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【法规解读】《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》解读
2020-02-05 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》(以下简称《规范》)(DA/T 75—2019)规定了利用硬磁盘进行档案数据离线存储的管理要求,适用于档案数据利用硬磁盘以离线方式进行存储的操作和管理。《规范》由国家档案局于2019年3月4日发布,并于9月1日起正式实施。

  制定背景

  目前,硬磁盘和光盘是各档案管理部门进行离线存储的主要存储载体。硬磁盘具有存储容量大、数据读写速度快、通用性高、不依赖软硬件等特点,在档案数据存储中得到了大量使用,特别是在离线备份工作中应用广泛。在开展结对子异地备份工作中许多档案馆采用了硬磁盘进行离线备份。但是,利用硬磁盘对档案数据进行离线存储在实际工作中存在一些问题和不足。例如,工作流程不规范、对硬磁盘的要求不明确、很少对硬磁盘进行定期维护等。因此,制定档案数据硬磁盘离线存储管理规范,科学指导档案数据硬磁盘离线存储工作,具有重要的现实意义。

  2014年,《规范》被列入档案工作行业标准制订计划,制定工作由国家档案局档案科学技术研究所、浙江省档案局承担。起草组查阅了大量文献资料和相关标准规范,多次邀请档案行业专家以及硬磁盘存储技术专家进行研讨,赴硬磁盘制造厂商在国内的生产工厂进行实地调研,参考档案馆的实际做法,结合实践经验并进行实验,开展《规范》的制定工作。

  制定思路

  《规范》的编写以档案数据硬磁盘离线存储的工作流程为主线,针对每个工作环节提出了具体要求,并对采用的硬磁盘提出了要求。工作流程主要包括:数据写入、载体运输、移交、保管、数据迁移、利用、销毁等。

  主要内容解读

  1.硬磁盘的要求

  《硬磁盘驱动器通用规范》(GB/T 12628—2008)规定了硬磁盘的技术要求、试验方法、检验规则、标志、包装、运输、贮存等内容,是制定硬磁盘标准的依据,主要适用于2.5英寸和3.5英寸的硬磁盘,其他规格的可参照使用。《硬磁盘驱动器通用规范》规定了硬磁盘的可靠性要求,包括:出错率要求、启停稳定性要求、平均故障间隔时间(MTBT)要求。

  档案数据离线存储采用硬磁盘的技术要求应符合《硬磁盘驱动器通用规范》的规定。在此基础上,根据档案数据长期安全保存的实际要求,并结合硬磁盘存储技术的发展状况以及在国内市场上是否方便采购等因素,《规范》要求硬磁盘的磁头启停次数(load/unload cycles)应不少于30万次,平均故障间隔时间(MTBF)应不少于60万h(小时),技术参数高于《硬磁盘驱动器通用规范》的要求。磁头启停次数、平均故障间隔时间、出错率要求等技术参数可以通过查阅硬磁盘制造厂商发布的产品技术说明书获得。

  平均故障间隔时间(MTBF)可以用来衡量硬磁盘的可靠性水平,故障率λ=1/MTBF。《规范》要求硬磁盘的MTBF不少于60万小时,并不是要求硬磁盘至少可以正常工作68年(60万小时≈68年)不出故障,这种理解是错误的。由MTBF=60万小时,通过计算可知λ=1/MTBF=1/68≈1.5%,即硬磁盘在正常工作的情况下的年故障率约为1.5%,可以理解为1000块硬磁盘平均一年内大约有15块会出现故障。

  2.检测

  (1)检测内容

  档案数据硬磁盘离线存储工作中需要进行的检测包括:数据检测和载体检测。其中,数据检测主要包括:安全性检测、可用性检测、完整性检测。

  安全性检测:可以使用恶意代码扫描软件对档案数据进行安全性检测。例如,使用杀毒软件对档案数据进行安全扫描。

  可用性检测:可以采用计算机自动检测与人工检测相结合的方法对档案数据进行可用性检测。使用专门的应用软件对文件进行自动批量打开、关闭操作,并与人工抽检相结合,检验档案数据是否可以正常读取、可用。

  完整性检测:完整性检测包括检测文件数量和内容等。应检测文件数量与《档案数据硬磁盘离线存储工作记录登记表》中登记的文件数量是否一致。可以利用数字摘要技术对档案数据进行完整性检测。在档案数据写入硬磁盘前,计算每个文件的数字摘要并妥善保存。然后,在进行完整性检测时再次计算文件的数字摘要并与之前保存的数字摘要进行对比是否一致。

  载体检测是采用基于S.M.A.R.T.技术的硬磁盘检测软件对硬磁盘进行检测。S.M.A.R.T.是用于监控硬磁盘状况和报告潜在问题的技术,通过对硬磁盘进行S.M.A.R.T.检测,可以获得硬磁盘的磁头、盘片、马达、电路的运行情况、历史记录等信息,通过与预设的安全阈值进行比较、分析得出硬磁盘的检测报告,判断硬磁盘的异常情况。

