【业务交流】中央企业境外档案管理研究
2020-03-25 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  国家档案局印发的《企业境外档案管理办法》,对我国企业境外档案管理提出了要求,有力地促进了企业境外档案管理工作。要将这些要求落地,还需要结合企业实际及企业所在国家和地区的不同特点,制定一套更加具体、操作性更强的制度体系,理顺境外档案工作体制机制,深化细化各项管理措施。本文以中国电力建设集团有限公司(以下简称“中国电建”)为例,就中央企业需要建立的境外档案管理体系进行了研究和思考,提出了研究内容、研究路线等设想。

  研究背景

  当前,中国电建在全球设立有300多个驻外机构,大量档案形成于境外。中国电建为进一步规范境外档案管理,维护企业合法权益,防止境外资产流失,依据《企业境外档案管理办法》及有关规定,制定了《中国电力建设集团有限公司境外档案管理暂行办法》,但考虑到所属企业境外档案工作水平、驻扎国家或地区的政治环境和相关档案管理的法律法规都有较大差异,该办法仍较为宽泛。同时,中国电建为加强境外档案工作进行了大量的探索和实践,通过建立境外公司档案工作的领导责任制、开展常态化的档案业务指导检查、实施境外档案工作绩效考核、搭建境外档案管理系统等方式落实境外档案管理有关规定,但对照中国电建境外档案管理现状与《企业境外档案管理办法》各项要求,仍存有较大差距。中国电建作为国际业务优先发展战略和践行国家“一带一路”倡议的“排头兵”,必须尽快弥补这一差距,而弥补过程又给中国电建境外档案工作实际带来诸多难题。

  中国电建基于现有的实践基础和经验,开展“一带一路”倡议下中央企业境外档案管理研究。研究拟以中央企业实施“走出去”战略和“一带一路”倡议为背景,在国家档案局经科司的业务指导下,以中国电建境外档案工作为研究主体,探索《企业境外档案管理办法》在中央企业境外档案工作中得以落实的具体方案和路径,建立一套适合我国企业境外档案管理的制度体系,向国内其他投资主体或母公司推广应用。这对于快速提升我国企业境外档案管理水平,满足企业境外业务发展需要具有十分重要的意义。

  

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  研究内容

  1.中央企业境外档案工作现状研究和分析

  这是开展中央企业境外档案管理研究的基础性研究,主要有:一是中央企业境外档案工作现状研究。包括档案形成情况,制度、人员、软硬件等情况。要通过现状研究,发现可借鉴的经验和做法,并发现中央企业在境外档案工作中存在的问题。二是中央企业境外档案工作的需求分析。结合企业所在国家和地区的特点,分析我国在境外设立企业,特别是投资型企业对档案工作的需求及特点,包括档案管理体制机制、档案管理制度、档案人员、档案设施设备、档案资源建设等。三是境外档案管理环境研究。主要研究境外国家和地区档案工作法律法规、制度规范,档案专业人员团队、档案管理技术等情况,结合境外企业档案管理典型案例分析验证环境影响因素。

  2.中央企业境外档案管理体制机制研究

  基于现状和需求的研究成果,在境外档案管理体制机制方面需研究:一是境外档案管理组织体系与体制设计。包括中央企业总部、所属国内投资主体或母公司、所属境外单位等不少于三级的档案管理机构岗位设置、职责分工,运行机制,以及档案部门与境外业务部门管理机构的关系,境外专兼职档案人员、境外业务人员的关系等。二是境外档案管理制度体系设计。包括各级档案机构需建立的境外档案管理制度及其内容范围,重点研究境外文件材料归档范围和档案保管期限。三是境外企业档案工作考核评价与提升。包括考核主体、客体、指标、方法、频次、结果运用与提升等。

