都是干货!关于档案分类整理的三大原则 可以收藏
2020-09-24 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  前言:

  我国档案界一般把档案划分为文书档案、科技档案、专门档案和音像档案(或特殊档案)四个种类,关于档案分类,一般来说就是根据档案的某种属性对其进行从上位类到下位类的逐级划分,把相同特征的档案集中到一起,使之占有一个固定的位置,经过连续划分行程层次,各类别按照层级关系组合为一个有机整体,使档案更加系统化、有序化。

  档案分类是一项重要基础性工作,如果文件分类不清、收集的档案归位不明,文件材料的组织体系混乱,整理编目也会杂乱无序,因此,如何使得每一份文件都能“适得其所”,是我们开展档案管理工作的关键一步。

  接下来小编整理了关于档案分类整理的三大原则,仅供学习参考,欢迎大家在底下留言。

  严整性规则

  分类的严整性体现在分类是否具有逻辑性。档案分类的结果是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的逻辑系统。档案分类要求在纵向上具有从属关系,在横向上具有平行关系,做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致,

  从纵向的从属关系来说,它表示大类和它所展开的各级属类之间的关系,即上位类和下位类的关系。上位类要能包含它所属的下位类,下位类一定是它的上位类的组成部分,两者之间是总体和部分的关系。即,下位类目的外延之和等于上位类目的外延。从横向的平行关系来说,它表示同一分类层次上的各类目之间的关系,即同位类之间的关系。同位类之间是互相排斥的关系,只能并列、平行,并使之界限清楚,而不能交叉重复。

 

  这里涉及到逻辑学上概念的划分问题。

  概念的基本逻辑特征是概念具有内涵和外延。概念的内涵是指反映在概念中的对象的本质属性或特有属性,即概念的含义,如,档案的本质属性是原始记录。档案的含义就是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。概念的外延是指概念的适用范围。比如,企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作档案都属于企业管理类档案。也就是说,概念的外延是指概念所反映的客观事物的"类"。因此,我们又可以说企业管理类档案有企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作四类档案。我们认识事物既要把握概念的内涵,又要把握概念的外延。概念的划分就是把一个大概念分为若干个小概念。被划分的概念叫"母项"(如,企业管理类档案),划分出来的小概念叫"子项"(如,企业经营管理档案、生产技术管理档案、行政管理档案、党群工作档案),划分的依据叫"划分标准"。

  逻辑划分应当遵循以下要求∶

  第一,划分必须穷尽。即划分出来的子项总和要等于母项的外延。这是我们在纵向上划分的要求。如文书档案以"年度一机构一保管期限"分类,在机构这一层次划分上要列出立档单位形成档案的所有内设机构,不能多也不能少。

  第二,每次划分必须坚持同一标准。这是我们在横向上的划分要求。同时,还要求划分的子项应当互不相容。例如,如果在科研档案划分为工业、农业、医疗等类的同时,又分为基础理论、软科学等类。前者按行业划分,后者按研究性质等标准划分,就会出现工业方面的基础理论研究项目档案是归工业类,还是归基础理论类的问题。这是由于后者与前者不是按同一标准划分,子项互相包含造成的。其结果是档案归类混乱、查找困难。

  效用性规则

  档案分类本身不是目的,而是科学管理的一种手段。效用性规则要求档案分类要适应不同种类档案及其管理的特点,满足档案科学管理和方便利用的需要。

  例如,分类的类目和层次的多寡问题。无论是分类层次,还是分类类目,都要适中。分类层次过少,类目也太少,就达不到分类的目的;分类层次过太多,类目也多,会因增加了头绪而使管理变得复杂。

  又如,类目对象的选择问题。档案实体分类的类目选择应以贴近文件材料产生的实际为佳。福建省科技厅于2005年建立"科技计划项目管理系统",课题的申报、评审等工作都通过网络在系统内进行。项目编号中有一个分类代号是与项目管理的业务处、中心对应的。比如,福建省科技档案馆的类目选择直接应用了"科技计划项目管理系统"中的这个分类代号。如农业类课题由农业处协调管理,在项目编号中用"N"表示,档案管理时也采用"N"作为档号的一部分,用以表示机构的类目,使档号与原有的项目编号对接起来,方便管理和检索。

  稳定性规则

  档案的分类,往往牵动着档案管理的全局。如果分类发生变化,排架、编号等相关工作也会发生变化,有些甚至需要从头做起。因此,不论是基层档案机构还是档案馆,必须保持档案分类的相对稳定性,不宜频繁地变更分类方法和分类体系。在确定分类方法和体系时也要慎重考虑,充分论证。

  当然,产生档案的社会活动不是一成不变的。社会活动的调整或改变,必然导致档案分类对象的变化。无论是分类方法,还是分类方案,适时地进行变动、完善也是必须的。




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