号。

　　（2）档案上架与存放

　　上架：档案上架应与本单位分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。档案存放可采取竖放和平放两种方式。

　　存放：为了便于掌握档案存放情况并迅速存取档案，应当为排好的档案编制存放位置索引。存放位置索引可以制成图表，也可以绘制成示意图悬挂在库房或者制作统一的标识标牌张贴在柜架侧面。

　　（3）档案保管情况检查

　　机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。（第四十条）

　　档案保管情况检查主要包括档案数量检查、排架次序检查、损坏情况检查和归库检查等。其中档案数量检查、排架次序检查和损坏情况检查一般采取定期检查方式，一年以1-2次为宜；归库检查应随时进行，档案归库时即应进行检查。检查工作应当形成检查记录，并纳入全宗卷管理。

　　档案保护

　　（1）档案制成材料控制

　　纸质档案的制成材料主要是纸张材料和字迹材料，耐久性取决于纸张材料和字迹材料的耐久性。其中棉纤维造出的纸张耐久性最好，禾本科纤维耐久性最差；炭黑是最耐久的色素成分，颜料次之，染料是不耐久的字迹材料。

　　胶片档案主要由片基、影像层和助剂层组成。影像层对于档案的耐久性至关重要。其中银盐感光材料稳定性好，如黑白胶片等，非银盐感光材料易分解褪色，如彩色胶片等。

　　（2）库房温湿度控制

　　库房温湿度应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。（《规定》第三十八条）

　　防紫外线：要求尽量增强档案制成材料自身的防光能力；通过安装遮光阻燃窗帘、密闭柜架等方式防止光线直射，对档案实现避光保存；选择含紫外线少的照明光源，尽可能控制光线对档案材料造成的损害。

　　防有害生物：要求库房门窗要严密，设置纱窗防止昆虫进入，有条件的对空气通道采取过滤措施；严格控制温湿度，抑制虫霉生长或蔓延；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。档案虫霉的具体防治措施参照《档案虫霉防治一般规则》（DA/T35一2017）执行。

　　防水、防潮：要求合理选址，库房不设置在地下，湿润地区的亦不设置在首层，不得毗邻水房、卫生间；地面进行防水处理，根据需要设置排水口等。

　　防尘、防污染：要求提高库房的密闭性，有条件的采用空气净化装置过滤和净化空气；库房墙壁、地面选用坚硬、光滑、易于清洗的材料等。

　　（3）档案应急情况处置

　　机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。（《规定》第三十七条）

　　按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号）编制。

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　　四、档案管理“三合一”

　　“三合一”制度是指在实践中形成的，以档案分类方案、归档范围和保管期限表三者合一的方式，规范、指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。

　　 

　　工作标准：

　　机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。

　　文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。（《规定》第二十八条）

　　业务活动标准：

　　机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；

　　机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；机关所属机构撤销形成的归档文件材料；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。（《规定》第二十七条）

　　档案内容标准：

　　反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第三条）

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　　五、重大活动档案管理

　　健全重大活动、突发事件应对活动档案工作机制，着力健全重特大事件应急处置档案管理机制，做好相关材料归档和档案接收、征集、整理工作。统筹重大历史事件、重大活动、突发事件应对活动等档案专题数据库建设。

　　建立重大活动、突发事件应对活动相关档案利用调度机制。（《规划》）

　　《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）

　　5-1 责任分工

　　 

　　5-2 工作机制（4项）

　　协同机制、通报/报告机制

　　档案主管部门、责任部门和档案馆应当建立档案主管部门统筹协调、各部门分工负责的工作机制，完善工作情况通报制度，协同推进重大活动和突发事件档案工作。（《管理办法》第十一条）

　　责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束6个月内，向同级档案主管部门报告档案工作方案落实情况。（《管理办法》第二十一条）

　　提前介入机制

　　档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案。（《管理办法》第十条）

　　清单管理机制

　　重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。档案主管部门应当及时发布本行政区域重大活动和突发事件档案工作清单，明确年度工作任务（或事项）、责任部门、档案处置要求等。（《管理办法》第十四条） 

　　 

　　5-3管理要求（全覆盖、全纳入、全专题）

　　责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审查同意后施行。

　　重大活动和突发事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，档案门类划分、分类方法与全宗内档案保持一致。确有必要的，可以设立专题进行管理。（《管理办法》第十九条）

　　重大活动和突发事件档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。（《管理办法》第二十条）

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　　六、优化档案资源结构与质量

　　加强国家重大发展战略和地方中心工作等重点领域、关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案收集工作，做好脱贫攻坚和疫情防控等涉及新时代新成就国家记忆工程建设相关档案收集工作，同时定期开展保管到期档案鉴定处置工作，畅通档案资源入口出口，从根本上实现档案资源结构调整。

