业务交流】积极融入国家系统工程 持续做好抗战档案汇编
2020-09-22 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

 

  

  2016年,国家档案局决定全面系统地整理全国各级国家综合档案馆馆藏抗日战争档案(以下简称“抗战档案”),并将其列入国家重点档案专项资金资助项目,编纂出版《抗日战争档案汇编》(以下简称《汇编》)。

  山东省档案馆高度重视,抓住有利时机,积极融入国家系统工程。2017年,山东作为试点省份率先开展《汇编》编纂工作,为国家档案局在全国范围内部署开展此项工作提供了山东经验。

 

  国家档案局在山东召开

  《抗日战争档案汇编》交流研讨会

  全省编纂工作开展情况 

  1.建立全省的联络指导机制

  (1)转发《通知》,部署启动全省编纂工作

  《国家档案局关于开展〈抗日战争档案汇编〉编纂工作的通知》(以下简称《通知》)下发后,山东省档案馆向各市档案馆转发了《通知》,并对编纂工作机构组织、统筹规划、项目申报以及抗战档案摸底清查等提出具体要求。

  (2)建立体系,及时沟通工作情况

  山东省档案馆编研处专责人员与各市指定的编纂工作联络人员建立工作网络群,及时沟通交流工作疑难问题,及时调度掌握工作情况。

  (3)制定方案,全面推动工作开展

  省档案馆制定了《山东省〈抗日战争档案汇编〉编纂工作方案》,对全省编纂工作领导小组、编纂委员会等组织机构与职责作出规定,对省档案馆档案鉴定、扫描、编纂及对各市县档案馆编纂工作的指导等进行明确分工。

  (4)调研指导,突出重点及时跟进

  省档案馆加强对各地市的指导,开展了广泛的调研,召开了相关地市工作人员参加的《汇编》编纂工作座谈会,通过对入选《汇编》存疑的档案逐条调档,逐条审定,集中梳理了《汇编》的选材范围并制定选材原则;提前对德州市档案馆馆藏抗战档案逐条目审阅,提出编纂意见;专门赴德州市档案馆、日照市档案馆跟进督促指导;负责对各市《汇编》的复审工作,有问题及时沟通指导,督促各市及时整改。 

  2.完成全省抗战档案的摸底清查

  抗战档案摸底清查是编纂工作中打基础、利长远的重要内容。只有对馆藏摸得透,才能统筹掌握整体的编纂工作。

  (1)具体到页,完成全省抗战档案清查工作

  为详细掌握全省各级国家综合档案馆馆藏抗战档案情况,在摸底清查时,不仅要求清查抗战档案卷、件数量,还要详细统计到页。这对馆藏数量较为丰富的省档案馆来说任务相当艰巨。编研人员和信息技术人员克服种种困难进行整合汇总,按时完成了清查任务。

  (2)强化责任,完成各级综合档案馆的清查工作

  省档案馆在向各市档案馆转发《通知》的同时,要求各县(市、区)档案馆的《抗战档案清查情况报告》先由地市档案馆审核,然后再汇总上报省档案馆,强化了地市档案馆的指导作用,加上省档案馆的审核汇总,相当于过了两道审查关,这样能够确保更好地完成任务。经查,全省共有43家国家综合档案馆有抗战档案,包括省档案馆、13家市级档案馆、29家县(市、区)档案馆,涉及178个全宗、14568卷、92133件、847176页档案。

  (3)抽样测算,合理确定总体编纂规模

  省档案馆对馆藏清河区委、清河区行署档案进行了逐件甄选,在抽样测算的基础上,根据摸底清查掌握的各全宗的抗战档案分布情况,省档案馆测算的总体编纂规模为100册。其中,革命历史档案拟编纂60册,国民政府档案拟编纂20册、日伪档案拟编纂20册。各地市及县(市、区)档案馆拟编纂38册。对抗战档案较少的档案馆采取最后统筹的办法,集中编纂。

  3.编纂工作取得阶段性成果

  (1)2017年项目成果初现

  2017年,全省共有5家档案馆申报5种8册《汇编》项目,其中省档案馆编纂《渤海抗日根据地档案汇编》(1~4),青岛市档案馆编纂《伪青岛治安维持会档案汇编》,泰安、德州、菏泽市档案馆分别编纂《汇编》泰安卷、德州卷、菏泽卷。2019年8月,《渤海抗日根据地档案汇编》(1~4)作为全国2017年《汇编》项目的首批成果,由中华书局出版。其他4册也已陆续出版。

