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发文机关:国家电网公司
发文字号:国网(办/4)924-2018
成文日期:2018-09-24
发布日期:2020-07-10
行业规范|国家电网公司电网建设项目档案整理规范-2018
2020-07-10 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  1 范围

  本规范规定了国家电网公司电网建设项目档案整理的原则和方法。

  本规范适用于国家电网公司总(分)部及各级单位。

  2 规范性引用文件

  下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件,仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本规范。

  GB/T11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求

  GB/T10609.3-2009 技术制图 复制图的折叠方法

  GB/T18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范

  DA/T25-2000 档案修裱技术规范

  DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

  DA/T31-2017 纸质档案数字化规范

  DA/T38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

  DL/T1363-2014 电网建设项目文件归档与档案整理规范

  《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(国家电网办〔2010〕250号)

  《国家电网公司供电企业档案分类表(6~9大类)》(办文档〔2010〕56号)

  3 术语

  3.1 电网建设项目档案

  电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购(含招投标)、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。

  3.2 电子文件

  以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

  3.3 电网建设项目档案整理

  按照一定原则将电网建设项目归档文件进行系统分类、组合形成案卷,并对案卷排列、编号、装订、编目、排架,使之有序化的过程。

  3.4 分类

  根据文件的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案进行有层次的划分。

  3.5 档号

  在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。

  3.6 案卷

  由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

  3.7 件

  归档文件的整理单位。

  3.8 项目档案管理卷

  档案管理机构在管理某一项目档案过程中形成的,由说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。

  3.9 单项工程

  建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

  3.10 单位工程

  具有独立设计文件、可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

  3.11 分部工程

  按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程。

  4 整理原则

  4.1 电网建设项目档案应组卷整理,遵循文件的形成规律,保持案卷内文件材料的有机联系。

  4.2 电网建设项目档案应符合系统性、成套性特点,分类科学,组卷合理,便于保管和利用。

  5 案卷组织

  5.1 分类

  5.1.1 电网建设项目档案应进行科学分类,同一全宗下的电网建设项目档案应保持分类的一致性和稳定性。

  5.1.2 电网建设项目档案以项目为单位,对属于归档范围的工程文件进行分类。

  5.2 组卷

  5.2.1 组卷原则

  5.2.1.1 组卷应遵循文件形成规律和成套性特点,保持文件之间的有机联系。

  5.2.1.2 根据卷内文件的内容和数量组成一卷或多卷,卷内文件内容应相对独立完整。案卷、卷内文件不重份。

  5.2.1.3 案卷厚度宜参照 GB/T11822对卷盒的规定,按实际情况合理确定。

  5.2.1.4 独立成册、成套的竣工图、设备材料等项目文件,应保持其原貌,不宜拆散重新组卷。

  5.3 组卷方法

  5.3.1 项目前期、竣工验收、试运行、评价、项目档案管理卷等管理性文件,应按阶段、问题,结合来源、时间组卷。

  5.3.2 竣工图按专业组卷,宜保持设计单位的原卷册形式。设计变更文件应按专业、时间组卷。

  5.3.3 施工文件区分单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。按照开工报审文件、质量验评文件、施工记录、原材料质量证明文件、试验文件等顺序进行组卷。

  5.3.4 监理文件区分专业,结合施工技术管理、工程管理顺序和时间、文种等特征,按照施工技术管理、工程管理、设计监理、水保监理、环保监理、施工监理、工程初检、中间验收文件等组卷。

  5.3.5 调试文件,应按阶段、专业组卷。

  5.3.6 质量监督文件,应按阶段组卷。

  5.3.7 原材料质量证明文件,应按种类及进货时间组卷。

  5.3.8 设备材料文件按专业、厂家、台件组卷。

  5.3.9 招投标文件按专业、招标项目、标的组卷。

  5.3.10 项目维护中形成的文件材料,宜采取插卷方式放入原案卷中;亦可单独组卷排列在原案卷之后,并在原案卷的备考表中予以说明和标注。

  5.3.11 项目后评估、改扩建或重建所形成的文件材料应单独组卷。

  5.4 项目档案管理卷

  电网项目建设单位应编制项目档案管理卷。

  5.4.1 项目档案管理卷一般包括项目概况、档案管理策划方案及工作总结、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等内容。

