政策聚焦:《中华人民共和国档案法实施条例》利用服务解读
2024-05-23 17:24:02 来源: 档案新闻工作室 闻档察社   阅读次数:

*本文是北京高校优质本科课程“档案管理学”与中国人民大学研究生精品课程“国外档案管理理论与方法前沿”的联合成果

引言

2024年1月12日,国务院总理李强签署第772号国务院令,1月25日公布《中华人民共和国档案法实施条例》(简称《实施条例》),自3月1日起施行。此后,《实施条例》的深入解读和全面宣贯成为档案工作走向法制化的必然要求。

档案政策法规是国家发展意图和档案工作实践相衔接的表征。2020版《中华人民共和国档案法》(简称《档案法》)颁布实施后,小编团队曾推出原创推文——研究思考 | 2020版《档案法》利用服务新探。那么《实施条例》中档案利用服务的相关条文有哪些,其与旧版《中华人民共和国档案法实施办法》(简称《实施办法》)有何异同之处?相关条文反映出当前档案利用服务有哪些基本特征?其现实遵循和未来走向如何呢?一起来看看吧。

新版《实施条例》与旧版《实施办法》的异同

除名称有所调整外[1],在形式层面,《实施条例》相较《实施办法》而言条目增多但字数减少。其原因或在于:

其一,条目增多。作为《档案法》的配套行政法规,《实施条例》中档案利用服务相关内容是对《档案法》各项规定的细化规定和落实落地,需要具有较强的可操作性;同时针对实践中急需解决的新问题,需及时将成熟的经验做法上升为制度规定[2],因而具体的解释性(阐释)和补充性(细化)条目增多。

其二,字数减少。原因在于《实施条例》的语言表达更为简洁凝练,即其既对档案法中已有明确规定的内容不作重复,又删除了不必要的繁杂表述。

在内容层面,《实施条例》的变化主要表现在以下三个方面:1.细化档案开放审核机制;2.创新档案利用服务形式 3.鼓励开发传播档案资源

一、细化档案开放审核机制

走好利用服务的“最先一公里”

——浙江省衢州市柯城区积极抓好档案开放审核

时间:2024-04-01

来源:中国档案报 

网址:http://www.zgdazxw.com.cn/news/2024-04/01/content_344530.htm

截至2023年底,浙江省衢州市柯城区档案馆已完成馆藏69个全宗15.9万余件到期档案开放审核工作,并提前完成2000年前满25年馆藏档案开放审核工作任务。其工作亮点在于:

一是加强领导,落实责任,强化档案开放审核工作组织建设。将档案开放审核工作列入年度工作清单,对到期档案进行全面梳理,制定《2023年度馆藏档案开放审核实施方案》。成立专项领导小组,对开放审核工作的标准依据、鉴定范围、工作方法、人员和时间安排以及质量安全等作了详细要求并将任务分解落实到人。主动与档案形成单位联合开展开放审核以及审核成果数据对接。

二是以数字化转型为牵引,促进开放审核工作提质增效。利用智能开放审核系统,形成1500余个限制词库。在初审阶段启用本馆智能开放审核系统和浙江省档案馆AI审核系统双重配合。智能系统对非涉密的原始档案数字化副本和档案著录信息同时进行审核,逐条给出控制理由并标记审核状态,对于其无法判断的,再由人工审核。

三是强化奖惩,激发工作积极性。将开放审核工作列入年度考核任务,对不积极的单位以“七张问题清单”形式进行督办。对表现先进的工作人员进行表彰和奖励。

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档案开放是社会公众接触和利用档案的重要途径,开放审核是档案封闭期缩短后确保档案开放工作安全有序的重要前提。《实施条例》在《档案法》第三十条明确档案开放审核主体的基础上,还进一步:

①明确档案形成单位或者保管单位的“初审”职责。要求其在档案移交进馆实附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等,由此发挥上述部门熟悉档案内容的优势。

②补充档案形成单位或移交单位发生撤销、合并、职权变更等情形时档案的开放审核规定,为现实实践问题提供明确的法规指引。

③强化档案主管部门在开放审核工作中的监督权责,指出县级以上档案主管部门应加强对档案开放审核工作的统筹协调。

上述案例中衢州市柯城区档案馆不仅构建了馆藏档案开放审核协同机制,还通过强化开放审核工作的组织建设、技术赋能和奖惩激励提升档案开放审核实效,由此走好档案利用服务的“最先一公里”,在档案开放审核常态化发展背景下,其依法推进档案开放审核的实践探索和创新经验值得推广借鉴。

二、创新档案利用服务形式

湖北 查阅利用服务跑出“加速度”

时间:2024-01-22

来源:中国档案报

网址http://www.zgdazxw.com.cn/news/2024-01/22/content_343896.htm

湖北省档案馆实行线上查档与线下查档并举,快递邮寄与电子邮件并用,有效提高查档效率,查阅利用服务跑出“加速度”:

一是全面推进线上查档。实现全国档案查询利用服务平台与湖北政务服务网、湖北省档案资源共享利用平台等无缝对接,持续全面深入开展跨馆异地查档工作。2023年共受理线上查档及跨馆异地查档申请5328人次,占全年查档总人数的35.4%。

二是着力优化查档流程。加强与国家档案局、湖北省政务办沟通衔接,确保网络查档平台畅通;与省教育厅、省教育考试院共享馆藏学历档案数据,为学历档案查询及学历认证提供便捷化服务;及时根据利用者反馈意见,完善线上查档界面,简化申请步骤。

