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【业务交流】《档案检查工作办法》解读
2021-04-27 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

为贯彻落实新修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)监督检查专章要求,统筹规范档案检查工作,推动档案工作有效服务国家治理体系和治理能力现代化,国家档案局根据《档案法》及其实施办法等法律法规,并在严格遵循有关督查检查考核工作要求基础上,制定了《档案检查工作办法》(以下简称《办法》)。《办法》共七章三十条,自2021年1月1日起施行。

基本思路 

《办法》的制定工作自2018?年10月启动,按照“科学规范检查工作、严格约束检查行为、合理规划各级权责、有效推动业务进步”的思路开展。

1.科学规范检查工作

监督检查是档案主管部门履行档案管理职责的重要方式,是新修订的《档案法》中重点修订加强的内容之一。《办法》在制定过程中,注意与新修订的《档案法》监督检查专章进行衔接,规定了各级档案主管部门的工作职责、检查内容和方式,确定了档案检查的对象和内容,明确了检查工作的组织实施、督促整改、责任追究等程序要求,为依法开展档案监督检查工作提供了制度依据。 

2.严格约束检查行为

《办法》严格遵循《关于统筹规范督查检查考核工作的通知》《关于持续解决困扰基层的形式主义问题为决胜全面建成小康社会提供坚强作风保证的通知》等要求,强调按照分级负责原则开展档案检查,确需组织开展本行政区域内档案检查的,应当严格按照相关规定执行年度计划和审批报备制度。要求严格限制检查对象和检查频次,充分运用信息化手段提高检查效率和质量,减轻受检单位工作负担,与监督检查考核工作、解决基层形式主义问题的要求保持一致。

3.合理规划各级权责

《办法》是一项规定档案检查职责的规范,属于《档案法》中“统一制度”的范畴,适用于各级机关、企业事业单位以及其他组织的档案检查工作,各地团体应当遵照执行。但考虑到各地情况不同,《办法》在统一规范基本程序的前提下,给予地方档案主管部门一定的灵活度,比如可以根据实际情况制定检查评价标准、合理调整档案检查结果等次等,以与既有做法和实际情况衔接、配套。

4.以检查促进工作开展

《办法》严格按照现有规范、标准要求编制,确定的检查项目和要求与《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》《科学技术档案工作条例》《企业档案工作规范》《档案馆建筑设计规范》《数字档案室建设标准》等一一对应,既可以用于工作评价,也可以用作平时开展工作的指引,为受检单位对照要求不断提升档案工作水平提供了便利。 

主要内容

1.工作职责要求

根据《办法》第六条,档案主管部门在档案检查工作中主要承担制定档案检查规章制度和检查评价标准、开展档案检查、组织检查业务培训、指导本行政区域内档案检查工作4项工作职责,即制度建设、实施检查、业务培训和监督指导。这是档案主管部门监督、指导、检查职责在检查工作中的具体体现。在检查工作程序和要求中,《办法》对这4项职责又作了进一步分解,规定档案主管部门应当建立检查人员和检查对象名录库、制定年度工作计划、发出检查书面或口头通知、组织实施检查工作、出具检查意见、公布检查结果、督促指导受检单位整改、组织复查、处理异议、进行责任追究等。

按照《办法》规定,机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当依法接受和配合档案主管部门组织开展档案检查。在接受检查工作过程中,各单位承担报送自我检查情况、采取补救措施、制定整改措施并按期整改落实、处理违反档案法律法规的行为并报告有关情况、对检查意见或复查意见提出异议、提请解决检查中发现问题、举报检查违法违纪行为等职责。

2.档案检查内容

《办法》第十条规定,档案检查内容包括档案工作责任制和管理制度落实情况,档案库房、设施、设备配置使用情况,档案工作人员管理情况,档案收集、整理、保管、提供利用等情况,档案信息化建设和信息安全保障情况,对所属单位等的档案工作监督和指导情况。这一规定与《档案法》第四十二条保持一致。为了使检查内容更具操作性,《办法》要求档案主管部门应当根据检查内容建立检查评价标准,对档案检查内容进行分解、细化,同时要求检查评价标准客观、规范、科学,符合工作实际。按照这一原则要求,《办法》编制了《中央国家机关档案检查评价标准》《中央企业档案检查评价标准》,为省级以下档案主管部门建立检查评价标准提供了借鉴和参考。

