【业务交流】异地查档 立等可取——江苏跑出长三角一体化民生档案在线查档“加速度”
2021-11-26 08:49:00 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  为推进长三角一体化融合发展,更好地回应群众诉求,大幅减少百姓往返档案馆查档次数,方便公众远程查询利用民生档案,近年来,江苏省档案部门积极联合省内外有关部门筹划开展民生档案便民服务平台建设工作,取得了显著实效。

  建设历程  

  2017年,江苏省政府《关于加快江苏政务服务网建设的实施意见》要求“加快推动功能性信息服务平台建设,提升公共服务便利程度和普惠程度”,这对江苏省档案部门快速响应公众对自身异地档案的查询和出证需要,将民生档案服务融入政务平台,减少民众不必要的时间和经济支出,提供了良好的政策环境和建设条件。2018年3月,苏浙沪皖档案部门签订异地查档跨馆出证协议后,江苏省档案部门随即展开了全方位的建设,包括成立专班、全省110家档案馆政务外网联网、政务外网资源配给、平台系统开发与硬件配置、完备政务外网与平台系统及硬件和电子签章,5方统合联调,提供跨省跨平台服务。

  1.成立组织

  2018年4月,江苏省档案局成立了民生档案苏浙沪皖区域协作便民服务工作领导小组,下设办公室,由分管副局长担任办公室主任,局社会事业处牵头,组成5个部门人员参加的工作班子,负责具体实施工作,加强全省民生档案跨馆便民服务协作。 

  2.调查研究

  为科学合理地开展民生档案便民服务平台建设,民生档案工作调研组赴江苏省张家港市、常熟市及浙江省、上海市实地调研,并按照《关于报送民生档案工作情况的通知》要求,对全省110家市、县(区)档案馆馆藏全部民生档案情况、民生档案利用情况、是否已经联通相关网络、是否已在政务内/外网部署服务器等硬件设备、查档大厅是否有政务外网入口、是否在当地政府政务大厅开设有查档接待窗口及档案管理系统情况、是否在政务网/互联网上部署民生档案专门利用系统等18项内容进行书面调查摸底。通过调查了解到,江苏省各级国家档案馆积累了数量巨大的民生档案,涉及婚姻登记、独生子女、出生医学证明、退伍军人、知青、学籍等,多达70余种。据当时的不完全统计,全省100家综合档案馆已建立民生档案文件级目录数据约4200万条,目录全文数据总容量达110T,具备优越的民生档案信息化服务资源条件。

  3.互联互通

  为加快平台建设,江苏省档案局(馆)与省电子政务办公室多次沟通协调,首先解决全省110家国家综合档案馆孤立不联网的问题。2018年5月,省档案馆以《关于将全省各级国家综合档案馆接入电子政务外网及申请省电子政务云平台资源的请示》向省政府作专门报告,获得了省政府主要领导批示支持。6月,省档案局(馆)发文要求各设区市、县(市、区)档案馆按照《关于配合做好全省档案部门省市县三级政务外网连接工作的通知》精神,积极做好电子政务外网接入工作。至6月底,在省政务办的优先安排并全力支持下,用了不到2个月时间,江苏省、市、县3级档案馆首次在省电子政务外网快速实现了互联互通。 

  4.建设平台

  2018年8月,省档案馆制定了全省民生档案便民服务平台建设项目方案,从项目概况、建设方案、实施安排、项目创新点、硬软件需求5个方面内容拟定了详细的方案,最终通过国家和省级专家评审。从动议到实现为百姓提供全程在线查档和出证服务,用了9个月时间,完成了通常需要2年左右才能完成的政务外网查档服务平台建设全套工作,修建了一条省内“高速路”,即在省电子政务外网上建成覆盖全省110家档案馆统一的省级在线民生档案查询和出证服务专用平台,成为全国首个覆盖全省域范围的在线查档出证平台,为公众提供了江苏民生档案查询快捷优质服务。 

   

  2018年12月,江苏省民生档案远程查档在线出证平台上线工作会议现场 

  5.提质增效

  2020年,为了进一步优化提升公共服务便利程度和普惠程度,江苏省档案馆与省政务办等相关部门提出了民生档案工作的新的目标设想,并被国务院办公厅电子政务办公室列入《2020年长三角地区政务服务“一网通办”工作要点》,明确江苏省档案馆承担“基于统一电子签章的长三角跨馆跨平台民生档案查询与出证试点工作”等重点创新工作。为探索开展试点工作,省档案馆主动协调省政务办、政务平台技术公司,对接安徽省档案馆及电子政务相关单位,开展平台各项建设。同年4月,确定与安徽省档案馆开展试点工作;8月,赴安徽省档案馆会商;10月,召标明确公司承担相关技术开发工作;11月6日,安徽省档案馆、安徽省大数据局和中信公司与江苏省档案馆、江苏省政务办、江苏省大数据管理中心6方进一步讨论跨区域跨平台互联在线出证试点的工作条件、实现路径和技术细节;12月23日,省政务办特事特办,在江苏档案馆申请的当日即制发长三角互认的省政务电子签章,经过两省6方的共同努力,完成苏皖跨区域平台民生档案在线出证试点建设,提供异地查档在线出证服务,普惠更多百姓。