 

  山东省档案馆召开“红色档案汇编图书出版暨

  挖掘红色档案资源传承红色基因座谈会”

  (图为赠书仪式现场)

  (2)省档案馆召开出版座谈会

  2019年9月19日,省档案馆召开了“红色档案汇编图书出版暨挖掘红色档案资源传承红色基因座谈会”,重点推介了省档案馆抗日战争档案汇编和红色档案汇编两个10年工程,介绍了已出版的《渤海抗日根据地档案汇编》《山东人民支援解放战争档案选编》两种9册图书。省委党校、省委党史研究院、大众报业集团、山东广播电视台等部门和单位的领导专家应邀参会。与会人员一致认为,两种9册图书的出版是保护和开发红色档案资源的重要成果,为开展党史研究、进行理想信念和爱国主义教育提供了翔实可靠的档案支撑,为讲好红色故事、传承好红色基因注入了山东力量。

  (3)2018年后的项目进展情况

  省档案馆编纂的《胶东抗日根据地档案汇编》(1~5)已出版;《胶东抗日根据地档案汇编》(6~10)进入国家档案局复审阶段。2019年申报2020年《汇编》项目3个,共6册,分别为《滨海抗日根据地档案汇编》(1~3)、《鲁南抗日根据地档案汇编》、《鲁中抗日根据地档案汇编》(1~2)。

  4.完成既定编纂规划任重道远

  (1)抗战档案分布不平衡

  根据对全省抗战档案的摸底,山东的抗战档案分布很不平衡,基本集中在省档案馆。其他综合档案馆除青岛和已经完成编辑的泰安、菏泽、德州外,主要分布在济宁、烟台等地档案馆,抗战档案分布不平衡客观上造成馆际之间工作量的不均衡。

  (2)编纂进度有待加快

  《汇编》是一项国家级的重大项目。项目启动已有4年,省档案馆申报了20册的编纂出版任务,离10年编纂100册的规划相差还很大。各地市申报了7册的编纂任务,离38册的规划任务也很远,编纂进度有待进一步加快。

  (3)部分市县积极性不高

  造成部分市县积极性不高的原因:一是省档案馆的督促调度力度不够。二是各档案馆人员都很少,有的没有专职编研人员,往往一个人承担几项工作;有的编研人员被下派或被抽调,工作任务都很重,再承担大的编研项目有些困难。

  在编纂工作中的经验做法 

  1.合理编排

  省档案馆馆藏抗战档案资源较为丰富。抗战期间革命历史档案、民国档案、日伪档案存量大、涉及面广,过程中采取革命历史档案、民国档案、日伪档案三部分各自集中,不混合编排的方式进行编纂。首先,选择编纂革命历史档案,基于两方面原因:一是就馆藏来讲,革命历史档案比较完备,在全国比较具有代表性,档案存量较大。二是省档案馆在革命历史档案的编纂上有一定经验。省档案馆曾编纂过涉及不同选题的革命历史档案,出版《山东革命历史档案资料选编》等6种40余册,而对民国档案、日伪档案的编纂缺乏经验。其次,在革命历史档案的编纂中选择先编山东五大抗日根据地档案,因为相关档案全宗中有很多关于省一级下发的文件材料,如此可以最大程度上避免遗漏。

  2.体例选择

  就省档案馆抗战档案的摸底清查情况来看,省档案馆的革命历史档案是以全宗来分类的。结合山东实际,采取“组织机构——时间”的编排体例,可以更好更快地开展《汇编》编纂工作,同时可以实现对所有抗战档案的筛查甄选。

  3.选材原则

  除国家档案局要求的政治性、合法性、全面性、多样性选材原则外,山东根据实际,还突出了综合性,比如既有分阶段各个方面的总结,又有整体性各个方面的总结,取整体性总结;突出了典型性,对几份内容相近的档案,选取具有典型性和代表性的档案;突出了完整性,尽可能取表述完整的档案。 

  4.编辑工作

  《渤海抗日根据地档案汇编》所选档案资料,均为全文发表;原标题完整或基本符合要求的,沿用原标题,对原标题有明显缺陷或无题名的,进行了重拟;对档案无时间或虽有时间但不完整、不准确或者字迹不清的,进行了补充或考证;排版中尽量保持了档案原貌,对部分档案适当进行了缩放,力求整体美观;为保护个人隐私,涉及个人负面信息的对个人姓名进行了虚化。 

