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【法规解读】《档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务》解读
2020-12-31 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  《档案服务外包工作规范 第3部分:档案管理咨询服务》(DA/T?68.3—2020,以下简称《规范》)规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求,适用于机关、团体、企事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作。《规范》由国家档案局于2020年5月18日发布,2020年6月1日起正式实施。

  制定背景

  随着经济高速发展和政府职能转换,在提倡政府购买服务、政府数字转型和发展档案事业大数据的背景下,档案服务外包的社会需求迅速增长,提供档案服务的机构也应运而生并快速发展。但是,由于缺乏统一的标准规范,发包单位对档案服务外包项目放任自流,没有承担应承担的责任;承包方服务无标准操作依据,实施流程不规范,造成服务质量参差不齐。服务过程中产生的材料未及时归档,服务成果的权益、保密要求、知识产权等容易被忽视。

  档案管理咨询服务作为档案服务外包中除整理、数字化和寄存等类别外的一项十分重要的外包服务,不仅可以弥补档案行政管理部门业务指导力量不足的情况,辅助其为社会提供相对较为专业的档案管理工作指导,还可以从基础性和决策性上保证档案管理工作符合档案事业发展的要求。

  在浙江,虽然省档案局已出台了《关于促进我省档案服务业健康发展的意见》,也开展了档案服务企业信用评价,对档案服务业的健康发展起到一定的促进作用。但是,在此之前,全国各地并没有一项针对档案管理咨询如何规范服务的规定。随着《档案服务外包工作规范第1部分:总则》(DA/T?68.1—2020,以下简称《总则》)的发布,档案管理咨询服务外包工作被正式明确提出,不再依附于整理和数字化等档案服务工作中。因此,档案管理咨询服务外包的工作规范的出台,显得尤为重要。

  编制思路及特点 

  编制思路

  《规范》从档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、咨询服务工作流程、信用评价与质量监督五大方面对咨询服务外包进行了全过程规定,可为机关、团体、企事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作提供参考依据。《规范》的制定将作为指导各档案服务业机构开展档案管理咨询服务的依据,规范档案管理咨询服务项目开展,提高档案服务业服务水平和服务质量,实现档案服务业服务能力新提升。

  特 点

  一是依法依规起草《规范》条文。严格遵循国家和档案行政管理部门颁布的法律、法规、规章和规范性文件起草标准条文,使该标准提出的各项条款合法合规。

  二是着眼于管理流程的规范性。为发包方、承包方列出了档案咨询服务工作具体内容和工作规范,并将咨询服务工作流程细化,为各方提供了可操作性的依据。

  三是提供服务质量监督途径。对承包方提供的档案管理咨询服务外包工作进行评价和服务成果进行质量监督,建立企业信用评价档案。

  主要内容解读 

  定 义

  《规范》不仅对档案管理咨询、档案管理咨询服务机构的定义进行了明确,还对从事档案管理咨询服务的人员及能力要求进行明确。 

  1.档案管理咨询

  《规范》定义为:承包方受发包方委托,运用先进的管理思想、科学方法和技术手段,通过调查、研究、分析为发包方提供档案工作体系设计、档案管理方案设计、档案信息开发利用方案设计、档案信息化方案设计、档案外包服务项目方案设计、档案科研、档案工作用房建设咨询、档案工作评估、档案培训等服务的行为。该定义清楚地将档案管理咨询与档案整理、保管等区分开来,界定了业务边界。 

  2.档案管理咨询服务机构

  《规范》定义为:依法设立、提供档案管理咨询服务、实行独立核算的社会组织。该定义明确规定约束的对象为社会组织,而非个人。也就是说,个人提供的咨询,无论口头的,还是书面的,都属于个人行为,不适用于该标准的操作规则。

  3.项目经理

  《规范》定义为:档案管理咨询服务机构派出的,对整个项目策划、实施进行全面管控的管理人员。明确了提供咨询服务的人员属性,必须是由档案管理咨询服务机构派出的,能够对整个项目策划、实施进行全面管控的管理人员。

  4.咨询员

  《规范》定义为:档案管理咨询服务机构派出的,在项目经理领导下具体承担咨询工作的人员;明确了实施咨询服务全过程人员的工作隶属属性。 

  档案管理咨询服务内容

  《规范》结合目前市场上的需求和未来可能衍生的项目,对咨询服务的内容作了说明,以供参考。《规范》明确咨询服务的内容是技术咨询而非技术实施:如《规范》中罗列的关于档案工作体系设计服务,是指为发包方提供档案工作战略规划编制、档案工作机制策划、档案管理制度和业务规范编制、档案工作流程设计等服务的行为。明确发包方建立档案工作体系所需的内容和承包方应提供相应的内容。又如《规范》中关于档案管理方案设计服务,是指为发包方提供文件资料的收集、整理、鉴定、保管、查询、统计等管理方案咨询服务的行为,与早前市场上统称的档案整理咨询服务作了清楚的界定。 