  6.安全加锁

  政务外网环境下民生档案跨馆跨区域在线查档和电子签章远程出证服务是江苏省档案部门提高档案公共服务水平的重要举措。江苏在全国率先实现全省域民生档案便民服务全程在线查询和电子签章远程跨馆出证,达到从平台申请查询异地本人婚姻档案至档案证明到手,市民等待往往只需要几分钟的时间,查档服务高效便捷。而网络是有安全风险的,各级档案馆保留的涉及公民个人情况,如婚姻状况的民生档案,是国家档案资源重要部分,民生档案信息涉及个人隐私,查询和利用较为敏感,稍有不慎就可能影响公众权益,甚至引发危害社会安定的事件,所以必须严格处理好利用与保密、开放与安全的关系。为此,江苏省档案馆加快制定完善民生档案便民利用服务规范制度,为民生档案资源安全有效管理和利用加装“安全锁”。2020年12月,《关于加强民生档案管理利用工作的通知》出台,要求全省各级档案馆,一是规范民生档案进馆途径和范围。贯彻新修订的《中华人民共和国档案法》,坚持立法服务全社会和人民群众的价值取向,进一步依法加大民生档案收集力度,丰富馆藏民生档案资源,强化民生档案的社会服务功能。按照分级管理的原则,在各自分管范围内,收集接收各类民生档案。收集接收的民生档案门类应包括但不限于国家档案局《国家基本专业档案目录(第一批)》和《国家基本专业档案目录(第二批)》中规定的民生类档案。二是规范民生档案利用方法。跨区域民生查档平台是便民服务平台,要求全省各级国家综合档案馆根据民生档案的查档利用目的,执行规范、便民、高效的查档利用程序和途径。对于工作查考等查档需求,按照档案利用工作的相关规定办理。不得将民生档案数据库直接接入民生档案平台、政务外网或互联网提供利用。三是规范民生档案管理制度。要求全省各级国家综合档案馆应严格按照法律规定,制订完善的民生档案管理制度,对民生档案实体采取专库或专柜存放,对档案信息系统中的民生档案信息数据应实现专有数据库保存并严格控制查询和利用等权限,切实强化对民生档案的管控,在快捷利用的同时,实现对隐私权及个人信息的全面保护。

  实施效果

  在省委、省政府的重视和支持下,江苏省发展改革委、财政等部门抓抢机遇,联动建成全省民生档案便民服务平台,实现在全省统一使用电子签章在线出具档案证明,服务异地群众就业、买房、入学等需求,受到群众广泛好评。平台建成后,民生档案查询查档投入人力少、查档响应时间短、查档安全性能高。在省政务外网CA登录的安全环境下,使用平台电子签章系统,加盖统一的江苏省各级档案馆查档专用电子签章对外出证,全省区域内统一以电子签章出具档案馆藏证明,这在全国尚属首次。电子签章达到了安全、高效、便捷的工作目标,在着力帮助人民群众快速在线获取异地档案证明的实践中,打造出江苏省各级档案馆服务民生的新亮点、新品牌。

  截至2021年9月,全省各级档案馆使用省民生档案服务平台为长三角地区提供民生档案异地跨馆查档出证858人次,免除了百姓长途奔波之苦,服务民生收到实效。

  2018年12月26日,江苏全省民生档案便民查询在线出证平台上线工作会议召开。同一天,扬州市档案馆利用民生档案便民服务平台响应上海黄浦区档案馆的跨馆查档申请,成功快速出具档案证明,拉开了为长三角地区公众提供江苏民生档案优质服务的序幕。

  依托江苏省档案系统民生平台,便民快捷的服务每天都在进行,老百姓向档案馆工作人员亲切地竖起大拇指,称赞道“档案馆就像在家门口”。2020年,江苏省委常委秘书长郭元强、全国人大宪法和法律委员会副主任委员胡可明、中央档案馆馆长国家档案局局长陆国强及省政协原副主席张九汉等领导先后到江苏省档案馆调研,观看远程在线出证全过程并仔细询问民生档案服务平台建设情况,充分肯定了江苏民生档案异地查档在线出证便民服务平台建设为老百姓做了一件大好事,体现了长三角档案工作的高水平发展。

  作者单位:江苏省档案馆

  文章来源:《中国档案》2021年第10期

  照片来源:作者提供

  




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