海口市档案馆收集档案范围实施细则

第一章  总则

第一条  为了建设覆盖人民群众、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系，加强档案收集工作，科学界定海口市档案馆(以下简称“市档案馆”)档案收集范围，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)和《海南省档案管理办法》等有关法律、法规、规章的规定，结合我市实际，制定本细则。

第二条  档案收集工作以全面反映海口发展历程，便于社会各方面利用为原则，按照收集齐全、整理规范、编目准确、移交及时的要求将属于市档案馆收集范围内的具有永久保存价值和30年以上(含30年)保存价值的档案收集进馆。

第三条  本细则所称收集，是指市档案馆按照国家有关规定，通过接收、征集方式，收集单位和个人形成的各种门类、各种载体形态的档案、资料。

第四条  本细则适用于市档案馆档案收集范围的党政机关、人民团体、企事业单位及其他组织(以下统称单位)和个人。

第二章 收集范围及门类

第五条  按照统一领导、分级管理的原则，市档案馆依法接收下列单位的档案：

（一）中共海口市委及所属各部门；

（二）市人民代表大会及其常设机构；

（三）市人民政府及其所属各部门和单位；

（四）市人民政协及其常设机构；

（五）市中级人民法院、市人民检察院；

（六）民革海口市委、民盟海口市委、民建海口市委、民进海口市委、农工党海口市委、致公党海口市委、九三学社海口市委、台盟等各民主党派机关；

（七）市总工会、共青团海口市委、市妇联、市科协、市社科联等人民团体；

（八）市属事业单位、市国有资产管理部门直管国有企业；

（九）重点园区；

（十）法定机构；

（十一）市属临时机构。

市档案馆可根据实际情况全部或部分接收以上单位的下属单位和临时机构的档案。

第六条  中央和国家机关各部门、各中央管理企业驻海口单位所形成的档案，凡中央和国家机关各部门、各中央管理企业与国家档案主管部门共同确定向市级综合档案馆移交的，由市档案馆负责接收。

第七条  海口市设立以前各个时期海口行政区域内政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案，尤其是民国时期的政府文件，应向市档案馆移交。上述档案目前已保管在各区档案馆的，由各区档案馆自行管理。

第八条  市档案馆收集档案的门类包括但不限于：文书

档案、科技档案、专业档案、实物档案、照片档案、录音档案、录像档案以及业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等。

第九条  全市下列重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件档案，由应对或承办部门、或者专门设立的临时机构负责相应档案的收集、整理和保管，并向市档案馆移交：

（一）在海口行政区域内举办的，具有重大意义或者重要国际影响的各类重要会议、纪念活动、展会论坛、大型赛事等活动(包括国家、省、国际组织主办，海口市具体承办以及由海口市主办的活动)形成的档案资料；

（二）在海口行政区域内突然发生，造成或可能造成特别重大的社会危害，需采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件形成的档案资料。

第十条  市档案馆接收下列我市已故人员的人事档案：

（一）市管干部；

（二）享受厅级待遇的离休干部；

（三）荣获全国劳模、先进工作者等国家级荣誉称号的人员;

（四）国务院政府特殊津贴获得者；

（五）在市级管理权限内有特殊贡献的英雄、模范人物、学者、专家、民主人士等著名人物。

第十一条  涉及民生的专业档案，包括专门档案馆收集范围以外的《国家基本专业档案目录》规定的人事类、民生类、政务类、经济类、文化类等专业档案，对社会公众具有普遍利用价值，也应该向市档案馆移交。

第十二条  城市建设项目档案根据《海口市城建档案管理办法》，由市城建档案馆负责收集。

第十三条  市级机关、团体、事业单位及其所属机构合

并或撤销的档案，按照《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)相关规定向市档案馆移交。

市属国有企业合并、分立、终止、控制权变更等资产与产权变动的档案，按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》(国家档案局令第17号)相关规定向市档案馆移交。