  (2)检测时间

  《规范》在档案数据硬磁盘离线存储的工作流程中要求对多处进行检测,主要包括:

  档案数据写入前,应对档案数据进行安全性检测,具体要求见《规范》第6.1.2节。

  档案数据写入后,应对档案数据和存储载体进行检测,具体要求见《规范》第6.3节。如果数据检测出现错误,应查找错误原因,将硬磁盘上的数据全部清除后重新进行数据写入。如果载体检测出现异常,应更换硬磁盘重新进行数据写入。

  档案移交接收时,应对档案数据和存储载体进行检测,具体要求见《规范》第8.1节。应确保硬磁盘存储的档案数据与工作记录登记情况完全一致,检测合格的硬磁盘方可接收。

  档案保管过程中,应对档案数据和存储载体进行定期检测,具体要求见《规范》第9.4节。如果检测结果异常但是档案数据完整可用,应立即更换硬磁盘进行数据迁移,也可以使用其他套别的档案数据进行数据迁移,如果其他套别采用了其他类型的存储载体或存储方式(在线存储或近线存储),数据迁移时应根据《档案数据硬磁盘离线存储工作记录登记表》登记的档案内容查找相关的档案数据,仔细核对确保数据一致。如果发现档案数据丢失或不可用,可进行数据恢复,数据恢复后进行检测,检测合格后应进行数据迁移;也可以不进行数据恢复,直接使用其他套别的档案数据进行数据迁移。

  3.定期维护

  定期维护的工作内容主要包括:定期加电和定期检测。硬磁盘如果长时间不加电会导致元器件故障或退磁,定期加电可以保持数据的稳定存储。通过定期检测可以及时发现档案数据和硬磁盘的异常状态,要进行相应的处理以确保档案数据安全。定期维护的周期不宜太短或者太长,如果周期太短,频繁的操作不但增加了工作量,而且会增加如错误操作、感染病毒等安全风险;如果周期太长,又不利于档案数据的安全保存。

  《硬磁盘驱动器通用规范》第7.4节规定贮存期一般为6个月,如制造厂的存放期超过6个月,则应在出厂前重新进行交收检验。其原因是长期不加电会对硬磁盘的性能及安全性造成不利影响。由此可见,对硬磁盘进行定期加电的周期应不超过6个月,而存储数据的硬磁盘由于存在因退磁导致丢失数据的风险,所以定期加电的周期应更短。如果采用定期加电的方式经常对硬磁盘进行维护,对硬磁盘进行定期检测的周期可以比《硬磁盘驱动器通用规范》规定的贮存期6个月更长。

  起草组结合档案管理工作实际情况以及硬磁盘存储技术专家的建议,查阅了相关文献资料和标准规范,对定期加电和定期检测的周期提出了建议:加电周期宜为3个月,检测周期宜为2年。

  4.温湿度要求

  《规范》对于硬磁盘的保管环境的温湿度要求参考了相关的标准规范。

  《硬磁盘驱动器通用规范》第4.6.1节要求硬磁盘处于贮存运输状态时在环境温度为-40℃~65℃、相对湿度8%~90%的环境条件中不会受到损坏,第7.4节要求硬磁盘贮存时环境温度为0℃~40℃、相对湿度30%~80%。

  《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15—1995)第7.2.1节对存放磁性载体的库房温湿度提出要求,温湿度变化范围:应在温度15~27℃、相对湿度40~60%范围内选定一组值,一旦选定,24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

  《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)第9.2.3节对离线存储介质的保管提出要求,磁性载体的保管环境温湿度选定范围与DA/T 15相同。《规范》对于硬磁盘的保管环境温湿度的要求与DA/T 15及GB/T 18894保持一致,比GB/T 12628更为严格,具体要求见《规范》第9.2.1节。

  5.工作记录登记

  应根据情况制定符合实际要求的档案数据硬磁盘离线存储工作文件,并及时准确填写,以此加强工作管理。档案数据硬磁盘离线存储管理登记表示例参见《规范》附录A。

  应对档案数据写入硬磁盘的情况进行登记,填写《档案数据硬磁盘离线存储工作记录登记表》。应对档案数据硬磁盘离线存储的管理活动进行登记,填写《档案数据离线存储介质管理登记表》。应在移交接收时履行交接手续,填写《档案数据硬磁盘离线存储移交接收登记表》。应对数据迁移的情况进行登记,填写《档案数据硬磁盘离线存储数据迁移登记表》。应对销毁的情况进行登记,填写《档案数据硬磁盘离线存储销毁登记表》。

  作者单位:国家档案局科研所

  文章来源:《中国档案》2019年第12期