  发包方工作规范和承包方工作规范

  《规范》在遵循《总则》的基础上,归纳出档案咨询服务工作的特点,对发包方和承包方的工作提出了应承担的责任和应履行的义务。

  《规范》要求,项目的确定是发包方应遵循国家法律法规、有关工作标准等规定,在项目发包前,对档案管理咨询的需求进行信息敏感性评估,确定咨询服务外包的范围、内容,明确涉密或敏感信息项目的服务外包承包方须持有涉密资质等特殊要求,编制科学、合理、可行、标的明确的招标文件。无须对外招标的项目参照该部分执行。

  《规范》要求,在合同执行与监督中,对于档案咨询服务成果的权益,就应在合同中明确。有利于行业的健康发展,有利于孵化优质的档案管理咨询服务机构。

  《规范》明确承包方应以发包方需求为中心,在咨询服务流程中按照PDCA(计划—实施—评估—改进)循环执行,持续提升服务质量和用户满意度。对应到工作流程中,就是要实现全过程管理并持续改进。

  《规范》还对承包方的服务能力建设十分看重,从5个维度对承包方的服务能力提了最基础的要求:一是承包方应依法取得法人资格,并具有档案管理咨询相关业务范围的资质。二是在开展档案管理咨询服务之前,承包方应根据发包方的实际需求进行调查研究,明确完成目标所需的人员、时间、技术、设备、制度等条件。三是承包方应与员工签订安全保密协议,履行用人单位管理义务,维护档案安全。四是承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平、工作经验和业务能力的项目经理和咨询员,并保证项目团队成员在服务过程中的稳定性。五是承包方应组织项目人员参加档案管理岗位培训、继续教育和相应业务培训,不断提升服务能力。 

  工作流程

  工作流程是《规范》的核心,从洽谈到签订合同再到项目实施、工作开展、项目验收、后续工作,《规范》对服务的全过程进行了描述,步骤清晰、要求明确,具有可操作性又不失灵活。

  《规范》提出发包方与承包方通过商务洽谈明确咨询服务的目的、内容和需求的,承包方根据洽谈结果制定咨询服务建议方案,基本确定服务目标、范围、工作方法和计划、人员及费用等应在合同体现出来的内容。

  《规范》明确合同签订可按照相关法律法规或参照《总则》中的模板来签订合同。

  为更好地开展档案管理咨询服务,《规范》提出项目实施应分为两个步骤,第一个是工作准备,第二个是工作开展。项目实施正常情况下都应在签订合同之后,若遇到特殊情况,可由发包方和承包方协商确定,但在项目实施之前,首先应做好工作准备,实施前承包方应成立项目组,确定项目经理和咨询员,明确职责、服务内容、进度和要求,还要与发包方确定工作场所,配备相应设施,制定服务细则。准备工作完成后,承包方咨询服务团队的人员务必开展实际调研。根据服务的内容,经调研分析设计,形成相应的咨询成果。成果的形式不局限于《规范》中罗列的3项。承包方提交的初步成果由发包方进行审定,审定依据主要是合同条款,审定方式可由发包方组织确定,最后的审定应形成书面意见给到承包方,承包方再次改进,并提交改进后的成果。

  《规范》规定,项目验收分为项目自评和项目验收。自评是项目完工后,承包方对项目成果进行自评,形成咨询服务工作总结报告,报告内容至少应包括项目概况、合同变更与履行情况、项目成果统计表、经验与存在问题总结、后续改进对策等。验收是根据合同约定,发包方应组织相关部门或专家组对成果的技术指标、可行性、效果质量等方面进行验收,出具验收报告。

  后续工作,费用核算明确发包方是根据项目合同、验收报告等进行结算并支付服务费用。一次咨询服务完成的材料,承包方最好能及时归档,不仅有利于承包方形成相对完善的档案咨询服务经验,更有利于承包方回看回查、总结、改善和提高。最后对发包方进行回访,总结项目情况并持续改进

  信用评价与质量监督

  《规范》从信用评价、服务质量监督和服务质量投诉3个方面给出了参考意见,都可为承包方选择发包方提供择优的依据。《规范》将《档案管理咨询服务评价意见》《受理投诉登记表》作为附录,建立相对统一的评价标准,方便发包方对承包方进行有效的选择。

  作者单位:浙江省档案事务所有限责任公司

  文章来源:《中国档案》2020年第12期

  







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