【业务交流】湖南省林业局数字档案室建设特色与成效
2019-11-27 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  近年来,湖南省林业局在国家档案局、湖南省档案局的指导支持下,不断推进档案管理科学化、制度化和信息化建设,取得了较好成效。2015年,湖南省林业局被列为首批国家级数字档案室试点单位,湖南省林业局高度重视,先后投入建设试点经费650万元,改善档案管理的软硬件设施,推动机关档案工作信息化、标准化和规范化建设。2018年12月,湖南省林业局数字档案室被国家档案局评定为“全国示范数字档案室”。

  主要做法

  1.领导重视是前提

  湖南省林业局坚持把档案工作纳入湖南省林业局发展全局进行统筹谋划,真正做到档案工作与业务工作同规划、同部署、同落实、同考核,为档案工作提供人、财、物等各方面的保障。一是组织保障有力。先后成立了湖南省林业局数字档案室建设试点工作领导小组、档案鉴定工作小组、网络安全和信息化领导小组,形成了“一把手”负总责、分管领导具体抓、办公室促落实的档案工作组织体系。二是规划保障有成。制定印发了《湖南省林业局数字档案室建设试点工作方案》,编制了《湖南省林业局数字档案室系统设计方案》,明确了“提高效率、规避错误、共享资源、统一平台”四大建设目标。在建设过程中始终遵循“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效。三是经费保障有方。将数字档案室系统开发、资源建设、测试推广、数据迁移、部署运维、等保测评、数字化加工等费用纳入预算,为数字档案室建设提供有力的经费保障。四是队伍保障有效。湖南省林业局档案室配备专职档案员1名、各处室兼职档案员33名,定期组织档案管理人员参加档案业务培训, 提升档案管理水平。

  2.基础设施建设是先导

  湖南省林业局严格遵循先进、安全、实用的总体要求进行机房建设,达到《电子信息系统机房设计规范》B级机房标准,全省14个市州林业局、122个县市区林业局、2065个林业基层单位与湖南省林业局实现互联互通。数字档案室现配备专用服务器4台,采用EMCVPLEX虚拟化云存储,建立本地数据容灾系统并部署了磁带库备份系统,确保档案数据安全。档案库房全库配备智能密集架、RFID智能档案系统,以全库密集架智能化为基础,深度集成数字档案室管理系统,基础设施配备齐全,办公、阅览用房和库房分离,为数字档案室建设奠定坚实基础。

  3.管理系统建设是重点

  按照《电子文件管理系统通用功能要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准要求,规范数字档案室管理系统功能设计。数字档案室管理系统门类齐全、功能完善,可以联接现有公文处理系统,支持电子公文实时在线归档,传统载体批量采集归档,实现了档案接收采集、分类编目、监督指导、检索利用、鉴定统计等全流程在线管理,通过了第三方软件测评,达到了《数字档案室建设评价办法》的要求。

  4.档案资源建设是核心

  2017年11月,湖南省林业局启动了数字资源建设的各项工作,较好地完成了档案资源体系建设。一是档案整理工作。完成了音像档案的规范化整理工作,其中照片档案3465张、录像档案315条,建立了音像目录数据库和音像数据库。二是档案信息著录工作。制定了《湖南省林业局档案著录规则》等标准,对库存档案案卷级、文件级信息进行著录,并按照《数字档案室建设评价办法》的要求在湖南省林业局数字档案室管理系统中补全档案信息,建成案卷级目录数据库和文件级目录数据库。三是纸质档案数字化工作。将2012—2017年库存文书档案和部分基建档案进行数字化加工,形成双层PDF文件,建立了文件级和案卷级目录数据库、全文数据库。四是加强涉密档案管理。将文书档案和基建档案中的涉密文件进行鉴定和重点保存,同时将保密文件目录交办公室机要室保存备案。