  5.大体流程

  在具体操作中,先是根据全宗目录内容,选取1937—1945年时间段内档案,逐份查看电子档案,初步选出与抗战相关的档案,做成目录。向信息技术处拷贝电子档案,打印出纸质档案,逐件编辑。对入选的档案,根据编纂规则,考订标题和时间。对不选的档案,标注残缺不全、非正式文稿、缺项严重等相关原因,并在打印档案中做出相应标记。省档案馆工作人员按册填写《编辑记录单》,在国家档案局下发的《编辑记录单》的基础上,增加了“题名”“责任者”“日期”“最终标题”等项,以此能更好地记录编辑过程。 

  6.统筹安排

  《汇编》项目由省档案馆编研处具体负责,没有外聘人员,也没有项目转包,目的是鼓励编研人员形成定期阅档的习惯,培养编研人员熟悉馆藏、研究档案的意识。项目采取专人负责、编研处人人参与的工作机制,工作压茬进行,最大限度地利用了时间,确保项目按时保质完成。

  编审中遇到的问题

  2017年以来,根据国家档案局的要求,省档案馆先后对省档案馆编辑的《渤海抗日根据地档案汇编》(共4册)进行了初审,对省内《汇编》菏泽卷、泰安卷、青岛卷、德州卷进行了复审,同时根据国家档案局的安排,对内蒙古卷4册进行了复审工作。在审稿中,发现存在着一些问题:

  1.关于选材

  省档案馆在审稿时严格按照国家档案局编纂规则进行,在对省档案馆和市级档案馆的选材上标准上略有不同。

  (1)对省档案馆入选档案从严掌握

  省档案馆馆藏比较丰富,可选择余地较多,所以在选材时尽量选择价值比较高的文件:一是严格选择收录范围的文件,所有上级单位形成的文件不收;二是严格按照开放鉴定的要求选材;三是从严把关,对部分容易引起歧义的文件进行剔除。

  (2)对各市档案馆入选档案从宽掌握

  各市档案馆馆藏抗战档案数量较少,在审核中从宽掌握,争取能收尽收。如菏泽卷,最初收录了很多上级文件,如中共中央、晋冀鲁豫边区、冀鲁豫行署等。按照编纂规则要求,上级机关形成的档案不在入选范围,因此对所选的中央及晋冀鲁豫的文件,复审建议不选;对于冀鲁豫行署、军区的文件,根据其馆藏档案情况及该地区历史,适当放宽入选标准,对于有价值的档案可以入选;对于冀鲁豫行署八地委等,则能选尽选。 

  2.关于标题及时间

  (1)机构名称不规范、不统一

  这种情况在各册中都不同程度地存在。首先,机构名称没有用全称,党委机构没有写“中共”,如“中共渤海区委”直接写成“渤海区党委”,这样不利于整个系统工程的统一,会给以后的目录检索带来一些麻烦。其次是机构的全称、简称在同一册书中并存,出现这种情况主要是引用原文件标题或者落款的机构名称,而忽视了全书要求的统一性。

  (2)内容概括不准确

  有的是概括不全面,只体现了一部分甚至是一小部分内容,而把主要内容遗漏;有的是内容概况不准确。标题拟定不规范的现象,各册都不同程度地存在。

  (3)发文、受文机构错误

  这种情况主要存在于青岛、德州市档案馆所选民国档案中。原因在于民国档案文种多,行文较为复杂,需要编纂人员熟练掌握相关知识。出现错误的原因,一是知识掌握不到位,二是没有对档案进行深入研读。

  (4)时间考订有误

  革命历史档案年代久远,行文不太规范,很多缺少明确时间,需要下大力气考订。档案馆工作人员在整理这部分档案时会另加封面及当时的考订时间,现在的编纂人员如果不加再次考订直接沿用这个整理时间,会造成时间考订错误较多。

  3.关于体例编排及编辑加工

  (1)编排问题

  各册在编排上各具特色,如青岛、内蒙古等地档案馆是按“专题——时间”编排,省档案馆、菏泽市档案馆等是按“组织机构——时间”排列,这个没有一定之规,只要科学合理、编排清晰就可以。菏泽卷最初的编排是大流水式,按照时间先后排列,第一次初审中,中央文件、晋冀鲁豫、冀鲁豫、冀鲁豫地委好几级的文件混在一起,复审建议在剔除不符合收录范围的文件后按“组织机构——时间”排列,先冀鲁豫,后冀鲁豫下辖的地委、专署进行排列。德州卷在开始编纂前省档案馆就编排问题与其进行了研讨,提出建议:一是革命历史档案、民国档案、日伪档案明确区分,不管各类档案的数量多少,都要单列;二是按革命历史、民国、日伪的顺序排列;三是把部分内容题材相同的有连续性的档案集中排列,把问题解决在初审之前。