  5.4.2 项目档案管理卷应编制卷内文件目录。卷内文件材料数量较多时,可分装数盒,形成若干分卷。

  5.5 案卷和卷内文件排列

  5.5.1 电网建设项目文件宜按系统性、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。

  5.5.2 案卷内管理性文件按问题,结合时间(阶段)或重要程度排列。

  5.5.3 施工文件按照单位工程、分部工程、分项工程、检验批等顺序排列。

  5.5.4 竣工图应按卷册顺序排列,卷内文件按图号顺序排列。

  5.5.5 设备文件按装箱单、合格证、说明书、图纸等顺序排列。装箱单包含目录的,也可以按装箱单的目录序号排列。

  5.5.6 项目档案管理卷文件按问题,结合时间(阶段)或重要程度排列。

  5.5.7 卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正文在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后;复文在前,来文在后。

  5.6 编号

  5.6.1 档号编制

  档号由全宗号、目录代号、标段号(为选填项)、分类号、案卷号组成,各项之间用“-”连接。

  档号构成示意如下:

  5.6.1.1 全宗号:公司各级立档单位的档案全宗代号。需向公司档案馆移交的重大电网建设项目档案,涉及多个立档单位形成的,全宗号由公司档案馆统一编定的进馆代号代替。

  5.6.1.2 目录代号:根据《国家电网公司供电企业档案分类表(6~9大类)》编写,由6位阿拉伯数字组成,其中电压等级的标识参照以下规定:

  “0”表示0-99千伏电压等级

  “1”表示100-199千伏电压等级

  “2”表示200-299千伏电压等级

  “3”表示300-399千伏电压等级

  “4”表示400-499千伏电压等级

  “5”表示500-599千伏电压等级

  “6”表示600-699千伏电压等级

  “7”表示700-799千伏电压等级

  “8”表示800千伏及以上直流电压等级

  “9”表示1000千伏及以上交流电压等级

  线路工程目录代号的第一位数标识电压等级,后五位数标识同一电压等级下建设项目的顺序号;或第二至四位数字标识同一电压等级下建设项目的顺序号,第五至六位数字标识工期(“01”表示新建工程,“02—99”表示扩建工程)、单位代号。

  示例1:

 

  示例2:

  变电、换流站(所)工程目录代号的第一位数字标识电压等级;第二至四位数字标识同一电压等级下建设项目的顺序号;第五至六位数字标识工期号,“01”表示新建工程,“02~99”表示扩建工程。

  示例:

  5.6.1.3 标段号:由两家及以上施工单位承担专业施工的单项工程,可根据工程情况,自行拟定两位数字标识标段号。如不需设标段号,可省略不填或以“00”占位。

  5.6.1.4 分类号:根据《国家电网公司供电企业档案分类表(6~9大类)》确定。

  5.6.1.5 案卷号:同一分类号下的案卷流水号,用3位阿拉伯数字标识,不足3位的以0补足,如“001”。

  5.6.2 卷内文件页号编制

  5.6.2.1 应按装订形式分别编写页号。整卷装订的,以卷为单位连续编写页号,各卷之间不连续编号;按件装订的,以件为单位编写页号,各件之间不连续编号。编写页号以有效内容的页面为一页。

  5.6.2.2 单面文件编页位置为右下角;双面文件编页位置,正面为右下角,背面为左下角。

  5.6.2.3 装订成套图样或印刷成册文件,已有页号的,不必重新编写页号;已有页号且编号连续无误的单件装订文件可不再重新编写页号;竣工图可不编写页号。

  5.6.2.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

  5.6.3 卷内文件件号编制

  5.6.3.1 件号即卷内文件的流水号,填写卷内目录或档号章时使用,填写在“序号”栏。

  5.6.3.2 件号用3位阿拉伯数字标识,不足3位的以0补足,如“001”。手工填写档号章的件号时,可从自然数“1”开始编写。

  6 装订

  6.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。文件装订前,应对不符合要求的文件进行修整。归档文件已破损的,按DA/T25予以修复。字迹模糊或易退变的,应予复制。

