看过来!企业档案寄存服务外包需要注意的几个问题
2020-09-10 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  本文看点:

  1.对企业档案寄存服务外包提供方有哪些要求?

  2.企业档案寄存服务需求包括哪些?

  3.招标选择档案寄存服务需要注意些什么?

  4.如何有效控制各类风险?

  随着国家行政事业性收费的逐步取消和减征,各级档案管理部门档案利用、档案保管等的收费也都先后取消。中国经济高速发展带来的档案文件数量激增,促使企业的档案服务外包需求市场不断扩大,按照市场机制运营已成为未来档案管理的一个新趋势新内容。国家档案局在档案事业“十三五”规划纲要中提出“鼓励档案社会化服务”,并于2017年8月发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》,这一管理性规范于2018年1月1日开始实施,是档案服务外包好的开端和新的起点。档案服务外包不仅是一种服务模式,也是对档案服务社会化、市场化、集约化理念的推广和发展。

  档案服务外包内容包括档案数字化、档案整理、档案寄存、档案培训等。其中档案寄存服务外包是档案服务外包的一种,它指的是企、事业单位与第三方档案保管机构签署合约,将本单位的档案文件委托第三方机构进行保管的一种档案管理方式,也称作档案托管。

  相对机关、事业单位而言,企业档案寄存服务外包走得更快一些,本文重点就企业档案寄存服务外包需要注意的几个问题进行初步探讨,以期对此项工作实际需要的单位或个人起到参考作用。

  1 对企业档案寄存服务外包提供方的要求

  档案寄存服务的双方,即档案寄存服务的需求方和提供方之间是一种商品服务的买卖关系。需求方想以较小的代价获得优良的档案寄存服务;提供方关心的是如何以最小的成本获得丰厚的利润。如处理好双方的差异获得优良的服务,是档案寄存服务需求方要认真解决的一个重要问题。对档案寄存服务提供方的要求涉及以下两点内容:

  1.1一看库房装具设施,即档案的存放环境

  能否提供足够的库房,最大限度地保护档案的安全与完整,保证寄存的档案不丢失、不缺少、不损毁、不泄密,安全第一,这是需求方的寄存档案的首要前提。

  档案寄存是否配备有档案密集架、专用档案保管箱、温湿度控制及防光防尘防虫防火等设施,是否具有监控录像系统、报警系统设备以及24小时专人值守等。

  档案库房建筑物房首先选择有自主房屋产权的,其次选择房屋租赁合同期长(30年或以上)的,三是有诸多长期寄存客户的且寄存营收稳定增长的。这需要通过调研和实地考察才能了解清楚。

  1.2二看寄存服务提供方管理团队的服务能力

  管理团队的服务能力是保证需求方的档案寄存服务是否完美无缺,档案利用是否及时准确快捷,档案存放是否安全的重要保证。服务能力分为基本服务能力和特定服务能力。

  基本服务能力就是指档案寄存的提供方的收纳容量、保管条件、借阅利用响应速度等。特定服务能力就是根据基本服务能力延展出来的为企业提供档案寄存以外的诸如档案整理、档案培训、档案工作方案策划、档案制度体系建设等档案管理相关的其它能力。

  从档案寄存服务提供方管理团队员的档案专业人数多少可以了解其专业性的强与弱;从其全体员工硕本专学历的比例情况可以看得出团队素质的高与低;从为企业员工缴纳社保及缴纳时间的长短可以看出该团队的稳定性和凝聚力。

  一个管理团队专业性强、队伍素质高、员工稳定性和凝聚力好的档案寄存服务提供方才是企业寄存需求方最好选择。

  2 企业档案寄存服务需求

  企业进行档案寄存之前要对企业所有档案进行一次区分与评估,弄清家底,划分出可以进行寄存的档案门类和数量,严格区分档案是否涉密,涉密档案不可以进行寄存。通过区分评估,确定比较实际的档案寄存服务需求,增强可操作性。

