一、部门职责登记表

二、与相关部门的职责边界登记表

三、海口市档案局事中事后监管制度

第一项  违反档案法律法规规章事项的监督检查

为加强档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《海南省档案管理办法》《海口市档案管理办法》等有关规定，结合我市实际，制定如下监管制度：

（一）监督检查对象

国家机关、社会团体、企事业单位及其他组织以及档案管理人员、档案利用人员。

（二）监督检查内容

检查是否违反档案法律法规规章，重点检查下列事项：

1.是否存在损毁、丢失属于国家所有的档案的行为；

2.是否存在擅自提供、抄录、公布、销毁国家所有的档案的行为；

3.是否存在涂改、伪造档案的行为；

4.是否存在擅自出卖或者转让档案的行为；

5.是否存在倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的行为；

6.是否存在不按规定或者不按期移交档案的行为；

7.是否存在明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的行为；

8.是否不按规定完成档案整理归档工作的行为。

（三）监督检查方式

1.举报检查：根据群众举报、投诉进行检查。

2.实地检查：对各国家机关、社会团体、企事业单位及其他组织以及相关人员执行档案法律法规规章情况进行检查。执法检查原则上为每年一次。

（四）监督检查措施

1.要求被监督单位提供或报送有关资料；

2.查阅被监督单位资料；

3.就监督事项向有关单位和个人进行调查，并取得有关证明材料。

（五）监督检查程序

1.制发监督检查告知文件或通知，监督检查人员向被检查单位或相关人员出示有效执法证件，说明来意，告知其享有的权利和应当履行的法定义务；

2.监督检查人员对被检查单位或相关人员是否执行档案法律法规规章，有无存在违反档案法律法规规章行为并造成损失情况实施检查，制作检查记录，交当事人确认签字；被检查单位的有关负责人拒绝签字的，执法人员应当将情况记录在案；

3.发现被检查单位或相关人员存在违反档案法律法规的行为，调查取证，业务指导科负责人初审，分管副局长审核，局务会作出决定，制作相关法律文书。

（六）监督检查处理

1.发现被检查单位或相关人员有违反档案法律法规情形，应责令改正的，明确改正要求，限期整改；

2.发现被检查单位或相关人员有违反档案法律法规情形，应予以行政处罚的，及时查处；

3.发现被检查单位或相关人员涉嫌犯罪的，及时移送司法机关，依法追究刑事责任。

第二项  档案安全事项的监督检查

为切实改变“重指导、轻监管”局面，加强档案实体安全和信息安全监管，特制定如下监管措施：

（一）监督检查对象

国家机关、社会团体、企事业单位及其他组织以及档案管理人员。

（二）监督检查内容

单位档案保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、规范性文件中有关档案安全规定。主要检查下列事项：

1.是否建立完善了覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的档案安全工作机制。

2.档案登记备份工作是否法制化、规范化、常态化，对重要档案是否采取了异地备份，对重要电子档案是否采取了异地异质备份。

3.档案室(馆)的硬件设施是否具备档案安全保障能力，是否符合档案“九防”要求。

4.是否建立了规范的档案信息管理系统安全防护体系。

5.是否建立了档案安全应急处置机制和档案安全应急管理制度。

6.在档案信息公开发布中是否严格执行了保密审查制度。

7.对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理是否严格执行了档案安全保密制度。

8.其他法律法规规定的安全事项。

（三）监督检查方式

专项检查。针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域每年组织一次专项检查。

（四）监督检查措施

1.要求被检查单位提供有关文件并汇报工作；

2.对被检查单位进行现场调查。

（五）监督检查程序

1.市档案局采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对被检查单位实施监督检查。

2.对专业档案形成单位进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件。

3.对监督检查的情况和处理结果由被检查单位负责人签字确认后归档。

（六）监督检查处理

1.在档案收集、整理、保管、利用等环节的检查中发现问题，必须立即现场叫停，除责令限期改正外，应当依法采取补救措施，对情节严重的要按照有关法律法规进行处罚，对发现不符合安全条件的单位予以查处或追责。

2.在档案信息安全监管督查中发现问题的，以通报形式予以公布。

3.对被检查单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

四、海口市档案局公共服务事项

海口市档案局：843664344@qq.com;   陈秋霞  68704976