  (2)《编辑记录单》问题

  《编辑记录单》要最大限度地反映编纂过程和编纂中出现的问题,目的在于留痕。在审稿中发现部分档案馆的《编辑记录单》填写不详细,特别是时间考订的依据没有写,给初审带来很多不便。

  (3)虚化处理

  由于是影印出版,山东卷对文件内容基本上没有做技术加工,都是全文公布,没有节选。除了山东省档案馆的《渤海抗日战争档案汇编》对部分涉及个人隐私的人名进行了虚化处理,其他各卷没有做技术加工。关于虚化处理的原则,主要是一些涉及个人的负面信息,对涉及此类问题的人名,如没有明确的结论,为谨慎起见,对其进行了虚化处理。对涉及根据地党政机关的一些负面信息,如果所占篇幅不大,只是作为工作中存在的问题,保持原样为宜。

  提交初审时,对于需要虚化的页面单独复印一份,把虚化部分标出,在页上方标明册号、序号、档号、图片号,便于出版社排版和以后核对。

  做好编纂工作下一步的举措 

  1.进一步提高认识

  开展《汇编》工作,是我国档案事业的一件大事。做好《汇编》工作对传承红色基因、弘扬抗战精神,对加强档案文化建设、弘扬社会主义先进文化、推进社会主义核心价值体系建设都有着重要现实意义。有抗战档案的国家综合档案馆必须进一步提高认识,增强做好《汇编》编纂工作的责任感和使命感,抢抓前所未有的历史发展机遇。要把《汇编》编纂工作摆到重要位置,完善编纂工作的领导体制。要建立以主要领导为组长的编纂工作领导小组,主要领导负总责,分管领导具体负责;要细化编纂责任,把任务落实到具体责任人,确保工作有人抓、有人管;要强化人财物的保障,为开展好工作提供强有力的支持。 

  2.要加强业务指导

  省档案馆要立足当前,谋划长远,对有抗战档案的各级国家综合档案馆进行广泛调研,制定具体可行的编纂工作时间表、路线图,明确目标任务和工作措施,倒排工期,确保如期完成任务;要加强编纂业务培训,根据各级档案馆馆藏抗战档案情况,采取集中培训、分地域培训、分档案类别培训等多种形式,全面系统指导各级档案馆理顺编纂体例范式,把好选材关口,做好编辑工作,尽量把编纂问题解决在初审之前,确保高质量完成编纂任务。

  3.要做好统筹安排

  《汇编》编纂工作是一项长期、系统工程,不是一蹴而就的。国家档案局对此做了详细考量,在经费方面予以充分保障。各级国家综合档案馆在编研力量不足的情况下,可以统筹安排工作。要学会借用“内力”,有效整合档案馆内《汇编》编研力量;要学会借用“外力”,可以加强与大学、社科研究部门的合作,可以充分发挥优秀离退休干部的积极性,也可以借助社会力量,从而实现双赢。 

  4.要注重编纂质量

  《汇编》编纂工作政治性、政策性都很强,要牢牢把握正确政治方向,严格按照国家政策法规办事,确保既出成果又不出问题。在《汇编》的选材上,要牢固树立政治意识,坚持正确的导向性;在《汇编》的编辑上,要精益求精,以“严”的精神和“细”的作风,深入研究问题,努力吃透编纂规则和要求,严格按照编纂规则和出版规范开展工作。 

  5.要用好出版成果

  山东省档案馆近期出版的档案汇编成果

  今后,《汇编》成果会越来越多、越来越成体系,用好用活这些抗战档案是各级国家综合档案馆的使命所在。要加大研究力度,培养一批抗战史研究专家,推出一批具有较高学术含量的研究成果,实现编纂与研究相辅相成;要挖掘抗战档案背后的故事,用百姓语言讲述、以艺术方式表现、借技术手段呈现抗战故事;要用好宣传媒体,扩大抗战档案文化渗透力;要借助大众传媒,用活自媒体,为文化传播注入现代传播元素,聚焦公众关注点和兴趣点,实现对大众人群抗战文化的深度渗透。

  作者单位:山东省档案馆

  文章来源:《中国档案》2020年第8期

  照片来源:作者提供




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