作者：福建省科技档案馆邱川燕

来源：福建档案

 

    《机关档案工作业务建设规范》要求：“在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿……分别立在一起，不得分开。”长期以来，定稿与正本一直是如影随形，相生相伴，归入档案，似乎谁也从未质疑过定稿需要归档的合理性与必要性。近年，随着办公自动化的普及，电子文件成为生力军，纸质文件成了“附属品”。为了确保档案保管的安全，大部分机关单位按照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档和管理规范》的要求同时保存纸质文件和电子文件，实行“双套制”。目前的普遍情况是：文件起草人在计算机上起草修改文件，经领导核稿修改再清稿后输出的定稿大多与正本相同。这就出现了不同稿本但内容相同的问题，造成实际上的重复归档，一定程度上增加了工作量，造成重复劳动，同时也浪费纸张，造成办公资源的浪费。因此，OA环境下，纸质文件归档时定稿的“去”与“留”成为归档整理工作中的一个值得研究的问题。

    一、溯本求源，解析功能看去留 

    探讨OA环境下纸质“定稿”的去留问题，笔者认为首先要分析认识定稿的功能。在文书学中，定稿是指文件的标准稿，是经修改审阅后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是缮印复制发出的正式文件的标准和依据，是文件制发过程中十分重要的一环。它之所以列入归档范围是因为定稿反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，并留有负责人的签发标记和会议通过（标准）的标记，是印制公文正本的依据和标准，是日后对文稿内容查考的最直接、最原始的的凭证，能产生法定效用。（引自海峡文艺出版社出版的《档案人员岗位基础知识》第111页）。然而随着办公自动化系统的普及，“定稿”的功能日趋弱化，具体体现在：1、从文件的形成来看。在OA环境下，文件从草拟、审核、复核、签发、编号等每个流程都准确记录在系统的流转日志及“文件处理单”中，同时OA系统具有留痕技术，详细记录每次修改的内容与标识。“雁过留声”，计算机详细记录了文件的整个形成过程，体现文件生命周期的完整性。定稿仅是体现一个阶段的终结，并不能再现文件形成的全过程。2、从定稿的内容看，原有定稿中负载的公文起草、审核修改、负责人签发或会议通过的标记等功能，在如今由计算机生成的定稿中已悄然发生改变。这些重要的信息标记已部分转移到公文处理单中。3、从档案的功能来看。档案具有查考、凭证的功能。若定稿与正本无异，则失去了查考作用。据笔者了解，一般利用者在查询档案时，多是以正本为依据，定稿在档案利用中的功能并不明显。4、从落实档案简化整理的原则来看。定稿的页数一般与正本相同，少为一页，多则几十、上百页。一个单位一年发文少为几十份，多达几千份。要将定稿从电子文件转化成纸质文件重复输出，劳民伤财，不符合国家倡导的低碳节能的新理念。

    二、投石问路，区分情况定去留 

    目前大部分机关采取电子文件与纸质文件双套归档保存方式，这是因为电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面目前仍存在一些问题，在这些问题没有得到有效解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况是文件介质转换时期不可避免的一种现象，这是毋庸置疑的。我们不可否认双套归档的合理性与必要性，但我们不能一味地将电子文件悉数转换成纸质文件。笔者认为，可根据实际的需要，进行一些取舍，在保证归档文件材料完整性的前提下，避免不必要的重复。

    根据上述对OA环境下纸质定稿功能的解析，笔者主张视归档文件的重要程度，确定是否将纸质定稿进行归档。例如：重要的法律、法规的制定，可保存定稿，甚至历次修改稿；重要的决定、意见、规定、制度以及人事任免等文件可保存有留痕的稿本；定稿上有留存领导签署的意见的需保存。除此之外，一般性的通知、计划、总结、方案等纸质定稿则无需保存。

    当然，在文件流转的过程中都附有文件处理单，处理单中有“文件编号、公开信息、密级、标题、签发、审核、会稿、拟稿处审核、拟稿人、文电把关意见、附件数量”等，这些栏目信息一定程度体现文件的流转过程、文件的内容信息、并留有负责人的签发标记，应与纸质正本一同输出并同时归档。

    三、夯基固本，提供保障论去留 

    确保电子文件的完整性、准确性、安全性是决定纸质定稿去留问题的先决条件。电子文件的完整性、准确性、安全性有保障，解决纸质定稿的去留问题才有依托。笔者认为，在电子文件归档管理中具体应做到：

    1．制定科学规范的电子文件归档标准。电子文件的记录格式、载体形式与纸质文件有着本质的差别，为此，应根据电子文件的特殊性制定相应的归档标准。国家档案局2003年颁布的《电子文件归档与电子档案管理办法》中就规定了电子文件归档的同时形成电子文件的软件要一并归档。所以电子文件的归档标准要突破纸质文件的归档标准。应该联合技术部门等共同协商制定相应的标准，如：电子文件登记标准、归档标准、鉴定标准、防护标准、安全标准等，这些标准可以参照文书档案的某些做法，又不能照搬，体现标准的前瞻性与创新性。

    2．遵循按时归档的原则。已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交，可以直接在OA系统中将文件归档。此外，纸质文件的正本与文件处理单要在规定的时间内向档案室移交，以便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或被人为删改。

    3．高度重视技术措施确保电子文件的安全性、保密性。应对电子文件的利用者实行利用权限控制，指定用户能够执行哪些操作，如只读、改写、创建等，防止电子文件的拷贝、篡改和打印；应采用签署技术，对电子文件进行签署的目的是证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人改动，确保电子文件的原始性与真实性；应采用网络安全控制，如防火墙控制、电子身份认证系统、数据加密技术、建立备份与恢复系统维护电子文件的安全等。

    总之，定稿的去留问题不是简单的删繁就简的事，要全面分析，辩证对待。正如郑板桥诗云：删繁就简三秋树，领异标新二月花。“删繁就简”是为了更好地“领异标新”。其实，目前在档案管理领域还有许多类似的改革与创新问题。为此，我们不仅要减去重复劳动，更在于要增强思辨的精神；不仅要减去固步自封的思想，更在于要增强敢于突破的勇气；不仅要减去因循守旧的思维，更在于要增强创新的意识。唯有这样，我们才能顺应新时期档案工作发展的需要，与时俱进、勇立潮头。

 

责任编辑：罗京