  2.1企业档案寄存服务需求,包括档案寄存范围、寄存时间、档案存储方式等

  2.1.1寄存范围:寄存的是纸质的档案还是文件资料,是纸质档案还是电子文件。

  2.1.2寄存时间:长期寄存还是短期(临时)寄存。

  长期寄存只要企业持续运营下去,档案寄存数量只会越来越多。其原因是没有配备专职档案人员,办公地点紧张,档案库房面积不足,档案数量增加较快。短期(临时)寄存是因企业办公地点临时搬迁,档案库房面积不足、档案安全得不到保障而将企业档案暂时寄存,一般寄存时间2-5年。

  2.1.3档案存储方式:对所需寄存的档案采用密集架寄存还是货架式存放寄存,弄清楚本企业档案寄存是侧重存放还是侧重利用。一般来说,利用率高的采用密集架寄存,以卷为单位进行调阅;利用率低的采用档案箱寄存,利用时以箱为单位调阅。

  2.2档案寄存需要的服务深度

  除了单纯意义上的档案寄存,在寄存业务的同时,是否需要提供方对寄存档案进行档案整理、档案消毒、数字化、录入档案系统等更进一步的服务。如果需要就必需考虑服务深度,并在寄存服务需求中明确提出。

  3 通过招标选择档案寄存服务提供方要注意的问题

  企业选择档案寄存服务提供方的方式多种多样,但不外乎商务洽谈、竞争性磋商、比价、招标等诸多方式来选择档案寄存服务提供方,大型企业、国有企业以招标方式确定档案寄存服务提供方的居多。

  企业招标工作主要内容包括:根据招标项目需求,按照招标预算,编制招标文件,通过发标、截标、开标、评标、确定中标人、签订合同等环节完成招标工作。其中编制招标文件中的项目需求最为重要。

  3.1招标的寄存服务需求要编写清楚。要全面细致、科学合理,要有针对性、合理性、保护性以及可操作性

  3.1.1招标项目服务内容按照档案寄存服务的收取、存放管理、借阅利用等环节,具体包括档案的清点、整理、登记、下架、装箱、搬运、消杀、上架、保管、调阅、送取等步骤。不同企业有不同的需求,根据实际写入标书即可。

  (1)基本要求:具有完善的档案管理外包服务管理体系,具备良好的合规性管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理水平。

  (2)法规/标准要求:要符合国家有关政策,严格按照国家有关档案工作的法律法规和业务标准开展档案寄存服务,做到规范化、专业化、保密化,必要时可在招标文件中列出需要遵循相关制度、标准名称及编号。

  (3)档案存储环境的要求:可以提供足够存储空间的档案专用库房,硬件设施条件必须达到档案“八防”要求,质量与标准应符合JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》的要求及《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》中关于档案库房建设及管理的相关规定。

  (4)档案库房安全要求:具备全方位的安保系统、24小时人工执勤、中央闭路电视监控、动态监控系统、电子门禁系统等。

  (5)档案内容信息保密要求:这一点非常重要。寄存服务提供方须与员工签订保密协议或承诺,确保员工无论其任职或离职都保证保守国家秘密、需求方企业商业秘密。若员工违反保密约定,寄存服务提供方要承担连带责任。未经需求方事先书面许可,寄存服务提供方不得向任何第三方披露存需求方档案(包括其他秘密信息或敏感信息)或擅自留存需求方档案(包括复制件);若被国家司法机关、国家行政管理机关依法要求披露该档案的,须立即通知档案寄存需求方。

  (6)提供利用环节的服务要求:调阅档案方便快捷安全,流程规范;使用提供方自备专用档案递送车辆,及时安全地提供各项文件递送服务;指派固定的档案递交授权人递送档案文件,确保档案安全。

