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解读DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》 项目电子档案管理
2018-12-03 来源: 兰台之家 【字体:   打印

 

 

DA/T28—2018《建设项目档案管理规范》自2018年10月1日起实施,兰台之家整理相关解读文章,便于伙伴们参考。若有任何问题敬请最下方留言

 

 

本期解读内容为《建设项目档案管理规范》9.1项目电子档案管理


9.2 项目电子档案管理


9.2.1 项目电子档案可参照纸质档案的分类方案进行整理。

9.2.2项目电子档案的保管、有效性保证、鉴定和利用应符合GB/T18894(《电子文件归档与电子档案管理规范》)的规定。


 

解读:保管


电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件。

1.归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。

2.环境温度选定范围: 光盘:17℃— 20℃,磁性载体:15℃— 27℃ ;相对湿度选定范围:光盘:20%—50%,磁性 载体:45%—60%。

3.存放时应注意远离强磁场,并与有害气体隔离。

 


有效性保证

 

1. 应定期对磁性载体进行抽样检查,抽样率不低于10%; 抽样检测过程中如果发现永久性误差时应扩大抽检范围 或进行100%检测,并立即对发生永久性误差的磁性储存 介质进行复制或更新。

2.对光盘进行定期检测,检测结果超过三级预警线时应立即进行更新。CD-R光盘的块错误率BLER〈200,DVD±R光盘的奇偶校 验内码错误PIE〈240。 


鉴定


1. 电子文件及其元数据形成、收集、归档符合制度要求;

2.电子文件与元数据能一一对应,数量准确且齐全完成;

3.电子文件与元数据格式符合要求;

4.以专有格式归档的其专用软件、技术资料等齐全完整;

5.加密电子文件已解密;

6.电子文件及元数据经安全网络或专用离线存储介质传 递、移交;

7.电子文件无病毒,电子文件离线存储介质无损伤、可正常使用。

 


利用


各单位应当建立电子档案利用制度、采用有效手段,保证项目电子档案方便快捷利用,同时确保项目电子档案在利用中的安全。

1.反映电子档案利用过程的相关信息应当记录和保存。

2. 加强电子档案利用基础设施建设,建立健全相关制度, 采取有效措施促进信息资源共享,保证电子文件在规定 时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。

3. 凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子档案不得 互联网上运行。

4. 对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的电子 档案提供利用时,应设置使用权限认证系统或履行使用 审批手续。

5.应当为利用者提供真实、可靠的电子档案,并采取有效 措施确保电子档案不受损害。

6. 电子档案应有文件级的计算机检索目录,计算机检索目录与电子档案原文应建立持久有效的关联。

7.电子档案的利用系统应设置科学、严格的权限控制机制, 完善审批和登记程序,确保任何电子档案不会超授权范 围利用、复制或公布。 


电子档案管理系统要求


9.2.3 建设单位应建立项目电子档案管理系统,管理项目 全部电子档案,系统应具备接收登记、分类组织、鉴定 处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移 交输出、系统管理等基本功能。


9.2.4 接入内部网的项目档案信息管理系统,应建立操作日志,通过身份认证、访问控制、信息完整性校验、防 火墙、入侵检测等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护,防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到 破坏、更改、泄露,杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。

 


电子档案备份

 

9.2.5 项目电子档案保存实行备份制度,重要电子档案应当异地异质备份。


解读:

?异地:结合建设单位和上级统一部署安排。

?异质:异质的几种形式

?可采取近线备份或离线备份两种方式。

 

近线备份要求


1.宜采用磁带备份系统进行近线备份,应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置系统和日志数据等进行全量、增量或差异备份。

2.电子档案数据量达到一定量且条件许可时,可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份。

 离线备份



数据迁移


9.2.6 在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前, 项目电子档案管理部门应将项目电子档案迁移到新的系统或进行格式转换,保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。

 

解读:

电子档案的迁移一般包含介质间的迁移和系统间的迁移:介质间的迁移一般发生在电子档案存储介质临近使用寿命时;系统间的迁移一般发生在电子档案数据格式改变或其所依托的信息系统升级时。

 

(1)介质间迁移 保存在脱机载体中的电子档案应每满4年迁移一次,数据迁移至新载体后即刻进行一次检查。原备份载体至少再保存4年,保存 期满后按相关保密规定处理,用作电子档案备份的载体不得用于其 他任何用途。

 

此外,档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新 情况进行一次检查登记,设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应及时进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于4 年。保留期满后,载体按保密要求进行处置。

 

(2)系统间迁移 各单位进行信息系统升级改造时,档案部门要密切配合信息化部门,及时将电子档案真实、完整、可用和安全的迁移至新的系统 中。原系统中的数据保留时间不少于4 年。保留期满后,载体按保 密要求进行处置。

 


电子档案销毁


9.2.7项目电子档案失去保存价值后,应在履行销毁审批手续后,采 取有效技术措施进行信息清除工作。属于保密范围的电子档案,其销毁应按国家保密法规实施。

 

解读:

1.应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案, 电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销 毁活动,将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。

2.应销毁电子档案的离线储存介质,应对其实施破坏性销毁。实施 销毁前,应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

3.属于保密范围的电子档案,其销毁应按国家保密规定实施。

4.销毁电子档案应进行登记,并将登记结果归档保存。


DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》