　　6-1 把好入口

　　（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

　　（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

　　（三）照片、录音、录像等音像档案；

　　（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

　　（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

　　（六）其他档案。

　　前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。（《规定》第二十三条）

　　制定《新时代新成就国家记忆工程建设实施方案》及阶段性的推进意见（2022）

　　制定收集整理、移交接收、数据库建设、管理系统等相关业务标准规范（2022）

　　选取重点地区、重点部门开展试点工作，建立示范样板（2023）

　　全面推动各地区、各部门档案记忆库管理系统、信息资源共享平台建设（2024/5）

　　6-2 畅通出口

　　机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行，由办公厅（室）负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与。 

　　 

　　机关档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；

　　机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见；

　　机关档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。（《规定》第四十四条）

　　6-3 提升质量

　　加强机关各门类档案集中统一管理，规范建档工作提高归档文件质量，深化档案检索工具、全宗介绍、组织沿革、大事记、全宗卷编制工作提升档案内容管理水平。 

　　七、提升档案利用与开发水平 

　　 

　　全宗指南。全宗指南是一种书本式检索工具，也是档案编研形式。全宗指南主要内容包括立档单位和全宗的历史概况、全宗内档案内容和成分的介绍等，应按照《全宗指南编制规范》（DA/T12-2012）编制。

　　组织沿革。组织沿革是系统记载机关体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料，又称为组织机构沿革。组织沿革在编写体例上主要有编年法、系列法、阶段法和问题法等，在表达形式主要有文章式、表格式和图示式，编制时应结合机关具体情况选择适用。

　　大事记。大事记是记载重要工作活动、重大事件的一种应用文体，能为机关各项工作提供系统的、轮廓性的材料，同时也具有一定的史料价值。大事记编制要求一条一事，不要一条多事或一事多条；取材要真实、准确，文字要简明扼要，对事不加评论；大事突出，要事不漏，小事不记。

　　基础数字汇编。基础数字汇编是通过数字汇集反映机关整体或某一方面情况的参考资料，又称为基础数字汇集。基础数字汇编编制时要求准确、系统、规范。

　　专题文件汇集。专题文件汇集是将现行文件按照一定专题汇集、编纂起来以提供利用服务的档案编研方式。常见的专题文件汇编有政策法规文件汇编、会议文件汇编、发文汇编等。

　　文本挖掘是指从大量文本数据中抽取事先未知的、可理解的、最终可用的知识的过程。

　　数据挖掘的对象以数据库中的结构化数据为主，并利用关系表等存储结构来发现知识；文本挖掘的对象是半结构化或非结构化数据，无确定形式并且缺乏机器可理解的语义，因而又有其独有的特点和要求。

　　八、完善档案的开放审核机制

　　馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。（《档案法》第三十条）

　　机关向国家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。（《办法》第五十二条）

　　划控与开放意见建议参照档案存毁鉴定的组织形式开展，可以参照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》执行。

　　要完善开放审核机制，明确机关开放审核工作属性，厘清与档案馆之间职责分工，在此基础上对审核工作的组织、程序和要求作出明确规定。

　　要充分发挥现有组织机制作用，结合或直接运用档案工作协调机制、档案工作网络、鉴定小组等组织形式推进审核工作。鉴定处置工作开展比较充分的机关，建议直接依托鉴定小组开展审核工作，具体要求按照《规定》执行。

　　要做好与保密、信息公开工作的衔接，将开放审核与解密审核、信息公开密切结合起来。

　　九、电子文件归档与移交

　　（以电子公文为例）

　　一看文件，要求合法有效。要求形成的电子公文具备规范的格式规范、电子印章，具有国家规定的公文样式和生效要件。

　　二看收集，要求齐全完整。要求电子公文的稿本“不能多不能少”;元数据“可以多不能少”。

　　三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他无法或不宜转为OFD的附属文件可以保留原格式外，比如WPS、DOC、WAV等，其他稿本文件均以OFD版式归档。

　　四看整理，要求规范有序。按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求对电子公文进行组件、排序等。

　　五看封装，要求结构科学，归档信息包要与档号实现“三结合”，以档号结构逐级建立文件夹；最低一层文件夹以档号命名；文件夹内的元数据XML文件、各个稿本文件均以档号为基础命名。 

　　十、数字转型

　　档案数字转型是运用数字化技术、思维、认知对档案工作体制机制、组织架构、方式流程、手段工具等进行全方位、系统性重塑的过程，是服务和融入政府数字化转型的大势所趋，是档案工作围绕中心、服务大局的必然要求。

　　档案工作数字转型是贯穿《规划》一条重要逻辑主线，创新档案业务监督指导方式、加快档案资源数字转型、提升档案利用服务能力、提升档案数字资源安全管理能力等工作任务和档案信息化建设等章节内容均依此展开。

　　推动数字档案资源战略转型：以电子文件单套制管理和传统载体档案数字化、数据化为方向，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体。

　　加快数字档案系统迭代升级：不断拓展档案服务应用场景，着力提升数字档案服务水平。

　　推进档案数字治理取得实效：建立健全数字监管手段，探索实施档案工作智能化管控，为机关决策提供有力支撑。