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用档案为儿童撑起保护伞 ——《儿童福利机构业务档案管理办法》解读
2020-03-24 来源: 中国档案报 【字体:   打印

  近日,民政部、国家档案局联合印发了《儿童福利机构业务档案管理办法》(以下简称《办法》)。《办法》的出台,对加强儿童福利机构管理、维护儿童合法权益、进一步规范儿童福利机构业务档案管理具有十分重要的意义。

  《中华人民共和国未成年人保护法》规定,对孤儿、无法查明其父母或者其他监护人的以及其他生活无着的未成年人,由民政部门设立的儿童福利机构收留抚养。儿童福利机构依法收留抚养由民政部门担任监护人的儿童,承担着依法保障儿童生存权、发展权、受保护权、参与权等权利,提高儿童生活、医疗、康复和教育水平的重要职责,是履行国家监护职责、保障儿童健康成长的“最后一道屏障”。《办法》的制定和出台,体现了党和政府对儿童福利机构收留抚养儿童的特殊关爱和对儿童福利机构工作的高度重视。

  据统计,目前全国共有儿童福利机构1217家,集中养育着6.5万名孤儿。儿童福利机构业务档案(以下简称“业务档案”)是保障儿童福利机构收留抚养儿童合法权益的重要依据,是民政部门监督管理儿童福利机构业务工作的重要抓手。为做好《办法》制定工作,民政部、国家档案局先后多次召开专题座谈会,广泛征求各方面意见建议,到有关地方进行深入调研。民政部以全国孤弃儿童养育情况大排查工作为依托,在对儿童福利机构业务档案管理情况进行详细梳理的基础上,结合安徽省民政厅在业务档案管理工作中的有益经验形成《办法》初稿。之后,通过各种形式广泛征求全国各地民政系统、档案部门和各层级儿童福利机构意见建议,并对有关内容进行修改完善,报经民政部法规司合法性审查后,形成了《办法》送审稿。

  《办法》主要包含以下内容。一是明确了归档范围。《办法》规定,业务档案为民政专业档案,具体是指儿童福利机构在收留抚养儿童工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。二是明确了归档材料要求。《办法》明确规定了儿童福利机构业务档案工作要遵循“一人一档、动态管理、利用便捷”的要求,确保业务档案的真实、完整、安全和有效利用,同时明确了儿童在进入机构、在机构生活以及离开机构3个阶段分别应当归档的文件材料,并对每个阶段应当归档的文件材料作了明确规定。三是明确了归档程序。《办法》规定,业务档案应当区分纸质载体和特殊载体材料,并分类进行收集、整理和归档。《办法》指出,为便于儿童福利机构做好业务档案的归档和利用工作,要根据《儿童福利机构管理办法》对儿童福利机构所抚养儿童性质的分类,将业务档案划分为5类,即A、B、C、D、E(A类指的是无法查明父母或者其他监护人的儿童,B类指的是父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童,C类指的是父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童,D类指的是人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童,E类指的是其他儿童)5个类别。《办法》还明确了文件材料整理归档应当遵循的原则与方法、保管期限等。四是明确了业务档案利用应当遵守的相关规定、可以利用业务档案的人群以及利用业务档案应当履行的相关程序,并对业务档案利用提出具体要求。《办法》明确了民政部门、档案行政管理部门和儿童福利机构的职责,明确规定儿童福利机构具体负责业务档案工作并接受民政部门和档案行政管理部门的业务指导、监督。《办法》规定,文件材料的收集整理工作由儿童福利机构业务经办人具体负责,业务档案的接收、保管、利用等工作按照有关规定由儿童福利机构档案工作人员负责。《办法》规定,儿童福利机构应当建立并完善业务档案工作制度,对业务档案实行集中统一管理,要设置专门的档案管理科室或者指定专门工作人员负责业务档案工作。《办法》还规定“利用业务档案的单位和个人,不得擅自公开业务档案内容损害儿童的合法权益”,并制定了归档章式样等7个表格,对全国各地儿童福利机构的具体执行操作作出了统一要求。