【业务交流】浙江省公安厅数字档案室建设实践与成效
2019-11-04 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  大数据时代,传统的档案管理方式已无法满足现实的需要,数字档案室建设势在必行。特别是十八大以来,浙江省公安厅党委按照习近平总书记在浙江工作期间作出的“档案工作正在走向依法管理,走向开放,走向现代化”的重要指示精神,持续强力推进公安档案信息化建设。2015年,国家档案局将浙江省公安厅列为首批国家级数字档案室建设试点单位。经过2年多的努力,2018年8月,浙江省公安厅数字档案室被国家档案局批准为“全国示范数字档案室”。

  坚持一条路子走到底 

  1.早起步,早规划

  “全国示范数字档案室”的成功创建,得益于浙江省公安厅多年来对档案信息化建设的不懈追求。1998年,浙江省公安厅开始使用计算机管理档案;2008年,在实现文书档案条目信息化的基础上,立项研发浙江公安档案信息管理系统;2011年起,有计划、有步骤地开展馆藏档案的数字化加工,每年新增档案数字化加工费用列入浙江省公安厅机关年度经费预算;2015年,联合浙江省档案局组织全省公安机关开展数字档案室创建工作,明确在2020年年底前完成市、县2级公安机关“规范化数字档案室”或“示范数字档案室”的创建任务;2016年,数字档案室创建工作纳入浙江省公安厅党委“云上公安、智能防控”大数据战略项目和“十三五”规划重点项目,为争创“全国示范数字档案室”夯实了基础,指明了努力方向。 

  2.同部署,同推进

  在数字档案室建设过程中,浙江省公安厅坚持上下联动、以点带面、整体推进。2011年,浙江省公安厅召开全省公安档案工作会议,部署数字档案室创建工作;2012年,以省级机关最高分通过省级示范数字档案室评定,为各地带好头;2013年和2016年又先后召开全省公安数字档案室创建工作现场会和推进会。浙江省各地公安机关你追我赶,争创数字档案室,截至2018年年底,全省45家公安机关单位通过省级示范数字档案室的评定。 

  3.强保障,强落实

  为创建“全国示范数字档案室”,浙江省公安厅党委高度重视,成立由常务副厅长为组长,厅政治部、办公室、警务保障部、科技信息化局、网络安全保卫总队主要领导为副组长,各部门负责人为成员的浙江省公安厅档案信息化工作领导小组和档案鉴定委员会,明确职责分工和任务清单,实行挂图作战。其间,虽然历经3任厅主要领导,但对创建工作始终思想不松、工作不断、力度不减,先后投入440多万元用于系统升级改造和数字化加工。截至目前,浙江省公安厅馆藏档案电子条目达48.4万条,档案数字化成果约217万页。同时,浙江省公安厅将档案信息化工作纳入厅机关各部门年度目标考核内容,由厅办公室、考核办、保密办、督察总队加强监督检查,确保工作落地落实。

  坚持一个系统建到底 

  1.统一管理系统

  2009年,浙江公安档案信息管理系统在全省公安机关全面启用。系统架构为省、市2级建库,建成了覆盖全省的公安档案信息管理网络,实现了省公安厅、市公安局、县公安局、派出所4级联通,既防止了各地重复建设,又为档案数据共享提供了基础支撑。 

  2.统一查询平台

  2012年,浙江省公安厅搭建了档案信息查询系统,并在浙江省公安厅公安网(政务内网)主页设立了档案信息查询系统的入口,全省公安民警凭借数字证书即可查询和下载浙江省公安厅机关档案数据,实现档案资源一处发布、全省共享。 

  3.统一升级改造

  按照信息化发展进程和档案工作的实际需要,浙江省公安厅先后于2011年和2014年对系统进行升级改造,增加了数字化成果的批量挂接、全文检索等功能。2017年,又根据国家档案局初验指导意见,将档案信息系统再次进行升级,实现与多个业务系统对接、自动采集电子文件元数据、照片人脸识别等多项创新功能,提升了档案工作的核心竞争力。

  坚持一套标准贯到底 

  1.规范基础业务体系

  先后制定《浙江省公安厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《专业档案管理办法实施细则》《声像档案管理办法》《电子文件归档与管理暂行办法》等一系列规章制度,对公安文书档案、专业档案、声像档案等的收集、整理、保管和数字档案的安全保管利用作出具体规定,为浙江省公安系统档案工作的规范开展提供了重要依据。 

