用数字档案馆引领现代治理和高效服务——南京市档案馆国家级数字档案馆建设纪实
2020-10-09 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

  2019年12月27日,江苏省南京市档案馆国家级数字档案馆系统测试现场,国家档案局专家组宣布,南京市档案馆通过数字档案馆系统测试,同意以“国家级数字档案馆”报请国家档案局审批。2020年3月13日,国家档案局下发通知批准同意。

  近年来,南京市档案馆始终以习近平总书记关于档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述为根本遵循,按照“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的要求,努力推进信息化条件下的档案馆转型升级,积极融入“互联网+政务服务”,不断提升档案馆服务能力和现代化管理水平,努力建设以数字档案资源为基础、安全管理为保障、高效便捷利用为目标的数字档案馆室体系。

  创新理念

  夯实数字化变革的基础

  南京作为省会城市,经济社会快速发展、公共治理日益进步、深厚的人文底蕴和学术氛围、人民群众多样化和个性化的需求,都对档案工作的开展提出了变革的要求。如何在新形势下加强档案管理,改进传统的管理模式,南京市档案馆清晰地认识到,建设数字档案馆是一项十分重要而又迫切的任务。

  2014年10月,南京市档案馆新馆建成启用。为打造更加完备的数字档案馆基础设施体系,新馆以更高的标准、更科学的框架、更严格的配置,重新规划安排了信息化功能用房,并持续建设了标准安全的中心机房,合理布局组建了局域网、政务内网、政务外网、互联网4条网络通道,加大投入完善了信息化设施设备。

  2015年,南京市档案馆制定了《建设数字档案馆三年行动计划》,全面铺开数字档案馆建设的基础工作。基于这样的目标,南京市档案馆领导班子多次向南京市委、市政府领导汇报,争取资金和政策支持。2016年至2019年,市财政总计投入1700多万元用于数字档案馆建设。经市编办批准,南京市档案馆科技处增挂数据管理中心牌子。馆内专门成立数字档案馆建设领导小组,全面指导与推进数字档案馆建设工作,相关业务处室牵头负责,按照目标任务分解方案,建设责任到人,压力层层传导,时间节点明确,确保高质高效。

  数字档案馆的建设和可持续发展,关键在于数字档案资源的支撑。为夯实基础,打造高品质的数字档案资源体系,南京市档案馆着力从以下两个方面入手。一是拓展数字档案室覆盖面。南京市档案馆努力争取全市各立档单位的支持,大力推进数字档案馆室一体化建设。截至2019年底,全市累计建成400多家省4A级以上数字档案室。其中,市审计局率先在全国成功创建了“全国示范数字档案室”,其独立式数字档案室基础设施完备,应用系统成熟完善、先进实用,数字资源齐全完整、归档及时、整理规范,在专业类电子文件在线归档方面成效突出。全市诸如审计、公检法等行业系统及建邺区区属一级部门、镇(街)等均已实现了数字档案室的全覆盖。二是深度整合数字档案资源。为了让档案数字化成果能更快地发挥服务社会的作用,南京市档案馆领导班子仔细考量,改变了过去先完成目录数据再扫描加工的数字化流程,确立了“资源优先”为原则的加工方案,优先扫描档案内容后整理目录。经过连续几年的不懈努力,南京市档案馆馆藏应数字化档案的数字化率自2012年底的5.9%增长到97.72%,数字化画幅总计达8774万页。此外,全市共建立开放现行档案文件级、开放民国档案文件级等37类专题数据库,总量近1400万条。其中,南京市档案馆有31类专题数据库,数据总量约477万条。

  全面推进

  共享数字档案资源

  在前期工作的基础上,为了探索一条适合南京的数字档案馆建设之路,南京市档案馆经过充分调研,并积极与业内专家座谈讨论,在上级业务部门的指导和帮助下,围绕数字档案馆总体框架和规范要求,制定了一整套档案信息资源互联互通、共建共享和有效利用的建设模式,搭建数字档案馆综合管理系统、查阅利用电子阅览系统、全市数字档案室系统、全市民生档案共享利用系统和核心数据库管理系统5个平台。

  在联通数字档案资源和实体档案资源的管理流程方面,南京市档案馆根据各类档案收、存、管、用各流程的不同节点和要求,设计开发更为科学的系统流程,让数据组织适配多种分类方式。数字档案的编目、关联、编辑、发布、导入导出、辅助鉴定等功能更加开放灵活,实体档案的调卷、出入库、位置等情况有案可据,便于进行不同情况下的档案资源分类统计,同步实现了数字档案的有序管理和实体档案的辅助管理功能。

