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【档案解读】归档文件整理规则,整理工作的组织
2020-03-20 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  整理工作的组织

  归档文件整理工作是公文处理的最后一个环节,也是档案管理工作的开始。这是一项承前启后的工作,直接关系到文件材料归档后的科学管理、安全保管和有效利用。归档文件整理工作涉及到机关形成文件的各个部门,因此必须进行周密的组织和有效的监督,以保证工作优质、高效地完成。归档文件整理工作的组织包括建立健全相关制度、确定责任主体、注重平时积累和及时做好指导、监督和检查。

  一、建立健全制度

  做好归档文件整理工作,必须制度先行。各机关应当建立健全相关规章制度,将整理工作纳入有关部门和人员的岗位责任。这些规章制度包括文件材料整理及归档办法、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表等。其中机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表应经同级档案行政管理部门审查同意后实施。2015年5月10日,国务院发布《关于取消非行政许可审批事项的决定》(国发(2015)27号),将文件材料归档范围和档案保管期限表审批调整为政府内部审批事项,重新明确审批的要求和性质。

  1.归档文件材料整理及归档办法

  建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求等,具体应包括以下内容:

  (1)明晰工作职责在一个立档单位内,应建立文书部门和业务部门归档制度,确定归档文件的整理工作是集中由文书部门来承担,还是分散由各业务部门来承担,或是采取二者相结合的方式。整理工作应做到职责明确,分工清晰,落实到人。

  (2)明确全宗及分类方案。在文件归档前,应确定分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关,如两个机关合署办公、机关所属单位较多等,还应确定立档单位和全宗。已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。

  (3)确定整理方法。要依据《规则》要求并结合实际情况,规定本单位归档文件整理的工作模式,如文件处理完毕后立即整理归档的随办随归模式、文件处理完毕后随即整理、次年统一归档的随办随整模式、在规定时间集中整理和归档模式等;确定组件、装订、编号等整理方法的具体要求。注意确定的整理方法不能与《规则》的规定以及同级档案行政管理部门的要求相违背。对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案,同样应依据国家有关规定一并提出整理要求。

  (4)提出归档的时间和要求。如果整理工作由各部门完成,规定中应限定各部门将归档文件整理完毕后,向档案部门归档的具体时间。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量及目录数量、移交手续等加以规定。

  2.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表

  各机关在制定本机关文件材料归档范围和划分档案保管期限时,必须依据国家档案局令第8号和同级档案行政管理部门的规定,结合本机关实际逐一进行对照分析,准确划定归档的范围和保管的期限,并注意以下几个问题:

  (1)要密切结合业务工作。凡是本机关在职能活动中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料都应该整理归档。机关在起草本项制度时,应深入了解业务部门文件的形成和办理情况,将其工作活动中形成的文件材料种类、数量等了解清楚,按部门列出清单,将反映机关职能活动的文件全部纳入其中。

  然后,再依据国家档案局令第8号等有关规定;从文件材料的现实效用和历史査考作用两个角度对这些文件材料提出归档范围和保管期限要求,经各部门修改和完善后报同级档案行政管理部门批准。

  (2)要便于操作。在制定制度时切忌生搬硬套,不能将国家、地方的规定或其他机关的制度拿来一抄了事。此外,鉴于这一制度是判定文件材料归档范围和划分档案保管期限的重要文件,条款内容应尽可能细化,每一条款都必须针对某一种文件。同时用语也要精确,尽量不要使用“重要的“一般的”等难以把握的限定词。

  (3)要突出重点。机关工作中形成的文件,按来源可以分为两部分部分是本机关制发的文件,包括本机关的对外发文和本机关的内部文件;另一部分是本机关的收文,包括上级机关、平行机关和下级机关的来文。本机关的文件是与本机关的职责、主管的业务工作活动密切相关的,其内容直接地、系统地、全面地记录了本机关的主要职能活动和基本历史面貌。

  整理归档后本机关的文件又是工作査考和历史研究的第一手材料。而机关的收文,只是从侧面间接地反映本机关的工作活动和工作历史。因此,在确定归档范围和保管期限时,本机关形成的文件材料是收集归档的重点。

  (4)要注意账外文件。在机关的文件中,最容易被忽视的是那些内部使用的或未经正常公文运转程序的“白头文件”,也就是我们常说的账外文件。这些文件中的部分文件材料,对于记录和反映本机关的职能活动和历史真实面貌也是必不可少的,因此同样需要纳入前述清单中,提出相应的归档范围和保管期限要求。

  二、确定责任主体

  1955年1月17日经中共中央批准的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956年4月16日,国务院作出的《关于加强国家档案工作的决定》,按照周恩来总理的意见,单独列出一条要求“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度”,这就使文书处理部门立卷工作作为一项制度在党和国家机关工作中得到了确立。