  6.2 文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于档案的保护和管理。装订应尽量减少对文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

  6.3 用于装订的材料,不能包含或产生损害文件制成材料的物质。不得用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

  6.4 卷内文件以件为单位装订时,如果文件较薄,可使用不锈钢订书钉。以件为单位装订的,应在每件文件首页右上方空白处加盖档号章,图纸宜在标题栏附近或正面空白位置加盖档号章。档号章应使用红色印泥,式样见附录图A.1。档号填写方法同5.6.1,序号填写方法同5.6.3。加盖档号章不得压盖原有字迹、线条。

  6.5 整卷装订或以件为单位装订的文件较厚时,宜使用“三孔一线”的方式在左侧部位装订,棉线装订结应打在背面,留不多于10mm的线头。

  6.6 超出卷盒幅面的文件应叠装成A4幅面,折叠方法见GB/T10609.3-2009。小于A4幅面的文件应粘贴在A4纸上再进行装订,粘贴材料应符合档案保护要求。

  7 编目

  7.1 案卷封面编制

  7.1.1 案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式(封面式样见附录图A.2,虚线内为提示项,印制时不出现)。

  7.1.2 案卷题名:应简明、准确、完整揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称(代号)、专业名称、卷内文件内容等;归档外文资料的题名及文件目录应译成中文。案卷题名原则上控制在50个汉字以内。

  7.1.3 立卷单位:填写负责组卷的部门或单位。

  7.1.4 起止日期:应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间,如20160101-20161010。

  7.1.5 保管期限:应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。保管期限分为永久、定期(30年、10年),可分别填写为永久、30年、10年。卷内文件保管期限不同的,应填写最长保管期限。

  7.1.6 密级:应填写卷内文件的最高密级。无密级的不填写。

  7.1.7 档号:填写方法同5.6.1。

  7.2 案卷脊背编制

  7.2.1 案卷脊背印制在卷盒侧面(见附录图A.3,虚线内为提示项,印制时不出现)。

  7.2.2 案卷题名、保管期限,填写方法同7.1,档号填写方法同5.6.1。

  7.2.3 案卷脊背项目可根据需要选择填写,保管期限、档号为必填项。采用内封面形式时,保管期限、档号、案卷题名均为必填项。

  7.3 卷内目录编制

  7.3.1 卷内目录应排列在卷内文件首页之前(见附录图A.3)。

  7.3.2 序号:应依次标注卷内文件排列顺序。

  7.3.3 文件编号:应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等;同类别的检验批质量验收记录、设备合格证等,编号连续的可填写起止编号。

  7.3.4 责任者:应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用“等”代替。

  7.3.5 文件题名:应填写文件原有标题。没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”。

  7.3.6 日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20100102。

  7.3.7 页数(页号):按件装订时应填写“页数”,即每件文件的页面总数。整卷装订时应填写“页号”,即每件文件的起始页号,最后一件文件填写起止页号。分别见附录图A.4.1和A.4.2。

