建立档案应急服务机制 支撑突发事件应对处置
2020-03-17 来源: 中国档案报 【字体:   打印

  新冠肺炎疫情暴发后,北京小汤山医院设计方北京中元国际工程设计研究院在78分钟内就将相关设计和施工图纸提交给武汉中信建筑设计院,为火神山医院迅速建成作出了重要贡献。基于此,笔者认为,全国各级机构都应建立档案应急服务机制,将档案部门纳入各机构的突发事件处置组织体系中,以发挥档案的基础支撑作用,提高突发事件的应对处置能力。

  2018年,国家电网有限公司(以下简称国网公司)开展了电网企业档案应急服务机制研究课题,对目前国内外档案支撑突发事件处置工作情况进行了广泛调研,发现当前国内机构普遍未建立档案应急服务机制,仅建立了档案馆(室)自身的应急预案;各类应急预案中尚未将档案部门纳入应急服务体系,应急处置工作中大多是相关部门提出档案查阅要求,档案部门被动提供档案利用服务;档案部门总体上没能主动参与到突发事件的事前、事中、事后等处置过程中。

  虽然如此,但档案在应急处置工作中所发挥的作用却是举足轻重的。国网公司负责的供电服务面积覆盖国土面积的88%,所属各单位运营管理的线路和变电站工程多,加之各地自然灾害、突发事故等因素的影响,电网应急抢修抢险工作长期存在。电网工程档案真实记录了电网工程建设的全过程,也是开展抢险抢修、应急供电的重要依据和参考。2017年8月8日,四川省九寨沟发生7.0级地震,在电力抢险抢修过程中,国网四川电力档案部门同步应急,主动对接,通过工程档案资料优化抢修方案,仅花费55小时就完成抢修任务,提前120个小时实现了通电。此次新冠肺炎疫情期间,武汉抗疫一线的雷神山医院选址位于江夏区军运村旁,在其配套供电项目建设中,建设团队利用2019年世界军运会专题档案中相关供电路径图等档案资料,快速制定了供电方案,助力雷神山医院以3天3夜的超快速度完成了配套供电工程建设任务。洪山体育馆、武汉体育中心等被确定为“方舱医院”的重点场所,也是通过查阅军运会“一户一案”电子档案,借鉴其中的有益实践经验,为节约医院改造时间、挽救病人生命创造了有利条件。

  一直以来,国网公司高度重视档案资料在电网应急服务工作中发挥的积极作用,2018年,国网办公室组织开展了电网企业档案应急服务机制研究与探索,并陆续开展了试点实践。一是构建了档案应急管理机制模型。通过广泛调研和深入交流,辅以文献研究,构建了档案应急服务机制模型,包括档案应急服务支撑、灾后总结辅助决策支撑、档案信息资源保障、档案安全保障4个模块,使档案应急服务工作贯穿整个突发事件应急处置全过程。二是开展档案应急服务机制建设。为保证档案应急服务工作的顺利开展,国网公司按照《国家电网公司总体应急预案》规定的应急处置流程,明确了档案部门纳入机制,推动将档案部门纳入公司整体的电力应急服务体系中,建立了高效的联动机制,重塑了档案应急服务工作流程,完善了档案应急服务预案,明确了档案应急服务内容包括档案辅助预判、档案应急准备、档案应急处置等,确保做到灾前预防、灾中响应、灾后总结,使档案应急服务能够为突发事件的事前、事中、事后各环节处置提供全面支撑。三是完成了信息化支撑建设。为保证档案应急服务工作的顺利开展,国网公司建立了覆盖公司总部到省市县各级单位的突发事件档案管理模块,建立了增量档案资源库和档案应急服务资源库,积极完成各类应急事件处置专题档案建设,并嵌入档案应急服务资源上报和共享功能,建成了面向突发事件的档案应急服务支撑体系。四是开展试点实践和逐步应用。为确保档案应急服务机制顺利落地,国网公司确定了“试点先行、逐步推广”的工作原则。2019年,以国网安徽电力为试点,对相关工程档案资源进行整理与组合,使档案资源结构更合理,最大化地发挥档案在应急管理中的重要作用,取得较好效果。2020年,国网公司继续督促国网安徽电力、北京电力、四川电力等单位开展档案应急服务机制建设。国网公司开展的多项档案应急服务机制研究工作,不仅得到了国家能源局和国家档案局的高度认可,还被列入国家能源局《电力行业应急能力建设行动计划(2018-2020年)》重点工作。

  此次新冠肺炎疫情的发生,再次凸显了重大突发事件的突发性、复杂性、不确定性、对经济和社会影响大等特点。这些特点也增加了重大突发事件的应急处置难度,因此笔者认为,建立档案应急服务机制至关重要。如果能将档案工作的角色和流程纳入突发事件处置机制中,档案工作人员可以在第一时间发挥主观能动性,相关应急处置文件材料也可以被及时收集整理,形成各类突发事件应急处置专题档案。同时,借助档案利用成果和高质量编研成果,档案部门可以联合相关部门进行档案前置利用和研究,以提高突发事件应急处置的效率和效果。基于此,笔者提出3点建议。一是希望以此次新冠肺炎疫情为契机,国家档案局联合应急管理部等主管部门尽快出台相应指导文件,明确档案应急服务机制的组织、内容、保障等基本要求,推动档案部门第一时间加入重大突发事件应对处置工作中,第一时间提供档案服务,进一步发挥档案工作的基础性、支撑性作用。二是在相应文件出台后,希望国家档案局和应急管理部联合推动各行各业行动起来,尤其是推动涉及国计民生的机构、企业等立即行动起来,积极开展档案应急服务机制纳入突发事件处置机制的推进工作,并结合重大突发事件处置要求督导工作,确保档案应急服务机制高效运转。三是希望国家档案局和应急管理部等行业主管部门能利用相关专题展览、新闻报道等,对档案工作在突发事件应急处置中的典型经验和重大作用进行宣传报道,让社会各界认识到突发事件应急处置工作中档案发挥的重要作用,进一步深化档案保存社会记忆、传承传统文化、服务社会发展的全员意识。