  3.中央企业境外档案实体管理研究

  在境外档案实体管理方面需研究:一是境外档案管理流程研究。以国内档案管理流程为基础,研究符合企业境外档案管理的业务流程,实现归档快、成本低等管理要求。二是境外档案安全管理研究。包括档案分级的原则和方法、档案安全应急预案、基于共享中心模式的档案保管方案、档案运回方案等。三是境外档案利用研究。包括利用方式、渠道、方法等。

  4.中央企业境外档案信息化实施研究

  在上述管理流程及境外档案安全管理需求的基础上,提出企业境外档案信息化实施的路径,具体内容包括在不同国家和地区的企业导入档案信息化的时机、实施时序、电子档案管理系统功能和电子文件归档要求等,其中要特别关注境外业务电子邮件的归档管理研究。

  按照国内档案管理流程梳理,境外档案工作还应包括统计、鉴定、销毁等内容,因此,研究内容应基本包含但不限于以上内容。

  研究路线

  在国家档案局对企业境外档案管理的顶层设计下,中央企业可立足于当前境外业务发展优势,以自身为例,结合实际研究企业境外档案管理工作。通过文献研究法、调查研究法、案例分析法、统计分析法、软件工程法、建模法、总结归纳法等多种研究方法开展研究工作。

  1.基础研究

  运用调查研究法和统计分析法开展中央企业境外档案工作现状调研。设计中央企业境外档案工作现状调查问卷。为使调查问卷更具有针对性,设计对中央企业总部及其内设的境外投资管理部门、中央企业所属国内投资主体或母公司、境外单位提出不同问题的三种问卷。调研问卷回收后运用统计分析法对问卷进行统计分析,形成中央企业境外档案管理现状调研报告。为了更深入地了解境外企业档案工作现状及难点,必要时通过现场调研收集相关信息。

  运用文献研究法搜集境外国家和地区档案管理相关法律法规和制度标准,将这些法律法规和制度标准按大洲进行分类和排列,翻译并汇编成为境外国家和地区档案管理相关法律法规和制度标准手册。翻译的同时要注意统一协调档案专业术语,对英语国家的法律法规和制度标准建立英汉词语对照表,对非英语国家的要附有关说明。

  2.主体研究

  综合运用案例分析法、软件工程法、建模法、总结归纳法等研究方法,在中央企业境外档案工作现状和档案管理法规标准的基础上,从境外档案管理体制机制、实体管理和信息化建设等方面开展研究工作。在设计境外档案管理体制和组织体系的同时,同步开展境外档案管理工作流程研究和境外档案信息化路径研究。在进行境外档案管理体制和组织体系设计时,要明确从中央企业总部到境外单位及其档案管理机构的职责分工,厘清多级企业之间的制度关系和运行保障机制,建立制度标准体系。开展境外档案管理工作流程研究时,要结合境外国家政治环境特点,优化境外档案管理工作流程,提出境外档案安全保管的可行路径,设计重要档案运回的可行方案;在部分国家,重点关注应急预案的建立和实施。在开展境外档案信息化路径研究时,要基于境外单位现有软硬件及网络条件,提出境外电子档案管理系统的基本功能需求,提出单机版或网络版、标准版或高级版等不同版本电子档案管理系统的实施方案;鉴于企业开展境外业务多使用电子邮件,在境外电子文件归档方面,重点研究并设计电子邮件归档方案。在上述研究中,要遵循“双重遵从”的原则,即在遵从所在国家或地区法律规定的基础上,遵从我国的法律规定。

  3.研究成果

  通过以上研究,预期获得的成果可能有:境外国家和地区档案管理相关法律法规和制度标准手册、中央企业境外档案管理现状调研报告、中央企业境外档案管理研究报告、中央企业境外档案工作指南、中央企业境外电子档案管理规格需求说明书、某中央企业境外档案管理制度、标准(范本)等。在研究过程中,可能遇到若干中央企业解决不了的实际困难,需要国家帮助协调解决或给予政策扶持,由此还可为我国加强企业境外档案工作提出若干建议。

  作者单位:中国电力建设集团有限公司、国家档案局

  文章来源:《中国档案》2020年第1期

  照片来源:作者提供