三是广泛宣传查档方式。在湖北档案信息网显著位置流动公示查档指南及查档公告;日常电话咨询中指导利用者提交线上查档申请。在统筹微信公众号、报纸、媒体、网络等多途径宣传下,2023年线上查档人数较往年增加3464人,提高185.8%。

湖北省档案馆花山馆查阅大厅(来源:湖北省档案馆 公众号小察评新闻

《条例》将原《办法》的第二十一条“各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件”,细化扩展为“国家档案馆应当明确档案利用的条件、范围、程序等,在档案利用接待场所和官方网站公布相关信息,创新档案利用服务形式,推进档案查询利用服务线上线下融合”,为新时期档案馆创新档案利用服务形式提供更为规范性、更具可及性、更具灵活性和更具引领性的法理依据

分析上述案例,湖北省档案馆既制定了较为明确的查档规则,又通过多途径宣传档案利用方式,还通数据共享和平台对接创新档案利用服务方式,体现了该馆对《实施条例》的积极贯彻与主动实施。未来,如何进一步强化档案服务的可及性,加大档案资源的共享力度,丰富档案服务通道,提升档案利用服务效能,是包括《实施条例》在内档案政策法规建设需要持续深化和细化的重点。

三、鼓励开发传播档案资源

01

浙江杭州市档案馆联合多家单位推出“一眼百年 点档成案”研学活动

时间:2024年5月14日

来源:中国档案报

网址:https://www.saac.gov.cn/daj/c100326/202405/f786f07c388c4293b9403abfaf339092.shtml

日前,浙江省杭州市档案馆联合浙江在线新闻网站,携手杭州第七中学、浙江外国语学院推出“一眼百年 点档成案”研学活动。活动拟通过一个月的时间,组织中外学生通过老照片临摹、同角度写生、自主再创作等方式,借助老照片和杭城新绘画的“古今对话”,展现新中国成立以来伟大发展成就,展示杭州百年蝶变。下一步,市档案馆还将联合浙江在线、《杭州日报》、华数传媒等实时推送作品合集,并开展《外国人眼中的杭州》老照片和学生手绘新杭州作品专题展览。

图片来源:中国档案报

02

河北清河 档案助力区域特色产业发展

时间:2024年4月24日

来源:中国档案资讯网

网址:http://www.zgdazxw.com.cn/news/2024-04/24/content_344732.htm

近期,河北省清河县档案馆立足工作职责,对馆藏特色产业档案进行深度挖掘,助力区域产业发展。县档案馆梳理羊绒、汽配、旅游等特色产业发展历程档案,整理历届“羊绒交易会”“汽车配件交易博览会”“张氏祭祖大会”等重大活动档案,接收摩托拉线、硬质合金、耐火材料特色产业档案进馆,并按照政策文件、产业发展、领导关怀、匠心人物、活动宣传5大模块进行分类。

下一步,县档案馆将积极为党委政府中心工作及各部门研究制定产业政策提供资政参考,并通过举办展览、拍摄视频等各种形式进行展示和传播,充分发挥档案服务效能。

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从细化档案开放审核到创新档案利用服务形式,再到鼓励开发传播档案资源,可以说,《实施条例》档案服务相关内容关涉档案服务全生命周期,最终聚焦档案资源的深度挖掘、档案价值的彰显实现、档案文化的广泛传播。上述案例中表明在实践中,不同档案馆不再局限于基本的档案查档服务,还因馆制宜主动探索富有特色的档案资源开发和传播方式,由此唤醒沉睡的档案资源,充分发挥档案资源的信息价值和历史文化价值。

值得关注的是,《实施条例》除第四章要求根据国家和社会需求开发利用和提供传播档案资源外,还要求进一步挖掘档案数据资源,为档案数据服务做好资源储备,如在第四十二条提出“国家鼓励有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作,加强档案资源深度挖掘和开发利用”。

结语

档案利用服务是档案工作的逻辑起点和最终旨归,可以说,从人类将原始记录固化和存储的思维萌发那一瞬间,人们利用档案资源以鉴古知今、启迪当下、洞察未来的服务期许与美好愿景便与之俱存了。法者,治之端也。《实施条例》中有关档案利用服务的内容,既可以为新时代档案服务深化发展提供法理依据,还能为中国特色档案利用服务理论研究提供方向指引。

事实上,小编团队在黄霄羽教授的指导下长期关注国内外档案利用服务理论与实践前沿,如上期推文即介绍了国内外档案资源在线获取的实践动态与理论思考,此前还围绕档案利用服务专设地域采风栏目,以期在“中外互鉴”基础上挖掘和构建具有中国特色的档案利用服务理论与实践。未来,小编团队将深入开展档案数据服务、档案资源共享机制、面向不同场景赋能的档案资源开发和档案文化传播等理论研究,为《实施条例》的宣贯和推进贡献专业力量。



参考文献

[1] 湘潭大学陈艳红教授根据《行政法规制定程序条例》和《规章制定程序条例》的要求,提出将“实施办法”更名为“实施条例”是区别于原《实施办法》的重要变化,有利于公众在形式上通过其名称来正确判断《实施条例》作为行政法规的效力位阶。

[2]《中华人民共和国档案法实施条例》解读[J].中国档案,2024,(2):22-23.

*本文图片均来自网络,如侵权请联系作者删除

文案 | 靳文君 刘洋


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