第十四条  市档案馆可通过接受捐献、赠与、购买、代存、交换和复制等方式，将与海口相关的、具有典型地方特色或具有较高价值的档案资料收集进馆，其范围包括但不限于:

（一）记录海口各个历史时期重大活动、重要事件、重要成就等具有重要价值的档案资料；

（二）记录在海口具有重要影响或作出重大贡献的社会各界人士以及海口籍知名人士的档案资料；

（三）记录海口历史、特色文化、民族艺术、地方风俗的档案资料，如各种版本的志书（方志、县志、专业志）、族谱、家谱、村史、年鉴、碑文，以及民间工艺等；

（四）记录海口自然、人文、社会科学的档案资料，如名胜古迹、界域、地形、地质、河流、气象资料，以及圣旨、诏书、奏折和琼剧的戏文、演变史资料等；

（五）非物质文化遗产，包括传统口头文学以及作为其载体的语言，传统美术、书法、音乐、舞蹈、戏剧、曲艺和杂技，传统技艺、医药和历法，民俗，传统体育和游艺等；

（六）有助于弥补馆藏档案重要缺失，且具有重要保存价值的其他档案资料。

第三章  接收时限

第十五条  列入市档案馆接收范围的档案，应按照规定时间向市档案馆移交：

（一）列入接收范围的机关、团体、企事业单位形成的档案，一般自档案形成之日起满20年移交，具体移交时间根据市档案馆接收计划执行。专业性较强或者需要保密的档案，经市级档案主管部门检查和同意，可适当延长移交期限。由于单位保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，经保管单位与市档案馆协商同意，可以提前移交市档案馆保管，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。

（二）党和国家主要领导人来海口视察、指导工作的题词、手迹，外国国家元首、政党领袖等在海口参观访问时形成的题词、手迹，获得国家、海南省和国际组织授予海口的证书、奖牌、奖杯、锦旗及公务礼品等实物档案，主办单位或牵头单位应在活动结束后3个月内向市档案馆移交；

（三）属于第十条内容的我市已故人员人事档案在原单位保存满20年后向市档案馆移交；

（四）重大活动和突发事件档案接收时限按照国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》《海南省人民政府办公厅关于加强重特大事件和重大活动档案工作的意见》的规定执行；

（五）电子档案一般自形成之日起5年内向市档案馆移交，也可与相应的纸质文件同步移交。

第四章  接收标准和要求

第十六条  凡向市档案馆移交的档案（包括纸质档案、实物档案、电子档案），移交单位必须收集齐全，保证档案质量符合国家有关规范标准或市档案馆的要求，并编制档案目录、全宗说明。经市档案馆检查验收，符合要求的方可向市档案馆移交。移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果及有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

第十七条  市档案馆根据档案信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。移交单位应按相关标准和保密要求，将纸质档案、电子档案及纸质档案数字化副本同时移交。

第十八条  电子档案移交可以采用在线移交或离线移交，移交的电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案的移交与接收必须符合相应的流程与要求，并确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十九条  市档案馆应根据本细则编制《海口市档案馆接收档案单位及档案门类基本名录》，各单位档案移交周期“五年一交”，并根据机构改革等具体情况适时调整。

第二十条  纳入市档案馆接收范围的单位，应编制本单

位档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，经市级档案主管部门审核同意后施行。

第二十一条  移交单位应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《国家秘密解密暂行办法》的有关规定，做好涉密档案收集、归档和进馆前解密审核工作，并出具涉密档案解密审核意见。

第二十二条  移交单位应根据《国家档案馆档案开放办法》(国家档案局令第19号)的有关规定做好档案的开放审核工作，并出具到期档案开放审核意见。

第五章  附则

第二十三条  国家法律法规对档案收集另有规定的，从其规定。

第二十四条  本细则由海口市档案局负责解释。

第二十五条  本实施细则自2026年8月1日起实施，有效期5年。