  7.3.8 备注:可根据实际填写需注明的情况。

  7.3.9 档号:填写方法同5.6.1。

  7.4 卷内备考表编制

  7.4.1 卷内备考表式样见附录图A.5。

  7.4.2 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

  7.4.3 立卷人:应由负责整理本卷归档文件的责任者署名。

  7.4.4 立卷日期:应填写完成立卷的时间。

  7.4.5 检查人:应由负责检查本卷归档文件整理质量的审核者手写签名。

  7.4.6 检查日期:应填写案卷质量审核的时间。

  7.4.7 互见号:应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。

  7.4.8 档号:填写方法同5.6.1。

  7.4.9 卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。

  7.5 案卷目录编制

  7.5.1 案卷目录式样见附录图A.6。

  7.5.2 序号:应填写登录案卷的流水顺序号。

  7.5.3 档号填写方法同5.6.1,案卷题名、保管期限填写方法同7.1。

  7.5.4 总页数:应填写案卷内全部文件的页数之和。

  7.5.5 备注:可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

  8 排架

  8.1 电网建设项目档案整理完毕后排架应整齐有序,库位标识清楚,排架方法应避免频繁倒架。

  8.2 排架顺序应统一,案卷一般应按从上到下,从左到右的顺序排列。

  8.3 案卷在柜架上应保持适宜的饱和度,避免排放过挤增加案卷摩擦或排放太松影响库位有效利用。

  9 电子文件

  9.1 电网建设项目电子文件一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时,采取在线归档或离线归档向档案管理部门移交经过整理的项目电子文件,移交的电子文件在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致,且二者应建立关联。

  9.2 依托于国家电网公司相关信息系统形成的原生电子文件,应采用符合国家标准或转换成国家标准的文件格式;纸质文件数字化后的电子文件,应满足DA/T31的相关要求。

  9.3 电子文件存储后,存储介质应设置成禁止写入的状态。存储介质可选择光盘、硬磁盘等。离线存储应一式3套,一套封存保管,一套供查阅利用,一套异地保存。

  9.4 存储电子文件的介质或装具应贴有标签,标签上注明目录代号、编号、保管期限、制作日期等内容。存储介质为光盘的,归档标签应符合DA/T38要求。

  9.5 电子文件档号编制与实体档案档号编制保持一致。

  10 声像文件

  10.1 质量要求

  10.1.1 电网建设项目声像文件应按建设工程各阶段立卷,并与相应纸质档案建立相应的标识关系,其保管条件须满足照片、录音录像档案的保管要求。

  10.1.2 归档的图像、视频等声像文件材料应主题突出、曝光准确、影像清晰。数码照片应为JPEG或TIFF格式,像素要求800万以上,冲洗的纸质照片应不小于5寸。视频文件清晰度应达到高清分辨率。

  10.1.3 具有永久保存价值且反映同一内容的数码照片,应选择具有代表性的冲印纸质照片归档。照片应无污物、无破损、无划痕,满足使用、保管和存留的需要。

  10.2 分类

  工程项目声像文件根据变电站工程、线路工程、电缆线路工程、换流站工程和建设时间(阶段)分类。

  10.3 组卷

  按照工程项目建设阶段、来源和问题,按照业主、监理和施工分别整理成册或录入光盘、磁盘。

  10.4 编目

  10.4.1 声像文件应按册编目并著录案卷题名、立卷单位、立卷人、备注等有关信息。案卷题名应准确揭示声像文件材料的主要内容,能够反映所属工程建设阶段和来源,一般由“工程名称+项目部名称+资料内容和形式(照片、录音、录像)”构成。

  10.4.2 声像文件应在档案管理信息系统中逐件著录,文件题名应简洁,能够反映工程部位、主要工序及拍摄主题。册/盒/盘内文件应按时间结合问题进行排列。

  10.4.3 档号构成

  工程项目声像文件的档号由“全宗号-目录代号-档案标识代码-分类号-案卷号”组成,案卷号为同一形式档案下的流水号。

  示例如下:

 

  10.4.4 冲印入册的照片或以光盘、硬盘等载体形式存储的录音、录像等声像文件,应执行《国家电网公司照片档案整理规范》《国家电网公司录音录像档案整理规范》有关要求。

  11 装具及其制成材料

  11 装具及其制成材料

  11.1 纸质文件档案盒式样见附录图A.7。

  11.2 档案盒规格和制成材料

  11.2.1 纸质文件档案盒外表面规格为:310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。

  11.2.2 纸质文件档案盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

  11.2.3 电子文件载体的档案盒应符合《国家电网公司录音录像档案整理规范》装具要求。

  11.3 表格规格和制成材料

  11.3.1 案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为:297mm×210mm。

  11.3.2 表格宜采用70g以上白色书写纸制作。

  11.4 表格字迹应清晰端正。

  附录

 

 

  来源:国家能源局







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