3.检查程序规定

图片

《办法》将检查工作分为检查准备、现场检查、出具检查意见、公布检查结果等工作程序(如图所示),并设置督促整改、责任追究两个章节,确保检查工作落地生效。其中,检查准备的主要内容是确定检查对象和检查人员、发出书面或口头通知。在确定检查对象和人员时,可以根据受检单位不同性质采取随机抽取或其他方式。检查通知一般应当提前30个工作日发出,特殊情况下,比如发生档案安全事故等,可于检查当日口头通知。现场检查是档案检查工作的核心环节,主要包括听取受检单位介绍、查阅材料询问情况、进行实地检查、填写档案检查情况登记表等。在检查结束后20个工作日内,档案主管部门应当向受检单位出具检查意见。档案检查结束后,应当及时公布检查结果。


对于档案安全隐患或者档案管理违法违纪行为,《办法》给出了较为全面的工作要求,比如对于存在此类情况的单位,档案主管部门应当及时组织开展档案专项检查;检查中发现此类情况的,应当责令采取补救措施,消除隐患,停止违法违纪行为;对于检查中存在此类情况的单位,档案主管部门应当适时组织复查等。

对于档案安全隐患或者档案管理违法违纪行为,《办法》给出了较为全面的工作要求,比如对于存在此类情况的单位,档案主管部门应当及时组织开展档案专项检查;检查中发现此类情况的,应当责令采取补救措施,消除隐患,停止违法违纪行为;对于检查中存在此类情况的单位,档案主管部门应当适时组织复查等。 

实施建议 

1.明晰检查工作定位

从属性上来说,档案检查属于行政检查,即行政主体依法定职权对行政管理相对人遵守法律、法规、规章,执行行政命令、决定的情况进行检查、了解、监督的行政行为,在实务中一般作为行政执法的形式之一。档案主管部门在开展档案检查时,应当充分考虑本地区专门的行政检查、行政执法工作实践情况,并注意遵循有关督查检查考核等工作的统一规定、《国务院办公厅关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度的指导意见》等相关要求,依法依规开展工作。党委、政府开展的督查工作,即各级党委开展的督导检查、县级以上人民政府开展的监督检查,分别属于监督行政、行政监督的范畴,与档案检查在层级、性质、对象、内容等方面都存在较大区别,应当作出准确界定、区分,不能混淆。同时,考虑到档案检查工作实际,《办法》规定,如果将检查工作纳入统一部署或其他依

2.审慎确定检查人员

检查人员代表档案主管部门行使职权,直接关系到法律法规的权威性和实施效果,因而要依法审慎选择、确定检查人员,并加强相关人员思想道德和素质教育,不断提升业务能力和执法素养,确保检查人员依法履职、有效履职。《办法》对检查人员提出了规范要求,比如检查人员与检查对象有利害关系的,应当回避;检查人员在检查工作中存在不当行为的,应当依纪依法处理或提请有关部门予以处理等。在组成人员方面,《办法》规定检查人员主要由档案主管部门人员组成,可以吸纳部分单位档案工作人员和档案专家辅助工作。换言之,应当以档案主管部门人员为主、其他人员为辅去组建检查人员队伍,但无论何种身份,都应当取得档案主管部门出具的资格证明。本地区对执法人员和资格管理有专门规定的,从其规定。

3.高度重视程序要求

程序正当是档案检查依法、公开、公正、公平进行的重要保证。前已述及,《办法》对档案检查程序作出了比较详细的规定,对于各项程序工作内容、时间限制都提出了明确要求,比如检查结束20个工作日内出具检查意见、复查结束后10个工作日内出具检查意见、接到异议报告后20个工作日内出具处理意见、检查人员被举报后30个工作日内出具调查处理意见等。档案检查工作要增强程序意识,严格各项检查程序要求,避免出现增加或遗漏程序、随意调整程序顺序、违反程序时效要求甚至彻底抛弃程序要求等,否则就会违背程序设置的初衷,不利于程序价值的实现,还会严重影响检查工作的严肃性、实效性。

4.因地制宜注重实效

《办法》第四条提出,档案检查工作要突出问题导向,注重工作实绩。各地区要结合未来一段时间业务发展需要和本地实际情况,科学设计本地区档案工作检查评价标准,体现出不同发展程度、不同单位性质等之间的差异化要求,避免“一刀切”。部署和实施检查工作时要突出问题导向,既着重发现落实中存在的问题,又及时了解有关规章制度需要完善的地方,积极解决或协调解决档案检查中发现的问题。要发挥好检查结果的导向作用,若对检查结果等次进行调整,要兼顾正面引导和负面激励,督促各单位对照标准要求改进弱项,补足短板,不断提高档案工作水平,真正把档案检查工作的助推作用发挥出来。

作者单位:国家档案局

文章来源:《中国档案》2021年第4期

图片来源:作者提供







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