  3.1.2招标项目服务内容之外还要写明档案寄存服务期限、履约保证金承诺等内容。

  3.1.3服务费、费用支付方式、税率等,是招标文件商务标部分的主要内容,多以表格形式体现。

  3.2要求投标人投标时提供包括以上需求的详细实施方案。

  3.3招标文件中要有档案寄存服务合同模板。在后文中会有阐述,这里不再展开。

  3.4招标主体:通过招标代理公司代为招标和企业自主招标

  3.4.1通过招标代理公司代为招标的,一般都是经政府公共资源交易中心进行公开招标,招标文件由招标代理公司编制,招标需求由实际的档案寄存服务需求方提供。

  需求方要积极参与招标文件的编制,特别是招标需求和合同,不能过分依赖招标代理公司,尽可能的介入保证档案寄存服务需求更具专业性和实操性。前期可以与招标代理公司或一些档案寄存服务提供方沟通取得相关招标投标资料作为参考,具有事半功倍的效果。

  3.4.2 档案寄存服务由企业自主招标的,招标人须具有招标经验,编制招标文件和组织评标的能力,整个招标过程要符合企业内部有关制度和流程,如招标立项、预算、招标方式、评标定标等。

  3.4.3企业自主招标一定要注意招标文件编制要依法、合规、严谨,招标需求与合同约定的服务内容前后约定保持一致。因为企业的档案部门是弱势部门,主动加强与企业招标部门的沟通,借助其部门优势,根据档案寄存实际需求把档案寄存服务的招标工作做好。

  4 档案寄存服务合同签署中需要注意的问题

  合同与选择合作方的方式是紧密结合的,无论是否通过招标确定合作供应商,都要严格对待合同的签订。合同内容主要涉及服务项目、服务标准、服务流程、监管要求等。

  4.1约定服务内容,要求与招标文件里的招标需求保持一致。

  包括但不限于寄存服务模式、业务内容、完成时间、工作要求、服务报酬、产权归属、违约后果、后续服务等。

  4.2约定制定保密条款,签订保密合同;约定合作期间获悉的经营信息要严格保密,并仅限于本合同使用。

  这些信息包括但不限于战略计划、经营数据、商业合同、客户信息、财务报表、价格信息、制度流程、统计数据所反映的任何其他信息等。未经对方书面允许,获悉方不得以任何目的或形式复制、使用或向他人透露。一旦出现档案信息泄露按照保密条款及法律追究相关责任人和责任单位。

  4.3约定其他事项如履约保证金及违约责任等。

  5 有效控制寄存服务过程中存在的各种风险

  档案的原始、唯一等属性决定了档案在寄存服务过程中面临诸多安全风险。要对其进行有效控制,确保企业档案的安全。

  5.1确保档案实体和信息安全是企业档案寄存的重要前提。

  5.1.1一是在招标需求中进行约定,不符合安全要求的通过招标予以筛选和淘汰;二是在合同中予以约定。如针对档案寄存服务提供方人员流动性较大的,会对需求方的档案实体和信息安全具有较大的风险。

  5.1.2通过与档案寄存服务提供方及其员工签订保密协议,约定处罚条款。

  5.2在具体合作过程中主动跟进、监督,确保寄存服务过程的档案资料安全

  5.2.1加强与寄存服务提供商的有效沟通,确定良好的合作伙伴关系,在相互尊重基础上以合同及制度约束双方的合作。

  5.2.2制定针对寄存服务提供商的管理制度,要求服务提供商定期提交巡查日志、监控视频等措施。定期对提供方的档案存放地进行巡视,检查档案箱(盒)的密封情况,一旦发现问题,立即要求提供方限期整改。

  5.2.3要求档案寄存服务提供方按年度提交公司治理报告或对其寄存服务质量、满意度情况进行综合考核等。

  5.3制定应急预案,防止突发事件。

  为防止应急突发的不可抗力的实践,减少档案损毁、损坏,应建立应急预案,包括应急接警程序、抢救档案措施、通讯联络等,必要时进行演练,保证应急预案有效。

  参考文献:

  [1]马钰.我国档案业务外包存在的主要问题及应对措施.档案时空.2013(10).

  [2]徐拥军,乔晓阳.《档案服务外包工作规范》解读.北京档案.2018(1).

  [3]李海英.如何做好档案托管工作. 中国档案.2014(4).

  作者:王在东(企业档案经理,副研究员)




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