  在联通全市数字档案资源管理平台方面,南京市档案馆宣传发动全市各区同步推进数字档案馆建设。目前,全市12个综合档案馆中已有10个建成全国示范、国家级、省级数字档案馆,为更好地实现馆际共享提供了支持。南京市数字档案馆还完善了市区两级档案馆民生档案共享平台,提供包括婚姻、招工、职称等专题目录数据,供机构单位和社会公众查阅利用,并将这些民生档案查阅服务向街(镇)、社区(村)延伸,打通查档服务的“最后一公里”。

  在联通全市数字档案馆室交互管理方面,南京市档案馆按照“统一领导、多方联动、分工协作、合力推动”的思路,努力构建在线归档、在线指导、在线管理、在线利用、在线进馆的档案管理模式,在政务外网安装部署全市数字档案室管理平台,对接各单位的自动化办公系统,实现文档一体化管理,并兼容文本、图像、音频、视频、数据库等不同类型数字档案,为馆室间从业务流到数据流的双向交互提供了有效途径。

  档案的便捷利用是数字档案馆系统建设的重要目标。在联通档案馆资源端和利用端的快速交流方面,南京市档案馆通过统计近几年不同网络环境下的档案利用需求,设计了高效便捷的利用端口,设置了利用登记注册、利用接待管理、利用审核审批、目录及全文检索、内容数据阅览、数据打印输出等功能,利用数字档案馆系统实现了档案鉴定划控、发布审批、编研利用质的飞跃,也为利用者提供了方便。

  在联通数字档案资源容灾保护网络方面,南京市档案馆形成了规模化的“电子档案备份中心”,成立了南京市电子档案(电子文件)备份(保管)中心,配置海量存储设备满足对各类数字档案进行不同级别的备份要求,并组织全市各区档案馆统一建设,在辖区内对各单位积极开展各类电子文件、电子档案、电子资料的目录数据、数字化全文、原生电子档案信息的备份保管工作,为立档单位提供统一的档案数据资源容灾保护。

  成果斐然

  档案管理变革纵深化

  在南京市委、市政府的重视和支持下,在国家和江苏省两级业务主管部门的悉心指导下,南京市数字档案馆建设逐步迈上新的台阶。

  2018年,南京市档案馆成功建成江苏省4A级数字档案馆;2019年,进一步提升数字档案馆平台系统各项功能,建设综合管理系统、查阅利用电子阅览系统、全市数字档案室系统、全市民生档案共享利用系统和核心数据库管理系统5大平台,功能涵盖档案接收、管理、保存、利用各环节,能满足各方实际需求,顺利通过了国家级数字档案馆系统测试。

  在南京市数字档案馆的建设过程中,“以需求为导向”不是一句空话,高效、便捷、迅速已成为常态,数分钟内查找目标内容、远程提供查阅利用的事例屡见不鲜。在今年抗疫过程中,南京市数字档案馆就曾数次为市民提供紧急远程服务。据统计,近3年来,南京市数字档案馆提供利用服务3.68万余人次,其中,2016年为8448人次、2017年为1.02万余人次、2018年为1.81万余人次,利用人次逐年上升,2016年至2018年年均查档利用1.22万余人次,远超每年2000人次的标准。其建立的民生档案数据库,从2012年10月至2018年12月,共出具各类证明材料近17.4万份,其中跨馆出证8200多起,为惠民政策的落实提供了有力的保障。一些市民还专程前往所在街道,兴致勃勃地查阅自己的民生档案。体验家门口的档案服务,俨然成为一种新的互动模式。

  数字档案馆撬动了档案管理与服务的变革,查阅档案的繁琐、复杂、奔波已成为历史,档案馆的数字化未来更加令人期待。在此基础上,南京市进一步探索专业档案信息资源建设,市档案馆全面接收了市社保中心54万卷(件)企业退休人员档案并进行数字化,各区档案馆开展了“乡村记忆”、土地承包等各类档案信息数据的接收……

  行百里者半九十。国家级数字档案馆的成功创建,既是阶段性的成果,也是未来发展的起点。大数据和人工智能时代的来临、“智慧城市”的发展为档案事业发展提出了新的课题。面对机遇和挑战,南京市档案馆始终坚持自我革新、扎实奋进的作风,推动全市档案事业迈向更加美好的明天。

  来源:中国档案报




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