《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）擘画了未来5年乃至更长时期全国档案事业发展蓝图，为档案事业高质量发展提供了行动指南。机关档案工作贯彻《规划》要求，要紧紧围绕“四个体系”，着力践行“三个走向”，把握好十大重点任务。

　　全面落实档案工作责任制

　　新修订的《中华人民共和国档案法》明确提出，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案工作责任制。《规划》对此作了进一步部署，要求健全档案管理体制机制，全面建立和落实工作责任制。全面落实档案工作责任制，就是按照档案法律法规和《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）等规章的要求，进一步梳理机关单位主要负责人及分管领导、档案部门及工作人员、文书业务部门及工作人员分别承担的领导责任、管理责任、执行责任内容，制定档案工作责任清单，建立健全责任考核机制，防止责任不清、履行不力等现象发生。同时，落实责任制要注意与《规定》中建立档案工作协调机制、设立或指定机关档案部门、组成档案工作网络的要求结合起来，确保责任落实具备充分的机制、组织和人员支撑，切实将各项责任落实到人、落实到位。

　　做好分层次监督指导工作

　　实施机关、所属单位、部门档案馆分层次监督指导是《规划》针对机关档案工作提出的新思路。从实践情况看，机关本级档案工作一般开展较好，但所属机构和部门档案馆工作开展不平衡不充分的情况还比较普遍。考虑到机关本级与所属机构、部门档案馆在档案规模、类型、是否移交进馆等方面存在一定差异，档案主管部门和依法具备权限的机关部门应当区分层次开展监督指导工作。具体来说，就是在继续将机关本级档案工作作为重点的前提下，采取有针对性的政策、措施，解决好所属单位档案工作这个难点，打通部门档案馆这个堵点。难点难在所属单位多、档案类型杂，需要继续把牢档案目录缴送备案、文件材料归档范围和保管期限表审批两个抓手，积极探索与机关本级一体化管理或同标准管理，有效提升所属机构档案工作水平。堵点是指部门档案馆发展乏力、机关建立档案馆不畅导致机关本级档案工作上升空间受限问题。国家档案局目前正积极修订《全国档案馆设置原则和布局方案》，并拟出台意见、办法等引导、鼓励、支持档案馆科学发展。

　　加强馆库建设与管理工作

　　加强档案馆库建设与管理是《规划》中档案安全体系建设的重要内容，要求“督促存在安全隐患问题或不符合面积等要求的进行新建或改造”，“完善档案库房内控制度”等，明确了机关档案安全管理的“硬件”和“软件”要求。“硬件”要求即基础设施要求，包括档案用房、档案用具、设施设备和信息化基础设施要求等；“软件”要求即档案保管与保护要求，包括档案出入库登记、档案保管情况检查、库房温湿度控制、档案的日常防护、档案应急情况处置等。机关加强馆库建设与管理工作，一是要“突出重点、整体提升”，既要重点解决好《规划》提出的馆库“存在安全隐患”“不符合面积要求”和“档案库房内控”问题，又要兼顾其他基础设施、档案保管保护要求；二是要“软硬兼顾、系统推进”，既要重视通过馆库新建或改造解决好基础设施问题，又要特别加强日常管理和档案流动过程中安全管理等，真正实现全面、系统的档案安全体系建设。

　　实施档案管理“三合一”制度

　　“三合一”制度是指在实践中形成的，以档案分类方案、归档范围和保管期限表三者合一的方式，规范、指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。《规划》提出大力推动“三合一”制度，就是要加强包括文书档案在内的各门类档案管理，进一步规范机关档案门类划分、统一档案分类方法、理顺档案整理要求，为机关档案资源的全面建设和规范管理奠定基础。贯彻档案管理“三合一”制度，要在实施国家档案局令第8号的基础上，落实《规定》中“机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表”要求，将机关档案保管期限表的编制内容从文书档案扩展到各个门类，真正做到全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌，真正实现档案收集、整理、鉴定等一个标准立到底。已经编制文书档案保管期限表的，可以接续编制其他门类档案保管期限表并经审查同意后施行。

　　做好重大活动档案管理

　　重大活动档案是机关档案的重要组成部分，在存史、资政和育人方面具有特殊和重要的价值。《规划》非常重视重大活动和突发事件档案管理，从收、管、用不同角度对突发事件和重大活动档案管理提出了全方位的工作要求。机关要以《重大活动和突发事件档案管理办法》为依据，明晰活动档案范围和归属流向，把握工作开展原则和部门职责分工。档案管理对象上，做到“全覆盖”，将活动形成的所有门类、类型文件材料纳入管理范围；管理方法上，做到“全纳入”，将活动档案管理纳入单位日常档案管理，保证在收集范围、分类方法和整理规则上与其他档案保持协调一致；管理目标上，做到“全专题”，通过建立专题目录、建设专题数据库等方式对档案实施全专题化管理。