  1983年4月28日,中央办公厅、国务院办公厅发布《机关档案工作条例》,规定:“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料),均由文书部门或业务部门进行整理立卷,并定期向档案部门归档。”这一规定,改变了以往仅仅依靠文书部门进行文件材料整理的模式,将文件材料整理的责任主体扩展为文书部门和业务部门,完善了文件材料整理制度,为科学划分文书工作和档案工作界限、促进文书工作与档案工作的密切合作和协调发展起到了重要的作用。

  一般来说,文书部门、业务部门进行文件材料整理有集中式、分散式、混合式三种形式。各机关要根据本单位的实际情况,以最大限度地保证归档文件的齐全完整,便于及时整理和利用,保证整理质量,节省人力、时间,提高工作效率为原则,选择适合本机关的合理形式。

  1.集中式。即归档文件整理工作由文书部门统一进行。这种形式一般适用于基层单位或规模较小的机关。这些单位内设部门和层次少,文件形成数量不多,文书部门能够承担所有文件材料的整理工作。文书部门承担归档文件整理工作,可以充分发挥文书部门熟悉文书处理过程的长处,有利于提高整理质量和工作效率。而且,文件由文书部门统一整理,也便于平时文件的收集,有利于归档文件材料的齐全、完整、保密和安全。

  2.分散式。即整理工作由形成文件的业务部门分散进行。此种形式般适用于规模较大的机关。这些单位各部门业务分工明确,内设部门层次较多,文件形成量也较大,由各个业务部门承担文件材料的整理工作,可以充分发挥业务部门熟悉业务工作、文件材料价值判定准确的优势,同时,文件材料在本部门随时进行整理,既方便查阅利用,又可以有效减轻年终集中整理的压力。

  需要注意的是,归档文件整理工作采用分散式组织形式时,综合性会议文件和跨部门联合承办的文件的责任主体要特别予以明确。

  3.混合式。即整理工作一部分集中在文书部门,一部分分散在业务部门。此种形式同样适用于规模较大的机关。具体做法是:行政、综合性的文件集中在文书部门整理,对于业务部门形成的文件材料,比如人事、会计基建、科技以及其他专业文件材料,相关整理工作由业务部门分散进行。

  三、注重平时积累

  在实践中,归档工作一般按年度进行,但按年度进行并不意味着每年年终才开始着手归档整理工作。如果重视文件的平时积累,及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料,做到随办随归、妥善管理,既有利于归档文件的齐全完整,又能使年终的整理工作变得十分轻松。要做好文件材料的平时积累工作,应注意以下几点:

  1.严格登记。收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记,对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件登记建账,可以做到“家底清楚”,有据可查,是保证机关单位文件齐全完整的一项重要措施。登记时,不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记,也要对外出开会、检查工作等带回本单位的文件材料逐件登记,以使“账外文件”也能及时收回,免出漏洞。

  2.及时收集。及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底集中整理时才进行,而应根据不同情况明确时限。比如文件材料在机构变化、人事变动、工作调整时容易散失,造成归档文件不齐全、不完整,就应该在变化时及时收集;对办理完毕、属于归档范围的文件材料,应做到办完一件收集一件,也可以采取定期清理的办法,按月或按季度进行;此外还可与保密检查、节日清点文件等相结合进行一些临时性的收集工作;对于一些临时性的大型活动,特别是跨部门举办的会议、展览等,在活动结束时,应将归档的文件及时收集起来。

  3.认真检查。对收集来的各种文件材料,应针对以下各方面情况进行逐件检查:首先,同一事由的文件是否办理完毕,包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序,是否是生效文件。其次,文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起,包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次,这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。

  4.随办随整。收集来的文件材料经过检查后,应按照整理工作的具体要求,或进行完整的整理工作,或进行装订、盖章等前期基础性工作,使收集来的零散文件系统化,以便于日常工作的查阅,并为年终整理归档打下基础。可以事先根据机关档案部门统一的分类方案,准备好不同档案盒,分别存放已办理完毕但未整理的文件和已按事由整理完毕的文件。

  四、及时做好指导、监督和检查

  1999年6月发布的《中华人民共和国档案法实施办法》第九条规定:机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构负有“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”的职责。因此,机关档案部门在做好保管、利用工作的同时,必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。

  各机关档案部门要采取组织培训、个别讲解等方法,使机关文书部门或业务部门的整理人员了解和掌握文件材料整理、归档的具体要求和做法,解答操作中遇到的问题。同时还要经常到各部门进行检査和指导,就应归档的文件材料是否齐全完整、归档文件保管期限划分是否准确、整理的方法是否符合《规则》和机关相关制度的要求、归档文件目录、归档章、档案盒盒脊以及备考表等项目的填写是否规范等提出意见,发现问题要及时纠正,真正把监督、检查和指导工作落到实处。