  5.制度体系建设是保障

  湖南省林业局建立健全了100余项档案管理制度和信息安全制度,构建了一套完整的制度保障体系。一是完善归档制度。根据档案工作管理实际,完善了文书、音像、科技、实物等门类档案的整理和归档工作,制定了《湖南省林业局归档电子文件分类方案》《湖南省林业局档号规则》等各类档案管理业务规范,确保各门类档案归档工作有规可依、有章可循。二是坚持部门归档。湖南省林业局建立了完整的档案管理网络体系,规范归档前端监督与指导,建立了平时收集整理与年终立卷归档相结合的工作机制,提高了档案归档质量与效率。三是完善安全制度。为做好档案特别是电子档案的安全保管工作,制定了《湖南省林业局电子档案管理制度》《湖南省林业局档案鉴定与销毁制度》《湖南省林业局档案安全保密制度》等规章制度,形成了较为完备的档案安全管理体系。

  特色与创新

  

  湖南省林业局数字档案室系统架构图

  1.全库房智能管理

  一是实体库房智能化。全库配备10列RFID智能密集架、30列普通智能密集架,深度集成数字档案室管理系统、RFID无线射频等技术,实现档案的精准定位、自动导引、自助上架、实时自动盘点调档、错架下架提醒等智能化管理。二是环境控制一体化。通过中央控制系统对档案库房内恒温恒湿控制系统、光源控制系统、多媒体控制系统、屏幕控制系统等进行集成,实现对库房的实时管控,进一步确保档案安全。三是安全保障规范化。全库配备智能门禁系统、安全防盗报警系统、数据库审计系统、漏洞扫描系统、防病毒系统、安全审计系统、Web应用防火墙、涉密文件保险柜等软硬件设备,并将库房与展示陈列区用玻璃隔断进行分离,保障了档案库房的安全管理。

  2.全流程在线管理

  一是门类齐全规范。湖南省林业局遵循实用性、全程性、完整性、安全性、系统性、标准化的原则,自主研发了数字档案室管理系统,包括文书、音像、科技(科研、基建)、林地、会计、实物六大门类档案,完善了各门类电子档案的编目、移交、接收、鉴定、统计利用和权限管理等功能,实现了各门类数字档案的全流程、统一集中管理。同时,增设个人资料征集模块,运用林权信息、森林资源、测土配方大数据、集成业务数据模块,实现业务数据信息的便捷查询,进一步丰富室藏资源。二是OA系统无缝对接。完善文档一体化管理流程,通过在电子政务系统中增加预归档功能,实现电子文件从OA系统到数字档案室管理系统的无缝对接和自动流转,自动预归档电子文件正本、定稿、花脸稿及其文件流转信息,确保电子文件各组件的真实性、完整性。三是在线实时归档。系统支持OA系统预归档、手工著录、批量采集、数字化成果导入等多种接收采集方式,支持文件送检、文件检测、退回调整、文件归档、档案接收等在线归档功能,实现电子档案及数字化副本同步归档的闭环管理。

  3.全方位检索利用

  一是数字资源丰富。目前,系统已建成包含90480条目录信息的目录数据库和包含65106件档案的全文数据库。数字档案资源覆盖文书、音像、科研、基建、林地、实物等门类,基本形成了“存量数字化、增量电子化”的数字档案资源建设机制和门类多样、资源丰富的数字档案资源体系。其中,存量纸质档案中在库保管期限为“永久”和“30年”的文书档案数字化率达100%,科研档案(2005年至今)、基建档案(2014年至今)纸质档案数字化率达100%,OCR识别准确率达95%以上。二是利用权限控制。目前,湖南省林业局在职干部职工可通过“湖南林业电子政务网” 在线查阅和利用档案资源。下一步,湖南省林业局将把档案利用覆盖范围拓宽至全省林业系统,并实行分级授权管理,完善电子档案数据利用审批制度,提高档案信息资源利用效率,实现数字档案资源统一管理、共享利用。三是检索方式多样。系统支持不设定检索字段的简单检索、跨门类检索、设定检索字段或逻辑关系匹配的高级检索及全文检索,查全率、查准率达90%以上,极大地提升了档案检索利用效率。

  数字档案室建设绝非一日之功,也不可能一劳永逸。接下来,湖南省林业局将把成功创建“全国示范数字档案室”作为工作的新起点,积极探索数字档案精准化、智能化、“一站式”的服务模式,全面提升档案管理和服务水平,让数字档案在“智慧林业”和生态强省建设中发挥更大作用。

  作者单位:湖南省林业局

  文章来源:《中国档案》2019年第10期

  图表来源:作者提供