【参考学习】如何做好企业档案管理工作?
2021-02-22 来源: 数字档案管理 【字体:   打印

   

  随着社会的发展,人们对于档案管理工作也越来越加以重视,通过它,可以记录下企业的发展历程,延续企业的文化及历史;又能帮助业务部门以档案材料为依据,吸取过往经验及教训,做出合理决策。

  档案管理工作不仅仅存在于企业单位的管理工作中,在各个领域都有它的身影,那么作为档案工作者,该如何进行档案管理,才能在维护企业经验及成果的同时,辅助企业更快、更好地发展?今天我们一起来聊下~

  1 做好前期准备

  档案管理涉及的面繁杂、广泛,需要档案工作者预先做好准备,才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

  ① 认识管理对象:什么是“档案”?并非企业经营过程中产出的所有资料,都能称之为档案。只有社会或个人在社会活动中直接形成,保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录,才能称之为档案。

  档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案,可参考以下这三点: 

  此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中,那么就不属于档案; 

  此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件,本质上是资源浪费; 

  是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

  ② 明晰管理范围:档案管理涵盖的范围很广,既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料,也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。与此同时,文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料,可以转化为档案的一部分;制度流程、企业文化等宣传色彩的材料,也是时常被归档的对象。

  但并非将以上材料全部进行归档,应考虑企业的实际需求,做到档案范围划分科学合理。

  ③ 组织人员配置:档案管理不是单打独斗,而应「统一指导、分级管理」。

  在设置专门的档案管理人员,负责拟定规划、制度及实施方法的同时,最好应在各部门配置相应的兼职人员,负责本部门材料的形成及收集。必要时,还应组织相关人员进行档案管理培训。

  例如:人事部、财务部、业务部中涉及敏感内容的文件,可由其生成部门自行管理,档案部实施监管。

  ④ 确定场地支持:应存放在哪里?在具备条件、符合需求的情况下,可将档案放置在档案室内;没有条件的情况下,也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

  归置档案的场地及设备应根据企业自身情况而定,既要保证档案安全性、私密性与完整性,又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求,量力而行。

  2 开展档案管理工作

  开展档案工作,要求档案管理人员具备耐心、细心的同时,又得具备原则性,严格按制度、规则办事。可参考以下流程开展整理工作~

  企业档案·文件点收

  文件结案移送归档时,依如下原则点收:

  1. 检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。

  2. 文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。

  3. 文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

  4. 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

  企业档案·文件整理

  点收文件后,应依下列方式整理:

  1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

  2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

  3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

  企业档案·档案分类

  1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

  2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

  3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

  4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

  5.档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

  企业档案·档案名称及编号

  1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

  2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

  3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  企业档案·档号编定

  1.案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。

  2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。

  3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。

  4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订则填写于右上角。

  企业档案·归档与档案清理

  1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。

  2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

  企业档案·保存期限

  文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

  2.10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

  3.5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

  4.1年保存:结案后无长期保存必要者。

  5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

  企业档案·档卷清理

  1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时, 依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必 要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

  2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。

  3 后期利用

  档案管理不是将档案整理完就算结束,让档案有效流通及利用,才是档案管理的终极目标。

  ① 建立查询、借阅等制度,让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用,文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

  档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用,档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同(公开、秘密、机密、绝密),制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

  ② 根据档案信息,为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中,就可收集相应的数据及建议。 

  文件审核过程,可检查公司各类工作流程; 

  文件接收过程,可依据数量梳理各阶段业务活跃度; 

  档案类别上,可看出各部门之间协作是否紧密;

  另外,档案管理人员还可对档案信息进行再加工,提供有效的档案产品。例如:对公司每年度打印机租赁费用进行汇总,为相关部门提供数据支持;对租赁合同进行分析梳理,可得出本年度公司设立了多少分公司,分局区域等信息。




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