  2.规范数字化技术标准

  为避免浙江省各地公安部门档案数字化工作零乱无序发展,浙江省公安厅依据国家档案局、公安部印发的有关文件,结合浙江省公安档案信息化工作实际,相继制定了《档案数字化技术规范》《数字化建设工作守则》《档案信息管理系统运维管理制度》《电子档案元数据方案》等技术规范,确保档案数字化工作有据可依、有章可循。 

  3.规范数字化成果利用审核制度

  浙江省公安厅制定了档案数字化共享成果发布前的审核程序、涉密档案查借阅制度和跨部门查借阅制度,保证档案数字化成果规范利用,确保档案安全。

  

  浙江省公安厅电子文件归档示意图

  坚持一条底线守到底 

  1.布建两张防护网

  即安全登录网和等级保护网。全省公安民警必须凭借公安数字证书才能进入档案查询系统,查询和下载浙江省公安厅机关档案数据,档案查询系统实现了登录、查询轨迹信息全程可追溯,能够防止无关人员利用工作便利登录系统;同时,浙江省公安厅委托专业的计算机信息系统安全等级保护评定机构,对档案信息系统进行全面的安全检测评估,目前,已通过三级等级保护评定,为确保数据安全架设了一道360度全天候的安全屏障。 

  2.严把三道安全关

  即严把加工企业资质关、加工现场安全关、成果利用审核关。严格按照公安部和国家档案局要求,在档案数字化加工外包招标环节,就要求投标企业必须具有国家秘密载体印制资质乙级(含)以上证书,从源头上杜绝无资质企业参与数字化加工。在加工现场安装视频监控,严禁工作人员将移动介质设备、手机等带入加工现场,计算机主机USB接口做封闭处理或者安装安全机箱物理隔离,民警现场驻守进行监督,数字化加工结束离场前移交加工用的电脑硬盘等,防止档案数据外泄。数字化成果在上网共享前,由档案部门初审后将数字化成果数据以光盘形式发给数源部门严格审核把关,部门主要领导需签字确认,以明晰责任,严防将敏感信息上网共享。 

  3.采取四种备份

  即同城异地备份、离线备份、异地容灾备份和登记备份。架构在公安网(政务内网)上的档案信息管理系统、查询系统实体机、虚拟机、小型机和阿里云存储实现了应用服务和数据库服务的双机热备及同城异地备份。脱机备份数据存放在库房保管,每半个月对存储硬盘进行通电检查。自2014年开始,与内蒙古自治区公安厅建立档案数据异地备份机制,共备份档案数字化成果9503万卷件,数据量达73TB。除采用3种常见的备份方式外,浙江省公安厅还将每年的数字化成果备份到硬盘,经加密、封装后移交浙江省档案局(馆)进行登记备份。2017年5月爆发勒索病毒事件,嘉兴、台州、衢州市公安局服务器均遭攻击,出现档案数据无法读取的情况,经紧急启用备份数据,不到半天时间系统就恢复正常运行,档案数据备份发挥了重要作用。

  坚持一个目标抓到底 

  1.搭建涉密单机版查询系统

  省、市、县3级公安机关均配置有涉密单机,民警需要查询档案时,办理审批手续后即可在涉密单机上查询和利用档案。截至目前,浙江省公安厅涉密单机已提供查询服务1.2万人次。 

  2.提供网上实时查询服务

  2018年,根据浙江省委、省政府“最多跑一次”改革工作部署,浙江省公安厅以“让数据多跑腿,让档案利用者少跑腿甚至不跑腿”为目标,将浙江省公安厅机关档案系统升级为全省公安档案共享查询平台,11个市公安局经过筛选的数字化成果上传至该平台,截至目前,已提供查询服务15.1万人次,实现公安数字档案全省可查、一网通查。 

  3.服务群众便捷化

  以前,海量的户籍档案以纸质形式存放在县级公安机关和各基层派出所,民警查询群众户籍档案时需要几个人一起帮助查找,或邀请知情的退休民警帮忙,甚至还要到其他部门查找或实地调查,费时费力。如今,户籍档案数字化后,民警只需登录档案信息查询系统,几分钟就能查到结果,查档变得快捷精准,基层民警和老百姓感受到了实实在在的便利。

  作者姓名:俞国孟 刘文萍 陈庆慧

  作者单位:浙江省公安厅、浙江省档案局

  文章来源:《中国档案》2019年第9期

  图表来源:作者提供