档案保密知识,你知道多少?
2019-10-23 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  什么是档案?

  档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  要注重档案的安全保密

  档案与安全保密工作有着天然的联系,一方面,如果档案内容涉及国家秘密,那么档案关系国家安全和利益,应按照国家有关保密法律法规进行保护;另一方面,如果档案内容涉及企业商业秘密,则档案本身存在较大经济价值,可保证企业经济利益不受损失。

  2014年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)中明确提出:“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”。可见,档案安全保障体系建设已经上升为一项国家战略。新常态下做好档案安全保密工作,是档案部门和档案管理人员的“守土之责”,是普通公民的基本义务。

  

  

  档案安全保密法律法规

  中华人民共和国保守国家秘密法

  中华人民共和国保守国家秘密法实施条例

  中华人民共和国档案法

  中华人民共和国档案法实施办法

  各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定

  如何保护档案安全

  ★严格遵守、执行党和国家的保密制度,维护档案的安全、完整。

  

  

  ★加强档案管理,定期核查清点,防止丢失。

  

  ★涉密档案应存放在安全保密的场所,严禁乱扔乱放,离开档案室要关好门窗。绝密级档案要专柜保存。

  ★查阅、复印涉密档案或内部资料,应经领导审批,严格履行登记手续。不得向无关人员扩散、泄露查档内容。

  

  ★档案数字化加工要严格遵守保密制度,查看档案原件情况,明确档案文件资料是否属于国家秘密,必要时要征询档案产生单位的意见。

  

  ★保密期限已满的档案,要及时解密,档案上网前要做好信息公开保密审查工作。

  

  ★档案工作人员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施,避免或减轻损害后果。

  这些教训我们要谨记

  案例一:某县档案局在创建国家二级综合档案馆过程中,按照有关要求建立电子档案及网站查询系统,从社会上招聘了两名专业人员负责文件扫描、发布工作。由于该局信息公开保密审查制度存在严重漏洞,两名招聘人员将扫描后的档案资料直接上网发布,致使1份秘密级文件被擅自上传至该县档案局网站 “档案服务”栏目内,造成泄密。案件发生后,两名招聘人员被辞退,网站负责人、档案科负责人、档案局局长受到通报批评

  

  案例二:有关部门在保密检查中发现,某研究室返聘人员王某使用联网计算机处理涉密文件,造成泄密。经查,王某受研究室委托,撰写一篇有关原料处理工艺方面的文章,于是履行借阅审批手续后,到院档案馆借资料。王某所借档案资料中有一份为70年代的涉密文件,王某想当然地认为已经过了保密期限,可以解密了,于是没有采取保密措施。经有关部门鉴定,该资料虽然已经超过标识的保密期限,但仍属于机密级国家秘密。事件发生后,研究院给予王某党内严重警告处分,并予以扣除全年奖金、解聘等其他处罚;给予研究室负责人党内警告、全院通报的处理,并施以扣除半年保密津贴的经济处罚。

  

  案例三:2013年7月,某档案服务公司承担了某地方档案数字化工作。该公司数字化加工项目办经理宋某,为防止制作完成的数字化档案在处理中丢失,违规将5年多的包括涉密档案在内的所有电子档案信息带出委托单位,擅自违规存储在连接互联网的计算机中。经鉴定,其中涉及数百份国家秘密。事件发生后,该公司给予直接责任人宋某开除处理,某地档案部门对本部门责任人员也给予了相应的处理。

  

  涉密文件资料的立卷、归档  

  01.涉密文件资料的立卷、归档。

  涉密文件资料的立卷、归档工作,主要是按照档案法及其配套的法律法规和档案主管部门的要求办理。涉密文件资料在立卷、归档或者向档案馆移交时,应当对其密级和保密期限重新鉴定。属于本机关本单位产生的密件,凡是可以解密、降密或变更保密期限的,应当按照保密法规规定的程序进行解密、降密和变更保密期限,再移交档案馆馆藏。不属于本机关本单位产生的密件,原产生机关单位未作出解密、降密和变更保密期限决定的,不得擅自变更密级和保密期限。已经立卷、归档的密件,保密期限届满的,应当及时解密。

  需要立卷、归档的密件,在立卷、归档时经鉴定仍然属于国家秘密的,应当在档案卷宗封面或者首页上做出与卷内密件密级和保密期限相同的标志。卷内有多份密件的,卷宗封面或者首页按最高密级和最长保密期限做出标志。

  非档案管理人员查阅涉密档案,应当办理批准手续,并严格控制接触范围。关于馆藏涉密档案的密级及保密期限的变更和解密以及如何控制使用范围的问题,应按国家保密局和国家档案局制定下发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》办理。

  02.涉密载体的销毁。

  所有涉密载体均不得擅自销毁,严格禁止将涉密载体作为废品出售。销毁涉密载体应当符合国家关于秘密载体保密管理的规定,使用符合国家保密标准的销毁设备和方法,确保国家秘密信息无法还原。“无法还原”是指载体销毁后形成的残留物或残片上不存在可以读取的任何涉密信息,而且采用现有的技术措施无法恢复。

  涉密载体销毁的基本程序:送销前,机关单位应当认真履行清点、登记手续,报机关单位主管部门审核批准,并存放在符合安全保密要求的专门场所。送销时,机关单位应当分类封装、安全运送,并派专人现场监销。需要注意的是,涉密载体必须送交专门的销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁,禁止送交其他任何单位销毁。实际工作中,一些机关单位会有少量密级较高、需立即销毁的涉密载体,可自行组织销毁,但必须严格履行清点、登记和审批手续,并使用符合国家保密标准的销毁设备和方法。机关单位自行销毁使用的设备应通过保密行政管理部门的检测。

  涉密载体销毁的登记、审批记录应当长期保存备查。

  04.国家秘密的确定、变更和解除。

  国家秘密确定的基本程序是:在国家秘密产生的同时,由承办人对照保密事项范围提出定密的具体意见,再由定密责任人审核批准。使用保密事项范围,首先要准确理解保密事项范围规定中有关条款的含义,并依据本行业、本领域保密事项目录,确定本机关本单位产生的国家秘密事项的密级、保密期限和知悉范围。同时,对可能产生的其他工作方面的国家秘密事项,需要对照相关领域保密事项范围,不能仅局限于在本行业、本领域保密事项范围中“对号入座”。

  国家秘密的变更,应按照国家秘密确定程序进行并作出书面记录。国家秘密变更后,原定密机关单位应当及时在原国家秘密标志附近重新做出国家秘密标志,并书面通知知悉范围内的机关单位和人员。

  机关单位应当定期审核所确定的国家秘密,及时解密。解密主要有两种情形:一是自行解密,即具体保密期限已满、解密时间已到或者符合解密条件的国家秘密事项自行解密;二是提前解密,即机关单位定期审核所确定的国家秘密事项,不需要继续保密的,应当按照国家秘密确定程序及时解密并作出书面记录。国家秘密解除后,有关机关单位或者人员应当及时在原国家秘密标志附近做出解密标志,并书面通知知悉范围内的机关单位和人员。解密并不意味着可以公开,需要公开的信息应当由解密的机关单位经过审查后作出决定。