　　优化档案资源结构与质量

　　《规划》对档案资源建设提出的总体要求是：档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化，档案“应归尽归、应收尽收”有效落实。机关开展档案资源建设，要坚持结构优化和质量管控两手抓，实现档案资源数量与品质双提升。一是“调结构”，加强国家重大发展战略和地方中心工作等重点领域，关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案收集工作，做好脱贫攻坚和疫情防控等涉及新时代新成就国家记忆工程建设相关档案收集工作，同时定期开展保管到期档案鉴定处置工作，畅通档案资源入口出口，从根本上实现档案资源结构调整。二是“提质量”，加强机关各门类档案集中统一管理，规范建档工作，提高归档文件质量，深化档案检索工具、全宗介绍、组织沿革、大事记和全宗卷编制工作，提升档案内容管理水平。

　　提升档案利用与开发水平

　　档案的利用和开发是体现档案和档案工作价值的一项重要工作，是机关档案管理的重要内容和目标。《规划》从提升档案利用服务能力、加大档案资源开发力度两个方面对档案利用开发工作提出了要求，要深入挖掘档案资源，及时精准地为各级党委和政府决策提供参考；围绕重要时间节点、重大纪念活动，开展展览陈列、新媒体传播、编研出版、影视制作、公益讲座等，尤其是要充分发挥红色档案在理想信念教育中的重要作用。做好档案利用工作，要持续优化档案利用环境，简化档案利用程序，扎实推进在线查询利用服务，更好地满足利用者档案信息和档案文化需求。档案开发工作要立足实际，由易到难，首先做好基础数字汇编、专题文件汇集等档案编研工作，再循序推进设立档案展览、拍摄专题片工作，具备条件的机关要积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术的应用，不断拓展档案开发领域和深度。

　　完善档案开放审核机制

　　档案开放审核是档案开放工作的重要一环。新修订的《档案法》将档案形成单位或移交单位确定为档案开放审核主体，为机关赋予了一项重要任务。《规划》对开放审核工作作出进一步部署，要求建立健全开放审核建议机制和制度，实现档案开放审核工作法治化、规范化、常态化。一是要完善开放审核机制，明确机关开放审核工作属性，厘清与档案馆之间的职责分工，在此基础上对审核工作的组织、程序和要求作出明确规定。二是要充分发挥现有组织机制作用，结合或直接运用档案工作协调机制、档案工作网络、鉴定小组等组织形式推进审核工作。鉴定处置工作开展比较充分的机关，建议直接依托鉴定小组开展审核工作，具体要求按照《规定》执行。三是要做好与保密、信息公开工作的衔接，将开放审核与解密审核、信息公开密切结合起来。

　　规范电子文件归档与移交

　　《规划》提出要大力推进“增量电子化”，并将“加强电子文件归档和电子档案移交接收”单独列为一项工作任务，明确了电子文件管理在档案信息化工作中的优先位置。开展机关档案信息化工作，要在继续做好数字化工作的同时，将重心转移到电子文件管理上来，保证电子文件“收得进，管得好，交得出”。“收得进”就是要完善电子文件归档机制，强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，保障各领域尤其是电子公文、“互联网+政务服务”电子文件等归档工作广泛开展。“管得好”就是以数字档案室建设为基础，对照相关标准，大力推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件单套制管理，实现电子文件规范管理、高质量管理。“交得出”就是要加强机关与档案馆档案信息化工作的协调，建立健全电子档案移交制度，进一步规范工作流程和技术标准，全面开展电子档案移交与接收工作，实现电子档案应交尽交、应收尽收。

　　推进档案工作数字转型

　　档案工作数字转型是贯穿《规划》的一条重要逻辑主线，创新档案业务监督指导方式、加快档案资源数字转型、提升档案利用服务能力、提升档案数字资源安全管理能力等工作任务和档案信息化建设等章节内容均依此展开。档案数字转型是运用数字化技术、思维、认知对档案工作体制机制、组织架构、方式流程、手段工具等进行全方位、系统性重塑的过程，是服务和融入政府数字化转型的大势所趋，是档案工作围绕中心、服务大局的必然要求。机关推进档案数字转型，要重点把握3项任务：一是以电子文件单套制管理和传统载体档案数字化、数据化为方向，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，推动数字档案资源战略转型。二是加快数字档案系统迭代升级，不断拓展档案服务应用场景，着力提升数字档案服务水平。三是建立健全数字监管手段，探索实施档案工作智能化管控，为机关决策提供有力支撑，推进档案数字治理取得实效。

　　作者单位：国家档案局

　　文章来源：《中国档案》2021年第7期